Rebild Kommune har siden den 1. januar 2024 haft advokatfirmaet Bech-Bruun som ekstern DPO. Den eksterne DPO fører løbende og årligt tilsyn med kommunens overholdelse af databeskyttelsesreglerne og har nu udarbejdet sin første DPO-rapport gældende for 2024.

DPO-rapporten baserer sig på en risikobaseret tilgang til kontrolarbejdet og fokuserer - udover en helt overordnet vurdering af databeskyttelsesarbejdet i kommunen - årligt på ét bestemt udvalgt temaområde. Fsva. 2024 er det fortegnelseskravet, der er i fokus for rapportens anbefalinger.

Fortegnelseskravet betyder, at ifølge Databeskyttelsesforordningens artikel 30 er kommunen forpligtet til at føre en fortegnelse/oversigt over kommunens behandling af personoplysninger. Oversigten skal bl.a. beskrive formål, videregivelse og opbevaringsperiode. Fortegnelsen skal bidrage til den samlede dokumentation af, hvordan databeskyttelsesreglerne efterleves.

Rapportens overordnede konklusioner og anbefalinger

DPO’ens overordnede vurdering af databeskyttelsesarbejdet i Rebild Kommune er, at kommunen arbejder med databeskyttelse på en effektiv måde. Dog vurderes det, at der fortsat er et betydeligt effektiviserings-potentiale, som Rebild Kommune har beskrevet i årsplanen for sikkerhedsarbejdet.

Tilsynet med fortegnelseskravet viser, at Rebild Kommune kun i meget begrænset omfang efterlever kravet, da kommunens fortegnelse er udarbejdet i 2018 og ikke sidenhen er ajourført.

Rapporten indeholder følgende anbefalinger til Rebild Kommune:

1. Kommunen bør træffe beslutning om, hvem der har ansvaret for førelse af fortegnelser, herunder den løbende ajourføring heraf.
2. Kommunen bør sikre, at der snarest muligt udarbejdes fortegnelser for alle de behandlinger af personoplysninger, som kommunen foretager.
3. Kommunen bør udarbejde skriftlige procedurer, vejledninger, retningslinjer el.lign. for kommunens førelse og ajourføring af fortegnelse, der bl.a. skal medvirke til, at der er klarhed for, hvem der har ansvaret for hvilke (del)opgaver.
4. Kommunen bør løbende kontrollere, dels at fortegnelserne indholdsmæssigt lever op til forordningens minimumskrav, og dels at fortegnelserne løbende bliver ajourført.
5. Kommunen bør benytte fortegnelserne i kommunens øvrige arbejde med databeskyttelse, fx udarbejdelse af risikovurdering og konsekvensanalyser samt opfyldelse af oplysningspligten.

DPO-rapporten fremhæver, at manglende overholdelse af fortegnelseskravet kan medføre bøder, sigtelser, straffesager, alvorlig kritik, påbud, forbud og/eller offentliggørelse på Datatilsynets hjemmeside.

Forvaltningens bemærkninger

Forvaltningen bemærker, at på baggrund af rapportens anbefalinger indgår udarbejdelse af fortegnelser i planlægningen af informationssikkerhedsarbejdet for de kommende år. Anbefalingerne i rapporten er således prioriteret blandt de mest kritiske indsatsområder i forvaltningens årsplan for informationssikkerhedsarbejdet. Øvrige indsatsområder er eksempelvis indsatser tidligere påpeget af såvel DPO som Datatilsyn og ekstern revision. Arbejdet med fortegnelserne er planlagt til 2025 og involverer alle centre i kommunen, da viden om behandling af personoplysninger skal indsamles og ajourføres i fagområderne.

Forvaltningen bemærker desuden, at informationssikkerhedsområdet har fået tilført ekstra ressourcer fra januar 2025, dette set i lyset af blandt andet det skærpede sikkerhedsniveau og for at sikre, at kommunen kan leve op til lovgivningens krav på området.
Dog vil en skarp prioritering og nøje planlægning af arbejdet fortsat være nødvendig.

Forvaltningen
indstiller, at Økonomiudvalget tager rapporten til efterretning og videresender den til Byrådets orientering.

Beslutning fra Økonomiudvalget, 22. januar 2025, pkt. 5:

Taget til efterretning og videresendes til byrådets orientering.

Økonomiudvalget, byrådet.

Den gennemførte evaluering af budgetprocessen viste generel tilfredshed med proceduren for budget 2025-2028. Derfor har Økonomiudvalget d. 4. december 2024 vedtaget, at der for budget 2026 tages udgangspunkt i samme proces som budget 2025, dog med følgende justeringer:

1. Budgetmaterialet overgår til digital distribution eventuelt i First Agenda fremfor budgetmappen.
2. Modellen for forhandlingsforløbet med tre forhandlingsmøder fastholdes. Det første forhandlingsmøde indledes med borgmesterens oplæg til forhandlingerne. Desuden gennemgår borgmesteren budgetaftalen for aftaleparterne ved endelig underskrift af aftalen.
3. Borgermødet om budgetaftalen gentages. Økonomiudvalget skal revurdere formen for den anden del af mødet, der indeholder fagudvalgenes præsentation af budgettet.

Derudover forslås følgende for processen for budget 2026-2029:

Servicetjek af anlægsudgifter

Investeringsoversigtens anlægsprojekter prisfremskrives som udgangspunkt ikke. Behov for tilpasning af rådighedsbeløb på anlægsprojekter kan skyldes stigende priser, men erfaringen viser, at det i lige så høj grad skyldes ændrede forudsætninger for projektet eller uforudsete udfordringer.

Efter en periode med høj inflation foreslås det, at der som en del af anlægsbudgetlægningen foretages en gennemgang af rådighedsbeløbene med henblik på eventuel tilpasning. Dog således at det samlede anlægsbudget fortsat holdes indenfor den skitserede ramme i budgetproceduren.

Ingen udarbejdelse af råderumskatalog i budget 2026-2029

I budget 2025-2028 er budgetlagt kassehenlæggelser på 9,3 mio. kr. i 2025. mens der tages 9,3 mio. kr. op af kassen i 2026. Dermed anses årerne 2025 og 2026 at være i balance samlet set.

På den baggrund indstiller forvaltningen, at der ikke udarbejdes et råderumskatalog i budget 2026.

Såfremt der viser sig ubalance i kommunens samlede økonomi i 2026, når indtægtssiden er fastlagt, skal der som udgangspunkt gennemføres initiativer der sikrer den nødvendig balance.

Forudsætningerne for 2027-2028 skal være bedre kendt, før der igangsættes initiativer rettet mod ubalancen i 2027 og 2028

I 2027 og 2028 er der udsigt til ubalance. Ubalancen udspringer af to forhold:

1. Tilbagebetaling af den hjemtagne gevinst ved selvbudgettering i 2024 på 28 mio. kr. er forudsat i 2027. Det er en konservativ forudsætning, da tilbagebetalingen aktuelt kun er vurderet til 7 mio. kr., men byrådet har vedtaget at fastholde forudsætningen om fuld tilbagebetaling, til en eventuel gevinst kan konstateres. Beløbet er reserveret i kassen.
2. Udgiften til det nye skolebyggeri i Støvring syd stiger i 2027 og de følgende år. Periodiseringen af skolens udgifter er skønsmæssigt fastlagt indtil skoleprojektet er mere konkret planlagt.

Begge udgiftsposter er forbundet med betydelig usikkerhed. Hertil kommer usikkerheden knyttet til de kommende reformer og økonomiaftaler. De økonomiske konsekvenser af reformerne er fortsat uafklarede. Af samme grund fremgår det af budgetaftalen for 2025 at:

"Der er betydelig usikkerhed omkring balancen i kommunens økonomi i overslagsårene 2027 og 2028. Det skyldes den kommende sundhedsstrukturreform, beskæftigelsesreform, yderligere regeringsaftaler samt usikkerhed om effekten af selvbudgettering i 2024, der afregnes i 2027.
Meget kan altså ændre sig de kommende år.

Aftaleparterne er på den baggrund enige om, at det er nødvendigt at bevare balancen i økonomien de kommende to år: 2025 og 2026, men også at forudsætningerne for budget 2027 skal være bedre kendt, før der igangsættes initiativer rettet mod ubalancen i 2027. "

På den baggrund indstiller forvaltningen, at stillingtagen til ubalancen i 2027 afventer budgetlægningen for budget 2027.

Fagudvalg skal fortsat sikre balance indenfor eget område.

Kommunens fagudvalg kan arbejde med budgettet i perioden februar til maj. Fokus kan i denne periode være på eventuelle merudgifter, som skal håndteres eller udviklingsområder som ønskes styrket. Begge dele skal som udgangspunkt håndteres inden for eget budget ved effektiviseringer, besparelser eller intern omprioritering.

Eventuelt sen økonomiaftale i august

Den nuværende ordning med valg mellem selvbudgettering og statsgaranti har ikke fungeret efter hensigten de sidste par år. Regeringen har tilkendegivet, at hvis der ikke findes en løsning inden økonomiforhandlingerne for 2026, vil aftaleforløbet blive udskudt til efter sommer, og kommunerne vil først kende deres økonomiske rammer i løbet af august. En sen økonomiaftale vil indebære at budgetprocessen i august og september i Rebild Kommune skal revideres.

Budgetmodeller

Alle større budgetområder er omfattet af budgetmodeller, der sikrer uændret serviceniveau selv om der bliver flere børn, ældre eller borgere som har behov for hjælp, eksempelvis for skoler, dagtilbud, ældre, det sociale område og sundhedsområdet. Disse indarbejdes i basisbudgettet i lighed med tidligere.

Tidsplan

Økonomiudvalgsmøde og budgetseminar afholdes samme dag mandag d. 18. august 2025. Det giver mulighed for, at Økonomiudvalget kan behandle budgetforslaget i umiddelbar forlængelse af forvaltningens gennemgang. En afledt konsekvens er desuden, at høringsprocessen kan starte to dage tidligere end normalt.

Forudsætninger

Nedenfor redegøres kort for større forudsætninger:

1. Decentraliserede områder har opsparet 30 mio. kr. i 2023, som er overført til 2024. Efter nogle år med merudgifter på driften forventes balance i 2024. Primo opsparingen for 2026 kendes aktuelt ikke, men det forudsættes budgetmæssigt, at opsparing er uændret i budgetperioden 2026-2029. Der er tale om en budgetforudsætning. Ikke en binding på brug af opsparing.
2. Der er forudsat balance i kommunens samlede økonomi i 2025 og 2026 under et. Hvis denne forudsætning ikke holder efter indregning af indtægtssiden i økonomiaftalen for 2026 skal der gennemføres initiativer, der sikrer den nødvendig balance.
3. Ved valget af selvbudgettering i 2024 er der forudsat og hjemtaget en gevinst på 28 mio. kr., som forudsættes modregnet af regeringen i bloktilskuddet i 2027. Det er forudsat at midlerne forbliver i kassen til 2027.
4. Af hensyn til likviditeten er det forudsat, at nettoanlægsudgifter udgør netto 52, 91, 94 og 94 mio. kr. i perioden 2026-2029 og at der reserveres midler i kassen til at finansiere eventuelle overførsler fra 2025 til 2026 og efterfølgende år.

Forvaltningen indstiller til Økonomiudvalget og byrådet, at procedure og tidsplan for udarbejdelse af budget 2026-2029 godkendes.

Beslutning fra Økonomiudvalget, 22. januar 2025, pkt. 3:

Indstilles til byrådets godkendelse.

Økonomiudvalget, Byråd