De nærmere regler vedr. protokollering fra byrådsmøder findes i kommunestyrelsesloven § 13, hvor det i stk. 1 er anført, at ”kommunalbestyrelsens beslutninger indføres i en beslutningsprotokol, der efter hvert møde underskrives af de medlemmer, der har deltaget i mødet”. I stk. 2, er det anført, at ”ethvert medlem, som har deltaget i mødet, kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen.”
Det er formelt set mødelederen – på byrådsmøder normalt borgmesteren – som skal sikre, at der føres en protokol efter forskrifterne. Forvaltningen fungerer imidlertid som sekretariat for byrådet og borgmesteren og skal i den forbindelse rådgive om rammerne omkring afvikling af byrådsmøder og overholdelse af reglerne herom. De byrådsmedlemmer, der har deltaget i mødet, har pligt til at underskrive protokollen. Ved underskriften på protokollen – fysisk eller elektronisk – vedstår byrådsmedlemmerne alene at have deltaget i mødet, og at det, der er indført i protokollen, er i overensstemmelse med det, der faktisk passerede på mødet.
Det spørgsmål, der med udgangspunkt i ordlyden af § 13, stk. 2, nærmere er rejst, drejer sig om, hvorvidt en afvigende mening, jf. understregningen ovenfor, skal gå på:
a) en afvigelse i forhold til indholdet af det spørgsmål, der er sat til afstemning – altså når man stemmer imod (således at man har ret til at begrunde til protokollen, hvorfor man ikke kan tilslutte sig forslaget, også selvom der er flertal for at forkaste det), eller
b) om meningen skal være afvigende i forhold til flertallets (med den virkning, at et flertal, der stemmer et forslag ned, ikke har mulighed for at begrunde dette til protokollen).
Borgmesteren er – konkret forud for byrådsmødet den 13. oktober 2022 – af forvaltningen blevet rådgivet om, at det førstnævnte (a) var retsstillingen. En nærmere analyse i lovbemærkninger, juridisk litteratur mv. efter at spørgsmålet er blevet rejst over for forvaltningen, viser imidlertid, at det beklageligvis er forkert, og at det er den anden opfattelse (b), der er den korrekte.
Analysen viser nærmere bestemt, at baggrunden for, at retsstillingen er den under pkt. b nævnte, er, at protokollen – ud over at dokumentere formalia om lukkede døre, medlemmers tilstedeværelse og eventuelle mødeafbrydelser – alene skal dokumentere indholdet af byrådets beslutninger, og hvem der er ansvarlige for dem. Den nærmere begrundelse for den afvigende bemærkning kan som udgangspunkt ikke kræves ført til protokollen. Det antages dog, at et medlem kan få en ganske kort angivelse af begrundelsen for den afvigende mening, til protokollen, jf. Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, Hans B. Thomsen m.fl., 3. udgave (2022), side 274. Baggrunden herfor er ikke, at der skal være adgang til at komme med en politisk motiveret begrundelse, men at der kan være en sammenhæng mellem den afvigende mening og begrundelsen.
Det vil bero på mødelederens – og i sidste instans byrådets – konkrete vurdering i hvert enkelt tilfælde med afsæt i bl.a. spørgsmålets kompleksitet, hvornår en afvigende mening lever op til kriteriet ”kort”. Forvaltningen fungerer som nævnt som sekretariat for byrådet og bistår også i denne forbindelse bl.a. med at afklare spørgsmål om protokollens førelse.
Det bemærkes i tilknytning hertil, at det fremgår af Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, Hans B. Thomsen m.fl., 3. udgave (2022), side 270, at der er en afgørelse fra tilsynsmyndigheden fra 2007, som fastslår, at der ikke er noget til hinder for, at byrådet beslutter, at forhandlinger i forløbet op til en afstemning refereres, men det må ikke ske ved indførelse af i beslutningsprotokollen pga. det nævnte formål med denne.
Spørgsmålet blev ikke drøftet under byrådsmøderne, og de fejlagtige protokolleringer den 13. oktober og 17. november 2022 har ikke nogen selvstændig retsvirkning, ligesom de ikke har haft nogen indflydelse på de beslutninger, der har skullet træffes.
Når spørgsmålet konkret er rejst, finder forvaltningen finder det imidlertid med afsæt i ovennævnte beskrivelse af reglerne mest rigtigt at foreslå protokollen til dagsordenens pkt. 150 på byrådsmødet den 13. oktober 2022 korrigeret, således at de passager, der er markeret med gult i det uddrag af protokollen, som er vedlagt som bilag 1, udgår. Det samme gælder den passage, der er markereret med gult i det uddrag af protokollen til dagsordenens pkt. 174 på byrådsmødet den 17. november 2022, der er vedlagt som bilag 2. I begge tilfælde er der tale om, at byrådets partier i forskellige konstellationer har fået ført til protokols, hvorfor de stemte imod et forslag, som der var flertal for at forkaste.
I forhold til spørgsmålet om den konkrete fremgangsmåde ved håndteringen heraf bemærkes, at i Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, Hans B. Thomsen m.fl., 3. udgave (2022), side 271, er det anført, at det er forudsat, at byrådets protokol indrettes og føres således, at der ikke kan foretages ændringer, uden at dette kan konstateres. Det anføres i tilknytning hertil, at rettelser skal ske ved tilføjelser til protokollen.
Det må heraf kunne udledes, at skal der ske indholdsmæssige justeringer i en allerede godkendt protokol, forudsætter det, at der sker en tilføjelse til protokollen, som sikrer, at der er dokumentation herfor. Det afgørende hensyn må således være, at protokollen indrettes og føres på en måde, hvor protokollens beviskraft ikke kan drages i tvivl, herunder at det ikke er muligt at ændre i det indførte, uden at dette kan konstateres.
Det foreslås med dette afsæt, at de ovennævnte korrektioner konkret gennemføres ved, at der frigives en ny protokol fra møderne de 13. oktober og 17. november 2022, hvor de passager, der er markeret med gult i bilag 1 og 2 udgår, og hvor det ved en note, der henviser til dette dagsordenspunkt, angives, at protokollen er blevet rettet.
Det bemærkes i tilknytning hertil, at forvaltningen – det der ikke har været rejst spørgsmål hertil, og da en sådan gennemgang vil være ganske ressourcekrævende – ikke har lavet en systematisk gennemgang af protokoller for møder forud for byrådsmødet den 13. oktober 2022 med henblik på at identificere andre tilfælde, hvor der måtte være sket protokollering i overensstemmelse med den ovenfor under pkt. b beskrevne retsopfattelse.
Det bemærkes afslutningsvist, at forvaltningen i afklaringen af de ovennævnte retlige spørgsmål har søgt rådgivning hos KL’s juridiske kontor samt Indenrigs- og Boligministeriet, som er ressortansvarlig for lov om kommunernes styrelse. KL og ministeriet yder alene generel rådgivning og udtaler sig ikke om konkrete sager.
Udskriv
Læs højt