Model 1: iPads er rekvireret, og der vil som udgangspunkt ikke skulle anskaffes nye før næste byrådssamling. Nye byrådsmedlemmer vil skulle have anskaffet en internetforbindelse (hvis der ikke allerede er etableret én): 

Anskaffelse

Internetforbindelse pr. stk. kr. 1.295, Anslået etablering af 10 internetforbindelser, i alt: kr. 12.950 

Drift årligt

Internetforbindelse (kr. 1.800 pr. forbindelse): kr. 45.000

3G-forbindelse iPad (kr. 1.200 pr. abonnement): kr. 30.000

Årlig drift i alt: kr. 75.000 

Model 1 over 4 år:

Anskaffelse kr. 12.950

Drift: kr. 300.000

Hertil kommer mindre beløb til tilbehør til iPad og/eller udskiftning af defekte maskiner.

Model 2:

Der vil skulle anskaffes bærbare pc'er til alle medlemmer af i det ny byråd, da de nuværende vil være for gamle. Forventet pris pr. bærbar pc, inkl. 3 års forsikring kr. 4.500.

Anskaffelse:

Anskaffelse pc'er: kr. 112.500

Anslået etablering af 10 internetforbindelser: kr. 12.950

Anskaffelse i alt: kr. 125.450

Drift årligt

Internetforbindelser: kr. 45.000

3G til iPad: kr. 30.000

Årlig drift i alt: kr. 75.000 

Model 2 over 4 år:

Anskaffelse kr. 125.450

Drift: kr. 300.000

Samlet udgift i 4 år - 425.000 kr.

Hertil kommer mindre beløb til tilbehør til iPad og/eller udskiftning af defekte maskiner.

Model 3:

Udover omkostninger i model 2 tilkommer køb af printer og forventet tonerforbrug på kr. 1.000 pr. år pr. byrådsmedlem.

Anskaffelse

Anskaffelse printere: kr. 17.500

Anskaffelse pc'er: kr. 112.500

Anslået etablering af 10 internetforbindelser: kr. 12.950

Anskaffelse i alt: kr. 142.950 

Drift årligt

Internetforbindelser: kr. 45.000

3G til iPad: kr. 30.000

Toner og papir: kr. 25.000

Årlig drift i alt: kr. 100.000 

Model 3 over 4 år:

Anskaffelse: kr. 142.950

Drift: kr. 400.000

Samlet udgift i 4 år - 543.950 kr.

Hertil kommer mindre beløb til tilbehør til iPad og/eller udskiftning af defekte maskiner.

For at understøtte byrådsmedlemmernes politiske arbejde skal der etableres mulighed for at det enkelte medlem kan få adgang til de nødvendige informationer og arbejde digitalt.

Tidligere har det været kotyme, at der blev stillet it-udstyr (bærbar pc og printer) og internetopkobling til rådighed. Men omstændighederne er ændret efter beslutningen i foråret 2013, hvor alle byrådsmedlemmer har fået iPad til det politiske arbejde og dagsordnerne fra juni udelukkende publiceres digitalt via eDagsorden.

Det kan dog drøftes om der stadig vil være brug for yderligere udstyr til at understøtte et digitalt byrådsarbejde.

Som udgangspunkt vurderer forvaltningen, at der kan arbejdes med 3 modeller: 

Model 1:

Internetopkobling (trådløs)

iPad

Model 2:

Internetopkobling (trådløs)

iPad

Bærbar PC

Model 3:

Internetopkobling (trådløs)

Bærbar PC

Printer – incl. forbrugsmaterialer (blæk, papir)

iPad

Der er ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser af forslaget.

Den 29. november 2012 vedtog byrådet en ny politik for indkøb og udbud i Rebild Kommune. Som led i denne politik skulle der udarbejdes tre strategier for henholdsvis indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser, udbud af driftsopgaver og udbud af bygge- og anlægsopgaver.

Fællescenter Sekretariat har udarbejdet et oplæg til strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser, og på baggrund af Økonomiudvalgets beslutning af 22. maj har oplægget været i høring hos Erhvervsudviklingsrådet og blandt Lederforums medlemmer.

Oplægget til strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser omfatter ikke:

• Bygge- og anlægsydelser så som opførelse af nye bygninger, reparation af eksisterende bygninger og anlæg af veje mv.

• Udbud af driftsopgaver, hvorved forstås opgaver, der hidtil har været udført af kommunens egne ansatte, og hvor der ved udbud af opgaven skal ske virksomhedsoverdragelse. Udbydes driften af kommunens hjælpemiddeldepot, vil der eksempelvis være tale om et udbud af en driftsopgave. Når en driftsopgave først er udbudt, vil et genudbud af opgaven imidlertid være omfattet af strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser, idet opgaven ikke længere løses af kommunens ansatte.

Der er på baggrund af høringen indkommet ét høringssvar fra Lederforums medlemmer. Høringssvaret er gengivet i vedhæftede dokument, hvor forvaltningens bemærkninger til høringssvaret også fremgår. Der foreslås ikke ændringer af oplægget på baggrund af høringssvaret.

Efter Økonomiudvalgets beslutning af 22. maj skal direktionen undersøge, om der kan laves en mere effektiv organisering af indkøbsområdet. Direktionen og forvaltningen er i gang med denne opgave. Hvis der på baggrund af direktionens undersøgelser foretages ændringer af indkøbsområdet, vil strategien for indkøb og udbud blive tilrettet i overensstemmelse hermed.

Byrådet besluttede på mødet den 30. maj, at der ved fremtidige udbud af driftsopgaver skal tages stilling til virksomhedsoverdragende vilkår for medarbejderne fra gang til gang. På baggrund heraf er der tilføjet følgende afsnit til strategiens pkt. 6, Social ansvarlighed:

”Hvis Rebild Kommune foretager udbud af driftsopgaver, herunder også genudbud af driftsopgaver, der tidligere har været udført af kommunen, overvejes det for hvert enkelt udbud, om der skal stilles yderligere krav til beskyttelse af de medarbejdere, der virksomhedsoverdrages i forbindelse med udbuddet.”  

I oplæggets afsnit 3 beskrives, hvordan besparelser ved indkøbsaftaler som udgangspunkt tilfalder kommunens hovedkasse og administreres af Fællescenter Sekretariat. Hidtil er besparelser ved indkøbsaftaler kun fratrukket budgettet for de centre, som anvender indkøbsaftalerne, hvis indkøbsaftalen er indgået af indkøbskontoret. Denne ordning foreslås udvidet således, at besparelser ved indkøbsaftaler indgået af alle centre omfattes af ordningen. Samtidig foreslås det, at centrene får tilført flere midler, hvis der er forøgede udgifter som følge af indkøbsaftaler. Økonomisk forventes denne løsning at kunne hvile i sig selv og vil kunne indgå i den nuværende administrationsordning.

På længere sigt vil der dog komme flere genudbud, hvor det må forventes, at priserne stiger. Det kan derfor være nødvendigt at afsætte flere midler, hvis ordningen skal bibeholdes.

I oplæggets sidste afsnit henvises der til kompetencefordelingen ved foretagelse af udbud. Denne kompetencefordeling udarbejdes og fremlægges til politisk godkendelse samtidig med behandlingen af den sidste strategi, hvilket er strategien for udbud af bygge- og anlægsydelser.