Forvaltningen har i samarbejde med Rambøll fået udarbejdet en prioriteret liste over halvedligeholdelsesprojekter 2016 til 2021. Listen er således en uvildig, faglige vurdering af, hvilke større vedligeholdelsesarbejder, der bør laves på hallerne de kommende år. Forvaltningen anbefaler, at Rambølls liste godkendes af udvalget som den liste, forvaltningen udmønter halvedligeholdelspuljen efter de kommende år.

Rambøll har desuden udarbejdet listen ud fra den forudsætning, at alle haller fortsat er i drift, og at bygningsmassen er uændret. Der er således ikke arbejdet med scenarier for hverken udvidelser eller indskrænkninger i bygningsmassen.

Oplæg fra Rambøll

Af vedlagte rapport fra Rambøll fremgår Rambølls anbefalinger til projekter og prioriteringer for halvedligeholdelsespuljen de kommende år. De kommende 5 år er der samlet projekter for godt 20 million kr. fordelt på 45 projekter. Rapporten nævner dog 49 projekter, men 4 heraf er på det aktuelle 2016 budget og belaster således ikke næste års budget.

Aktuelle principper for halvedligeholdelsespuljen

Principperne for prioritering af midler fra halvedligeholdelsespuljen, som vedtaget af byrådet 29. november 2012:

Projekterne skal prioriteres ud fra at opfylde flest mulige af følgende kriterier:

- Indsatsen vil afhjælpe uholdbare sikkerhedsforhold i bygningen.

- Indsatsen vil afhjælpe en truende nedbrydning af bygningens grundlæggende konstruktion.

- Indsatsen vil medføre mærkbare udgiftsreduktioner eller indtægtsforbedringer for hallerne.

- Projekterne skal have en størrelse på over 50.000 kr.

Dvs. de af Rambøll benævnte prioritet 1, 2 og 3 projekter.:

Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelændere)

Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader (utætte tage, utætte fuger)

Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.

Således skal prioritet 1, 2 og 3 projekter over 50.000 kr. laves først og i den prioriterede rækkefølge. Såfremt der er flere penge i puljen, skal dernæst laves energibesparende tiltag og andre projekter over 50.000 kr. i størrelse, der har mærkbare udgiftsreduktioner eller indtægtsforbedringer til følge.

Såfremt der er prioritet 1, 2 eller 3 projekter, der ikke laves under årets pulje, hvis hallen ikke kan løfte egenfinansieringen, indtræder disse projekter i prioriteringen året efter – med samme prioritering. Eksempelvis et tag med prioritet 2, der er sat på i 2016, men ikke laves, overføres dermed til prioritet 2 projektlisten i 2017.

Hallernes egenfinansiering: Rebild Kommune betaler 75 % og hallen 25 %. I forhold til hallernes mulighed for finansiering af egen andel skal nævnes, at Økonomiudvalget den 6. oktober 2011 har truffet en principbeslutning om, at låneomlægning ikke er en mulighed. Låneomlægning kan kun anvendes i forbindelse med nyanlæg og ikke til vedligeholdelsesopgaver. Fremtidige ansøgninger behandles enkeltvis og konkret.

Akutpuljen: Akutpuljens størrelse fastsættes til 200.000 med en egenfinansiering fra hallerne på 25 %. Den afsatte akutpulje er reserveret til større, ikke forudsigelige vedligeholdelsesarbejder, så som pludseligt opståede bygningsskader på mur, bærende elementer eller tagkonstruktion. I de år, hvor akutpuljen ikke bruges, overføres denne til næste års kommunale pulje til halvedligehold.

Udbudsregler: Da hallerne modtager kommunale tilskud til vedligeholdelsesprojekterne, er hallerne forpligtet til at indhente tilbud i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. Endvidere er der stillet lokalt krav om, at hallerne følger Rebild Kommunes udbudspolitik.

Udmøntning af puljen 2017 og frem

Halvedligeholdelsespuljen er normalt på 2 mio. kr. Årets pulje er reduceret til 1 mio. kr. jf. budgetforhandlingerne 2015, men forøges til gengæld i 2017 med 1 mio. kr. Herfra skal der sættes 0,2 mio. kr. til side til akutpuljen. Overførsel af ubrugte midler fra 2015 er på 3.475.794 kr. Hertil skal bemærkes, at der i 2016 udbetales tilskud til de projekter fra 2015 listen, som hallerne først er nået til at realisere i 2016. Det drejer sig om projekter på Arena Rebilds haller, Terndrup Idrætscenter og Bælum Hallen. Hertil kommer, at de 12 nye projekter i 2016 har et budget på cirka 2.110.000 kr. ekskl. moms.

Hvis alle ovennævnte 2015 og 2016 projekter gennemføres i 2016 og indenfor Rambølls estimater, vil årets pulje forventeligt ikke blive brugt fuldt. Et groft skøn er, at der kan overføres cirka 1 mio. kr. til 2017. Billedet kan dog ændre sig, når hallerne indhenter konkrete tilbud på projekterne.

Dermed ser billedet p.t. sådan ud:

Som det fremgår, er det estimerede behov større end halvedligeholdelsespuljen i 2017, 2018 og 2019. Forvaltningen ser 3 alternative løsninger til dette forhold:

1) At der ikke gives kommunal medfinansering til prioritet 3 projekter på hallerne (Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.)

2) At den kommunale medfinasiering sænkes til til den tilskudsprocent, som skaber et match mellem årets behov og årets pulje, f.eks. 50%.

3) At den kommunale medfinansiering til prioriterede projekter i 2017, 2018 og 2019 skubbes til 2020, 2021 og senere år, hvor der forventes plads i budgettet.

Forvaltningen anbefaler scenarie 1. Anbefalingen er baseret på de aktuelle principper for puljen, således at de højest prioriterede projekter fortsat har størst mulighed for at blive realiseret. Scenarie 2 (50% tilskud) vil formentlig medføre, at flere prioritet 1 og 2 projekter ikke kan gennemføres pga hallernes manglende finansieringsmuligheder. Scenarie 3 vil formentlig bevirke, at prioritet 1 og 2 projekter vil skubbes længere ud i tid, således at de nævnte risici består i længere tid.

Det estimerede behov jf. Rambøll for vedligehold på hallerne, sammenholdt med budgettet for halvedligeholdelsespuljen: 

Forvaltningen vurderer, at det er nødvendigt med en stillingtagen til den praktiske udmøntning af puljen de kommende 3 år.  

Forvaltningen indstiller, at kultur- og fritidsudvalget:

- godkender Rambølls rapport af maj 2016 som styrende for udmøntningen af halvedligeholdsespuljen 2017-2021

- vælger mellem de nedenstående 3 alternative løsninger i forhold til udmøntningen af halvedligeholdelsespuljen 2017 og frem: 

1) At der ikke gives kommunal medfinansering til prioritet 3 projekter på hallerne (Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.)

2) At den kommunale medfinasiering sænkes til til den tilskudsprocent, som skaber et match mellem årets behov og årets pulje, f.eks. 50%.

3) At den kommunale medfinansiering til prioriterede projekter i 2017, 2018 og 2019 skubbes til 2020, 2021 og senere år, hvor der forventes plads i budgettet.

Blenstrup Hallen er i en udviklingsproces i forhold til aktiviteter og faciliteter. Bl.a. har de været i dialog med lokale borgere og foreninger, samt drøftet halanalyse og indhentet anden viden, erfaringer og inputs i forhold til at udvikle på hallen og dens indhold og aktiviteter. Samtidig barsler hallen, efter eget udsagn, snart med en multibane/ nyt udendørsanlæg, der kan rumme en række aktiviteter.

Hallen ansøger i denne forbindelse om, at der på budget 2017 reserveres budgetmidler til kommunal medfinansiering, i størrelsesorden 750.000 - 1.000.000 kr., til medfinansiering af en haludvidelse i Blenstrup i 2017. Mere konkret om støtte til at etablere: "et lokale med fitnessfaciliteter og skabe et miljø i den centrale del af Blenstrup Hallen, hvor der er mulighed for at opholde sig og have fri adgang til blot at være eller deltage i aktiviteter så som billard, bordfodbold, bordtennis, videospil og lign. ... Lokaler til fitness vil kræve udvidelse af de eksisterende lokaler, da vi ikke ser eksisterende lokaler, der er egnet til formålet."

Vedlagt er indkommet brev/uddybende ansøgning samt bilag fra Blenstrup Hallen.

Blenstruphallen ansøger om kommunal medfinansiering på 0,75 - 1,0 mio. kr. i 2017.

Forvaltningen indstiller, at udvalget drøfter ansøgningen fra Blenstrup Hallen.