Styregruppen indstiller:

Forvaltningen indstiller: 

Udvalget for Teknik og Miljø 3. december 2014, pkt. 208:

Den nye tidsplan indstilles godkendt. 

Sagen oversendes til den politiske styregruppe med henblik på at styregruppen udarbejder et samlende scenarie for hhv. byudvikling og natur til drøftelse i Økonomiudvalget og Byrådet.

Udvalget sender følgende signaler til den politiske styregruppe:

Vedr. Byudvikling (udgangspunkt i scenarie 4):

Der skal skabes en balance mellem Støvring og Skørpings funktion og de øvrige byers attraktivtet i formuleringerne.

Det er vigtigt, at gode ideer i alle byer gribes.

Vedr. Natur (udgangspunkt i scenarie 4):

Naturplan Danmark indarbejdes først når der er en lovgivning herom (de grønne pile fjernes).

Landbruget har fortsat høj prioritet.

Bynær natur udvikles i samarbejde med lokale interesser (erhverv og borgere) 

 Allan Busk deltog ikke i behandlingen af sagen.

Økonomiudvalget, 10. december 2014, pkt. 378:

To nye bilag med scenarierne "4 A bynær natur" og "4 A unikke muligheder i en sund kommune" vedlægges sagen.

Et flertal på 6 (Venstre, Socialdemokraterne, Konservative, Leon Sebbelin) indstiller, at de to nye scenarier vælges som grundlag for planstrategien, og at den nye tidsplan godkendes.

Kategorisering af byer tilrettes med hovedbyer (Støvring og Skørping), byzonebyer og landsbyer.

Per Vilsbøll og Søren Søe tager forbehold i forhold til scenariet ”4 A - unikke muligheder i en sund kommune” og kommer med forslag til ændringer til byrådsmødet.

Allan Busk tager forbehold for begge scenarier og kommer med forslag til ændringer til byrådsmødet.

Byrådet vedtog i august 2014 tidsplan og kommissorium for plan- og klimastrategi, og der blev nedsat en politisk styregruppe. Der har siden da været afholdt to temamøder med byrådet, og tre politiske styregruppemøder, hvor udviklingsmulighederne for kommunen er blevet drøftet. Møderne har medført, at der er udarbejdet en række mulige scenarier for byudviklingen og natur for Rebild Kommune.

Den politiske styregruppe har indstillet, at to af scenarierne til byudvikling og to af scenarierne for natur skal behandles i Byrådet, inden den endelige strategi kan besluttes. Den politiske styregruppe beder dermed byrådet beslutte, hvilken retning som skal danne grundlaget for planstrategien.

Forvaltningen anbefaler som følge deraf, at den endelige strategi formuleres i januar og vedtages politisk i februar. Dermed kan plan- og klimastrategien offentliggøres i otte uger - fra medio marts til medio maj 2015.

Det er et lovmæssigt krav, at kommunerne i første halvdel af valgperioden, udarbejder en strategi for kommuneplanlægningen – en planstrategi (Planlovens § 23a, stk. 1.), samt en bæredygtighedsstrategi (lokal agenda 21.

Strategierne tager udgangspunkt i Byrådets vision for Rebild Kommune, Et sundt liv i en sund kommune. Planstrategien skal indeholde oplysninger om den planlægning, der er gennemført efter den seneste revision af kommuneplanen, byrådets vurdering af og strategi for udviklingen samt en beslutning om, hvordan kommuneplanen efterfølgende skal revideres (Planlovens § 23 a, stk. 2.). Lokal agenda 21 strategien skal blandt andet omhandle mindskelse af miljøbelastningen, bæredygtig byudvikling og fremme af biologisk mangfoldighed. Strategien for lokal agenda 21 er omdøbt til klimastrategi og samles med planstrategien.)

Økonomiudvalget, 10. december 2014, pkt. 371:

Indstilles godkendt idet udbud via JYFI fremover også vil fremgå af kommunens hjemmeside.

Allan Busk tog forbehold.

Formålet med udbud er at sikre en åben konkurrence, der giver de laveste priser til gavn for kommunens samlede økonomi. Der er i budgettet opstillet besparelseskrav på 2 mio.kr. som skal opnås ved udbud. Dette krav er opnået pt. men ved nye udbud/genudbud kan der være en risiko for, at priserne stiger og de opnåede besparelser forsvinder. Det afhænger i et stort omfang af konjunkturerne og markedssituationen. Generelt opnås de bedste priser ved at Rebild Kommune deltager i udbud sammen med andre kommuner for at opnå volumen. Jf. kommunens udbudspolitik søges udbud dog tilrettelagt således at lokale leverndører kan byde på opgaverne.

Det er generelt ressourcekrævende at gennemføre udbud. Både den formelle gennemførsel af udbudsprocessen (enten ved egne ressourcer eller ved ekstern konsulent) samt faglig forberedelse, implementering og opfølgning på aftalerne er kræver ressourcer.

Rebild Kommunes indkøbskontor består d.d. af 2 1/2 medarbejdere.

Rebild Kommune deltager, som det fremgår ovenfor, i indkøbsfællesskabet Jysk Fællesindkøb (JYFI). Når der udbydes gennem JYFI, kan der udbydes større aftaler, og der opnås derfor bedre priser og vilkår hos tilbudsgiverne, end hvis udbuddene alene gennemføres af Rebild Kommune. Der er generelt opnået forholdsvis store besparelser i de udbud, der er gennemført af JYFI, navnlig ved udbud på områder, der ikke tidligere har været udbudt (sædvanligvis 10 - 30%).

Samarbejdet gennem JYFI sparer ressourcer hos Rebild Kommune, idet der i JYFI gennemføres et langt større antal udbud, end Rebild Kommune selv vil kunne gennemføre.

Indkøbskontoret har i 2015 prioriteret at anvende sine ressourcer på at gennemføre de udbud for JYFI vi er forpligtede til at gennemføre i samarbejdet og implementere de aftaler, der har været udbudt. Hvis byrådet beslutter, at en af optionerne på oversigten over indgåede indkøbsaftaler ikke skal anvendes, er der derfor ikke ressourcer i indkøbskontoret til at gennemføre yderligere udbud i 2015. Der må derfor påregnes ekstra omkostninger til ekstern bistand, hvis der skal gennemføres yderligere udbud i 2015.

Efter Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal der årligt udarbejdes en udbudsplan, der forlægges til godkendelse i byrådet.

Indkøbskontoret har derfor udarbejdet en udbudsplan for 2015, der viser, hvilke udbud Rebild Kommune selv gennemfører og udbud Rebild Kommune på anden måde deltager i.

I forbindelse med udarbejdelse af udbudsplanen har indkøbskontoret forespurgt hvert enkelt center om, hvilke udbud de forventer at gennemføre i 2015. Udbudsplanen er derfor resultatet af tilbagemeldingerne fra centrene kombineret med de udbud, der gennemføres eller koordineres af indkøbskontoret.

Udbudsplanen omfatter som udgangspunkt ikke bygge- og anlægsopgaver, da disse opgaver medtages på Rebild Kommunes investeringsoversigt.

Udbudsplanen er en oversigt over de områder, hvor Rebild Kommune i 2015 skal opfylde sin udbudspligt. Alt afhængigt af indkøbenes økonomiske værdi skal der gennemføres EU-udbud (tærskelværdi 1,541 mio. kr. i 2015) eller annoncering efter tilbudsloven (tærskelværdi 500.000 kr.) . Derudover kan Rebild Kommune opfylde udbudspligten ved at tilslutte sig udbud, der gennemføres af eksterne parter, herunder SKI og Jysk Fællesindkøb (JYFI).

De udbud, der er medtaget på udbudsplanen, kan derfor både være EU-udbud, annonceringer efter tilbudsloven og tilslutning til aftaler, der udbydes af andre. Første kolonne i udbudsplanen viser, hvem der står for at gennemføre udbuddet. Anden kolonne i udbudsplanen viser, hvilket center der har ansvaret for udbuddet og for implementering af dette.

Rebild Kommune har i 2011 besluttet, at kommunen tilslutter sig de forpligtende aftaler, der udbydes af SKI på vegne af KL. SKI har planlagt at gennemføre udbud af fødevarer og drikkevarer til storkøkkener i 2015. Disse udbud er imidlertid ikke medtaget på udbudsplanen, da Jysk Fællesindkøb i 2014 har gennemført et udbud, der dækker de samme områder.

Rebild Kommunes indkøbskontor gennemfører hvert år 2 til 3 udbud for Jysk Fællesindkøb på vegne af de øvrige kommuner i samarbejdet. I 2015 skal indkøbskontoret udbyde leasing af personbiler, gadefejning og tømning af vejbrønde for Jysk Fællesindkøb. Derudover at indkøbskontoret ansvarlig for at implementere de udbud, der gennemføres af Jysk Fællesindkøb, således at de udbudte aftaler kan anvendes af Rebild Kommunes medarbejdere.

Oversigt over løbende indkøbsaftaler 

Sammen med udbudsplanen fremlægges en oversigt over, hvilke løbende indkøbsaftaler der d.d. er indgået af Rebild Kommune efter udbud.

Oversigten indeholder ikke oplysning om:

- enkeltstående kontrakter, eksempelvis bygge- og anlægskontrakter på konkrete byggerier eller kontrakter med tekniske rådgivere om enkeltstående projekter

- løbende kontrakter der ikke er udbudspligtige, og derfor er indgået af Rebild Kommune uden afholdelse af udbud (eksempelvis planteservice, køb af kugledyner og skæmbriller)

For de kontrakter der udløber i 2015 og første kvartal af 2016 er der i oversigtens yderste kollone en indstilling om, hvorvidt kontrakten skal forlænges eller erstattes af eksempelvis et nyt udbud.

Langt de fleste løbende indkøbsaftaler indgås for en 2 årig periode og indeholder derudover to optioner på forlængelse af kontrakten, typisk i 2 x 12 måneder. Indkøbsaftalernes samlede løbetid er derfor typisk 4 år, hvis begge optioner udnyttes. Optionerne på forlængelse af indkøbsaftalerne udnyttes i langt de fleste tilfælde, og det er eksempelvis kun i de situationer, hvor der er problemer med leverandørens opfyldelse af en indkøbsaftale, at en option ikke udnyttes.

Udbudsplanen for Jysk Fællesindkøb er tilrettelagt på baggrund af, at optionerne på forlængelse af Jysk Fællesindkøbs kontrakter udnyttes fuldt ud. Hvis optionerne ikke udnyttes, er der ikke planlagt udbud der kan erstatte de kontrakter, der udløber. Tilsvarende er gældende for de udbud, der er planlagt af Rebild Kommune.

Hvis byrådet beslutter, at en option ikke skal udnyttes kan dette betyde ekstraomkostninger til ekstern konsulent til gennemførsel af udbuddet i 2015.

Oversigt over overholdelse af udbudspligt

Sammen med udbudsplanen fremlægges også en oversigt over Rebild Kommunes overholdelse af udbudspligten efter EU-udbudsdirektivet og tilbudsloven. Oversigten er udarbejdet på baggrund af kommunens indkøb i perioden 1. januar 2014 til 30. september 2014.

Oversigten er ikke en fuldstændig nøjagtig opgørelse af Rebild Kommunes udbudspligt, idet den er udarbejdet på baggrund af indlæste fakturaer og ikke bogførte fakturaer. Det er d.d. ikke teknisk muligt at udarbejde opgørelse på baggrund af bogtørte fakturaer.

Oversigten er opdelt i katagorierne "ikke udbudsegnet", "ikke udbudt" og "udbudt".

Kategorien "ikke udbudsegnet" dækker over ydelser, der enten ikke er udbudspligtige, eksempelvis fordi ydelsen, der er undtaget fra EU udbudsdirektivet og tilbudsloven. Kategorien dækker over eksempelvis husleje, betaling for forsyning og Copy Dan.

Kategorien "ikke udbudt" dækker dels over ydelser med udbudspligt som ikke er udbudt d.d.  Derudover er en række af de ydelser, der indeholdes i kategorien sandsynligvis ikke udbudspligtige, idet de beløbsmæssigt ligger under tærskelværdien i EU udbudsdirektivet og tilbudsloven. De ydelser der leveres efter en godkendelsesordning er også indeholdt i denne kategori, eksempelvis hjemmehjælp, der leveres af private firmaer.

Kategorien "udbudt" dækker over de indkøbsaftaler, der er indgået på baggrund af udbud. Indkøbsaftalerne fremgår af oversigten over de løbende indkøbsaftaler, der også er bilag til denne dagsorden. Derudover dækker kategorien over bygge- og anlægsydelser, der indkøbt af Rebild Kommune på baggrund af en licitation eller efter indhentelse af underhåndsbud.