Udskriv
Læs højt
Sagsfremstilling
Efter Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal der årligt udarbejdes en udbudsplan, der forlægges til godkendelse i byrådet.
Indkøbskontoret har derfor udarbejdet en udbudsplan for 2015, der viser, hvilke udbud Rebild Kommune selv gennemfører og udbud Rebild Kommune på anden måde deltager i.
I forbindelse med udarbejdelse af udbudsplanen har indkøbskontoret forespurgt hvert enkelt center om, hvilke udbud de forventer at gennemføre i 2015. Udbudsplanen er derfor resultatet af tilbagemeldingerne fra centrene kombineret med de udbud, der gennemføres eller koordineres af indkøbskontoret.
Udbudsplanen omfatter som udgangspunkt ikke bygge- og anlægsopgaver, da disse opgaver medtages på Rebild Kommunes investeringsoversigt.
Udbudsplanen er en oversigt over de områder, hvor Rebild Kommune i 2015 skal opfylde sin udbudspligt. Alt afhængigt af indkøbenes økonomiske værdi skal der gennemføres EU-udbud (tærskelværdi 1,541 mio. kr. i 2015) eller annoncering efter tilbudsloven (tærskelværdi 500.000 kr.) . Derudover kan Rebild Kommune opfylde udbudspligten ved at tilslutte sig udbud, der gennemføres af eksterne parter, herunder SKI og Jysk Fællesindkøb (JYFI).
De udbud, der er medtaget på udbudsplanen, kan derfor både være EU-udbud, annonceringer efter tilbudsloven og tilslutning til aftaler, der udbydes af andre. Første kolonne i udbudsplanen viser, hvem der står for at gennemføre udbuddet. Anden kolonne i udbudsplanen viser, hvilket center der har ansvaret for udbuddet og for implementering af dette.
Rebild Kommune har i 2011 besluttet, at kommunen tilslutter sig de forpligtende aftaler, der udbydes af SKI på vegne af KL. SKI har planlagt at gennemføre udbud af fødevarer og drikkevarer til storkøkkener i 2015. Disse udbud er imidlertid ikke medtaget på udbudsplanen, da Jysk Fællesindkøb i 2014 har gennemført et udbud, der dækker de samme områder.
Rebild Kommunes indkøbskontor gennemfører hvert år 2 til 3 udbud for Jysk Fællesindkøb på vegne af de øvrige kommuner i samarbejdet. I 2015 skal indkøbskontoret udbyde leasing af personbiler, gadefejning og tømning af vejbrønde for Jysk Fællesindkøb. Derudover at indkøbskontoret ansvarlig for at implementere de udbud, der gennemføres af Jysk Fællesindkøb, således at de udbudte aftaler kan anvendes af Rebild Kommunes medarbejdere.
Oversigt over løbende indkøbsaftaler
Sammen med udbudsplanen fremlægges en oversigt over, hvilke løbende indkøbsaftaler der d.d. er indgået af Rebild Kommune efter udbud.
Oversigten indeholder ikke oplysning om:
- enkeltstående kontrakter, eksempelvis bygge- og anlægskontrakter på konkrete byggerier eller kontrakter med tekniske rådgivere om enkeltstående projekter
- løbende kontrakter der ikke er udbudspligtige, og derfor er indgået af Rebild Kommune uden afholdelse af udbud (eksempelvis planteservice, køb af kugledyner og skæmbriller)
For de kontrakter der udløber i 2015 og første kvartal af 2016 er der i oversigtens yderste kollone en indstilling om, hvorvidt kontrakten skal forlænges eller erstattes af eksempelvis et nyt udbud.
Langt de fleste løbende indkøbsaftaler indgås for en 2 årig periode og indeholder derudover to optioner på forlængelse af kontrakten, typisk i 2 x 12 måneder. Indkøbsaftalernes samlede løbetid er derfor typisk 4 år, hvis begge optioner udnyttes. Optionerne på forlængelse af indkøbsaftalerne udnyttes i langt de fleste tilfælde, og det er eksempelvis kun i de situationer, hvor der er problemer med leverandørens opfyldelse af en indkøbsaftale, at en option ikke udnyttes.
Udbudsplanen for Jysk Fællesindkøb er tilrettelagt på baggrund af, at optionerne på forlængelse af Jysk Fællesindkøbs kontrakter udnyttes fuldt ud. Hvis optionerne ikke udnyttes, er der ikke planlagt udbud der kan erstatte de kontrakter, der udløber. Tilsvarende er gældende for de udbud, der er planlagt af Rebild Kommune.
Hvis byrådet beslutter, at en option ikke skal udnyttes kan dette betyde ekstraomkostninger til ekstern konsulent til gennemførsel af udbuddet i 2015.
Oversigt over overholdelse af udbudspligt
Sammen med udbudsplanen fremlægges også en oversigt over Rebild Kommunes overholdelse af udbudspligten efter EU-udbudsdirektivet og tilbudsloven. Oversigten er udarbejdet på baggrund af kommunens indkøb i perioden 1. januar 2014 til 30. september 2014.
Oversigten er ikke en fuldstændig nøjagtig opgørelse af Rebild Kommunes udbudspligt, idet den er udarbejdet på baggrund af indlæste fakturaer og ikke bogførte fakturaer. Det er d.d. ikke teknisk muligt at udarbejde opgørelse på baggrund af bogtørte fakturaer.
Oversigten er opdelt i katagorierne "ikke udbudsegnet", "ikke udbudt" og "udbudt".
Kategorien "ikke udbudsegnet" dækker over ydelser, der enten ikke er udbudspligtige, eksempelvis fordi ydelsen, der er undtaget fra EU udbudsdirektivet og tilbudsloven. Kategorien dækker over eksempelvis husleje, betaling for forsyning og Copy Dan.
Kategorien "ikke udbudt" dækker dels over ydelser med udbudspligt som ikke er udbudt d.d. Derudover er en række af de ydelser, der indeholdes i kategorien sandsynligvis ikke udbudspligtige, idet de beløbsmæssigt ligger under tærskelværdien i EU udbudsdirektivet og tilbudsloven. De ydelser der leveres efter en godkendelsesordning er også indeholdt i denne kategori, eksempelvis hjemmehjælp, der leveres af private firmaer.
Kategorien "udbudt" dækker over de indkøbsaftaler, der er indgået på baggrund af udbud. Indkøbsaftalerne fremgår af oversigten over de løbende indkøbsaftaler, der også er bilag til denne dagsorden. Derudover dækker kategorien over bygge- og anlægsydelser, der indkøbt af Rebild Kommune på baggrund af en licitation eller efter indhentelse af underhåndsbud.