Forvaltningen indstiller, at Børne- og Familieudvalget godkender formen for afvikling af dialogmøderne

Det tidligere Børne- og Ungdomsudvalg har i de senere år afholdt udvalgsmøderne på de forskellige institutioner/enheder under udvalgets område og i forlængelse af udvalgsmøderne holdt dialogmøder med repræsentanter for de institutioner, som blev besøgt. I det omfang der er forældrebestyrelse for den institution, som besøges, inviteres forældrerepræsentanter fra bestyrelsen foruden leder og medarbejderrepræsentanter. For skoler og dagtilbud holdes dialogmøderne som udgangspunkt fælles for dagtilbud og skole i skoledistriktet. Forvaltningen planlægges rækkefølgen af dialogmøderne i samarbejde med formanden.

Formålet med de løbende dialogmøder har været at give såvel udvalg som institutioner/enheder mulighed for en tæt dialog om aktuelle forhold samt særlige tiltag og udfordringer for de enkelte institutioner og enheder. Dialogmøderne har taget udgangspunkt i en dagsorden fastlagt af institutionen i samarbejde med forvaltningen forud for møderne. Der træffes ikke politiske beslutninger på dialogmøderne, og hidtil har der ikke været udarbejdet referat fra møderne.

Ifølge styrelsesvedtægterne for hhv. dagtilbud og skoler skal der to gange årligt holdes et dialogmøde imellem forældrebestyrelserne og det politiske udvalg. Det foreslås, at de løbende dialogmøder erstatter det ene fælles dialogmøde. Det andet møde fastholdes og afvikles om muligt i forbindelse med høring i bestyrelserne om relevante emner.

Forvaltningen foreslår, at dialogmøderne for den kommende periode starter sidst på foråret 2018, når udvalget er igennem introduktionsprogrammet jf. punkt 6.

Forvaltningen indstiller, at Børne- og Familieudvalget tager mødekalender og mødetidspunkt til efterretning.

Forvaltningen indstiller, at Børne- og Familieudvalget tages stilling til, om der skal reserveres datoer til besøgsrunde og studietur for udvalget.

Politisk mødekalender for 2018 er godkendt på byrådets møde den 31. august 2017.

Principperne for afholdelse af møder i fagudvalgene er efterfølgende aftalt således:

Møde tirsdagen 2 uger før byrådets møde:

Arbejdsmarkedsudvalget kl. 14.00.

Sundhedsudvalget kl. 16.00.

Møde onsdagen 2 uger før byrådets møde:

Børne- og Familieudvalget kl. 14.00.

Teknik- og Miljøudvalget kl. 16.00.

Kultur- og Fritidsudvalget kl. 17.00.

Bemærk i forbindelse med mødeplanlægning, at flere byrådsmedlemmer er repræsenteret i mere end et fagudvalg.

Besøgsrunde

Udvalget har mulighed for at planlægge en besøgsrunde til institutioner under udvalget. Forvaltningen foreslår, at en besøgsrunde afvikles i løbet af det tidlige forår.

Studietur for udvalget

Udvalget har mulighed for at foretage en i studietur i løbet af 2018. Tidspunkt og mulige emner skal fastlægges af udvalget, hvorefter forvaltningen vil vende tilbage med forslag til sted og program.