På opfordring fra udvalget har forvaltningen arbejdet med tanken om en udvidelse af Aktiv Ferie konceptet. I samarbejde med kulturskolen og ungdomsskolen har forvaltningen drøftet den nye målgruppe (7. til 9. klasse), herunder muligheder, udfordringer og økonomi omkring en eventuel udvidelse.

Om Aktiv Ferie i dag

Den aktuelle målgruppe for Aktiv Ferie er 2. til 6. klasserne. I år deltager 629 børn på tværs af de 2 kommuner, heraf er cirka halvdelen Rebild Kommune børn.

Aktiviteterne er vidt forskellige og har en varighed på mellem 1 og 5 dage, nogle af aktiviteterne er med overnatning. Aktiviteterne finder sted i uge 26 og 31.

Egenbetalingen er bevidst holdt nede, så alle har mulighed for at være med. Egenbetalingen er 75 kr. pr. dag. Dette adskiller Aktiv Ferie aktiviteterne fra andre, private sommerferietilbud til børn, der typisk er mange gange dyrere.

Rebild Kommunes budget for Aktiv Ferie er 53.000 kr. Økonomien er baseret på, at foreningerne leverer ulønnet arbejdskraft/ frivillige trænere og ledere til aktiviteterne. Foreningerne modtager alene et beløb til materialer og mad.

Overvejelser i forhold til at udvide med 7. til 9. klasse

Ungdomsskolen har i dag enkelte sommerferietilbud til dem, der går i 7. til 9. klasse. Vurderingen fra både kulturskolen og ungdomsskolen er dog, at det er relevant med flere tilbud og en større bredde i tilbuddene til målgruppen. Et større udbud af aktiviteter og en større mangfoldighed i indholdet af aktiviteter vil motivere/ skabe lyst hos flere unge til at deltage i aktiviteter.  

Samtidig er det dog også den samlede vurdering fra ungdomsskole, kulturskole og forvaltning, at de aktiviteter, der aktuelt tilbydes til de yngre klasser, ikke vil appellere til de ældre børn/ teenagere. De ældre børn har højere forventninger og stiller krav om mere ”avanceret” indhold.

Vurderingen er dog også, at de ældre godt kan afkræves en større egenbetaling pr. dag. Dog kan dette betyde, at der er nogle unge/ forældre, der fravælger fordi de vil prioritere et andet tilbud.  

Sidst, men ikke mindst, er der bred enighed om, at det kunne være spændende at lave et fælles sommeraktivitetsprogram for 7. til 9. klasse på tværs af kommunen, foreningerne og institutionerne. Undersøgelser viser, at det er i teenageårene, at de unge falder fra, i forhold til foreningslivet. Dermed kunne dette være et initiativ til at modvirke dette.

Aktuelt foregår Aktiv Ferie i samarbejde med Mariagerfjord Kommune. Såfremt det besluttes at udvide med 7. til 9. klasse, skal Mariagerfjord selvfølgelig inviteres med i denne udvidelse. Såfremt Mariagerfjord Kommune ikke er interesseret i en udvidelse, kan en udvidelse/ et aktivitetsprogram for de ældre børn/ unge dog stadigvæk realiseres.

Aktuelt er der afsat 53.000 kr. fra Rebild Kommunes side og 67.000 kr. fra Mariagerfjord Kommunes side til Aktiv Ferie. Pengene går til drift af hjemmeside, betalingssystem/ dankortløsning, trykning og distribution af aktivitetsprogram, annonce i lokalavisen og tilskud til foreningerne.

Overordnet set vil det sige, at det aktuelle budget er 120.000 kr. divideret med 629 børn. Dvs. 190 kr. pr. barn pr. år. Her skal man huske, at aktiviteterne har en varighed på mellem 1-5 dage, så udgiften til det enkelte barn vil variere alt efter aktivitetsvalg.

Aktuelt arbejdes med en målgruppe på 2. til 6. klasse. Dvs. 5 klassetrin. Dette afføder i Rebild Kommune cirka 314 tilmeldte børn. Her skal der budgetteres med en udvidelse på 3 klassetrin. I meget runde tal vil dette måske give cirka 190 tilmeldte unge fra 7. til 9. klasse.  

Som nævnt ovenfor, er vurderingen at aktiviteter for den nye målgruppe må forventes at koste lidt mere, hvis de skal appellerer til de ældre. Et forslag til et budget pr. ældre barn/ ung kunne være 275 kr. pr. år.

Dette betyder, at en udvidelse af Aktiv Ferie konceptet til også at rumme aktiviteter for de ældre/ 7. til 9. klasserne, vil kræve en udvidelse af budgettet på 52.250 kr. Såfremt Mariagerfjord Kommune ikke ønsker at deltage i et samarbejde, vil alle markedsføringsomkostninger til denne målgruppe hvile på Rebild Kommunes budget, hvilket vil kræve en samlet budgetudvidelse på cirka 56.000 kr.

Hertil kommer ekstra administrativt arbejde i forvaltning, samt øget arbejde for foreninger og institutioner.  

En udvidelse vil skulle finansieres inden for udvalgets nuværende ramme. Forvaltningen foreslår, at mindreforbruget på Lokaletilskud finansierer udvidelsen.

Forvaltningen indstiller,

- at kultur- og fritidsudvalget træffer beslutning om, hvorvidt forvaltningen skal arbejde videre med en udvidelse

- at kultur- og fritidsudvalget i givet fald tager stilling til omfanget af udvidelsen (målgruppe og økonomi)

- at udvidelsen i givet fald finansieres via mindreforbrug på Lokaletilskud

Som et element i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi skal kommunernes udlån af lokaler til foreninger og private omlægges til digital selvbetjening. Det følger af loven om obligatorisk digital selvbetjening (L159). Loven medfører at selvbetjening på internettet gradvis bliver obligatorisk på en lang række serviceområder – herunder på området vedr. udlån og udleje lokaler. Forvaltningen forventer, at der på sigt kommer krav om digitalisering af ansøgninger om tilskud fra foreninger under Folkeoplysningsloven og lign.

Digitaliseringen af lokalebooking og ansøgninger om tilskud på folkeoplysningsområdet rummer mange potentielle muligheder for at øge service overfor borgere og foreningsliv, samtidig med at det kan lette det administrative arbejde hos foreningerne, hallerne og kulturhusene.

Kultur og Fritidsudvalget godkendte sidste år kommissorium for projektet, og en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Center Kultur og Fritid, samt Center IT og Digitalisering har siden arbejdet med projektet.

Det har været et komplekst projekt for arbejdsgruppen. Det er vigtigt, at alle interessenter føler sig oplyste, trygge og hørt i forhold til digitaliseringen af området. Brugerne er blevet inddragelse dels gennem et minispørgeskema, som de er blevet bedt om at udfylde og sende ind. Dels gennem en workshop, hvor ideer og ønsker er blevet drøftet og indsamlet.

I forhold til leverandører har forvaltningen været i dialog med alle relevante potentielle leverandører af systemer. Dvs. dem, der er forhåndsgodkendte af KL.  Endvidere har forvaltningen holdt erfaringsudvekslingsmøder med andre kommuner og indhentet referencer på systemerne.

Sideløbende med forvaltningens arbejde, er projektet blevet behandlet politisk i forbindelse med budgetforhandlingerne. Dette har medført, at der er blevet afsat penge til projektet, samt til et supplerende ”delprojekt”. Delprojektet indebærer, at der laves elektroniske nøglesystemer til hallerne. Et projekt, der rummer mange muligheder for hallerne.

Endvidere har arbejdsgruppen skullet forholde sig til gældende udbudsregler.

I januar blev der skrevet kontrakt med Winkas og i månederne op til sommerferien har haller, huse og forvaltning arbejdet på at få lagt beskrivelser af lokaler og faciliteter ind i systemet. Endvidere er der blevet designet en foreningsportal til Rebild Kommune. Forenings- og bookingportalen er nu gået live og kan ses på www.forening.rebild.dk

Om forenings- og bookingsitet

På portalen kan foreninger og aftenskoler:

- Lave en beskrivelse af deres aktiviteter og kontaktoplysninger, så borgere og tilflyttere kan finde frem til foreningen.

- Gøre opmærksom på særlige arrangementer i deres forening.

- Booke lokaler til deres aktiviteter, f.eks. lokaler i haller og huse. Efter sommerferien vil skolelokaler også komme på.

- Finde links til oplysninger om tilskudsmuligheder og fritidsrådet.

- Finde nyheder og informationer fra Center Kultur og Fritid.

På portalen kan tilflyttere og borgere:

- Søge og finde frem til relevante fritidsaktiviteter og foreninger.

- Booke lokaler til private arrangementer, f.eks. booke en hal til en børnefødselsdag.

- Finde nyheder og informationer fra Center Kultur og Fritid.

Den sidste fase

Der er stadigvæk et stykke vej til et færdigt site. Indtil videre er det haller og huse, der har "fyldt kød på hylderne", dvs. beskrivelser af lokaler og faciliteter. I efteråret inviteres foreningerne til informationsaften, hvor de undervises i sitets funktionaliteter. Dvs. de lærer at lægge beskrivelse af egen forening på, samt hvordan man laver en booking. Samtidig modtager alle foreningerne et brugernavn og en kode til systemet, så de kan logge på og begynde at booke og bruge sitet.

Først herefter starter den borgervendte kommunikation, hvor borgere og tilflyttere oplyses om sitet og dets muligheder.

I efteråret begynder forvaltningen endvidere at arbejde med låsesystemløsning og tilskudsadministrationsmodul. Disse tiltag køres som 2 selvstændige projekter.

Der er fra politisk side afsat 800.000 kr. til anskaffelse i år 1, samt 200.000 kr. årligt efterfølgende til drift, i forbindelse med budgetforhandlingerne. Det afsatte beløb skal dække alle udgifter ved projektet, herunder fx indkøb af systemet, systemets driftsudgifter, implementeringsudgifter, fx udgifter i forbindelse med afholdelse af undervisningsforløb og lignende, samt endnu ukendte udgifter i forbindelse med låsesystemprojekt. Forvaltningen forventer fortsat, at projekterne og udgifterne sammenlagt kan holdes indenfor den afsatte ramme.

Forvaltningen indstiller, at udvalget tager orienteringen til efterretning.