Forvaltningen indstiller, at Sundhedsudvalget og Børne- Ungdomsudvalget tager orienteringen til efterretning.

Sundhedsudvalget, 8. november 2016, pkt. 121:

Taget til efterretning.

Ud af de 1 mio. kr. projektet har været bevilliget i 2016, har der aktuelt været et mindreforbrug på omkring 220.000.

De uforbrugte midler overføres til projektets aktiviteter i 2017.

Indsatsfokus

Styregruppen har besluttet, at fokusere indsatsen på de mindste børn på 0-6 år i første fase. De ældre børn vil der blive fokuseret på senere i projektforløbet. Baggrunden for denne beslutning er et ønske om fra start at prioritere indsatsen imod den målgruppe - de mindste børn - hvor projektet har som mål at give den mest markante effekt.

Ny organisering

Der er lavet en ny projektorganisering i Fælles Indsats (se vedlagte bilag - "projektorganisering") og i den forbindelse, er der nu nedsat en projektgruppe, som har sin opstart oktober 2016. Projektgruppens rolle er, at koordinere de indsatser som styregruppen igangsætter, og komme med input til projektets indhold. Det er projektgruppens opgave at kvalificere oplæggene fra arbejdsgrupperne og projektmedarbejderne til styregruppen og sikre sammenhæng i arbejdsgruppernes arbejde. Ligeledes vil projektgruppen kunne gøre styregruppen opmærksom på særlige udfordringer eller muligheder, der skal tages højde for i det fortsatte arbejde.

Styregruppen består fremadrettet af direktør, centerchefer og projektkoordinator.

Der er i projektet startet en ny projektkoordinator fra 1. oktober 2016.

FI teams og arbejdsgrupper

Der holdes fast i organiseringen af FI teams i de tre distrikter vest, midt, øst. De har før sommeren kørt test i udvalgte daginstitutioner og er fra august rullet ud i kommunens dagpleje samt daginstitutioner. FI-teams er blevet godt modtaget i daginstitutionerne i alle tre distrikter, og der er afholdt møder både med og uden forældredeltagelse. Ved nogle møder har det således været muligt at fastsætte en handlingsplan og fx tilbyde samtaler og opfølgning  til barnet/familien, mens der på andre møder har været ydet konsultativ og tværfaglig sparring til institutionens personale. Daginstitutionerne har budt lidt forskelligt ind på møderne, og der pågår dels en løbende forventningsafstemning ift. hvilke sager, der med fordel kan drøftes i disse fora, og dels en drøftelse af hvordan vi i videst mulige omfang inddrager forældrene i møderne.

I oktober 2016 starter arbejdsgruppen Tilbud og Indsatser op. Denne arbejdsgruppe har til opgave at se på de tilbud, ydelser og foranstaltninger, vi har til de helt små børn. Arbejdsgruppen skal skabe et samlet tværgående overblik samt se på, hvad der kunne tilpasses i de nuværende tilbud eller udvikles af nye relevante tilbud.

Inddragende dialogværktøj

Der er fundet det rigtige dialogværktøj, som kan styrke kommunikationen på tværs af faggrupperne, så disse kan tale ”samme sprog” omkring det enkelte barn. Dermed kan det undgås, at vigtig information går tabt. Et inddragende dialogværktøj er en systemisk og løsningsorienteret metode, som vi kan anvende i samarbejdet om og med udsatte børn, unge og deres familier. Vi har søgt og fået økonomiske midler til køb af og uddannelse i et inddragende dialogværktøj og har afdækket hvilket dialogværktøj, der bedst vil kunne understøtte den tværfaglige kommunikation i Fælles Indsats.

Status siden Baseline

Idet FI-teamene kun har været i gang i kommunens daginstitutioner og dagpleje siden august 2016, er det endnu for tidligt at aflæse en egentlig effekt af projektets indsatser. Der er i 2. kvartal registreret en stigning i antallet af underretninger indenfor samtlige aldersgrupper, og i 3. kvartal er der registreret et fald i antallet af underretninger. Dette tilskrives de sæsonudsving, der på landsplan sædvanligvis registreres i antallet af underretninger over året, og altså ikke et umiddelbart resultat af Fælles Indsats.

Fremadrettet fokus

• Vi fokuserer den kommende tid på at få FI kørt godt ind for de 0-6 årige
• I den kommende tid vil vi gennem opstart af arbejdsgruppen for tilbud og indsatser arbejde på at få sat fokus på, hvilke allerede etablerede indsatser vi i kommunen har for de 0-6 årige, og derudover se på, hvordan vi kan flere skabe gode tilbud for de 0-6 årige.
• Næste status fra Baseline udsendes marts 2017

Forvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget tager ledelsestilsynet til efterretning.

Ingen økonomiske eller bevillingsmæssige konsekvenser

Center Familie og Handicap fremlægger ledelsestilsyn for udsatte børn og ungeområdet for Børne- og Ungdomsudvalget hver tredje måned. Seneste ledelsestilsyn blev fremlagt for Børne- og Ungdomsudvalget i august 2016. 

Det er funktionslederen for det respektive område, som foretager ledelsestilsynet. Funktionslederne anvender den ledelsestilsynsskabelon som Deloitte har udarbejdet. Herudover anvender funktionslederen på børnehandicapområdet den ledelsestilsynsskabelon, der er udarbejdet af BDO for Servicelovens §§ 41 og 42.

Formålet med det kvalitative ledelsestilsyn er at sikre kvaliteten i sagsarbejdet. Ligeledes er der i ledelsestilsynet fokus på, at de tiltag der igangsættes i Center Familie og Handicap, bliver implementeret i rådgivernes daglige arbejde

En gang årligt reviderer funktionslederne for de respektive områder ledelsestilsynsplanen for at sikre, at ledelsestilsynene har det rette fokus (planen er vedlagt sagen). Fokus på de respektive fagområder er som følgende:

Socialområdet:

Den konkrete strategi for fokus af det kvalitative ledelsestilsyn er:

• Oktober 2016 holdes primært fokus på området: Afgørelser og serviceniveau og § 50 undersøgelser
• Januar 2017 holdes primært fokus på området: Opfølgninger
• April 2017 holdes primært fokus på området: Handleplaner
• Juli 2017 holdes primært fokus på området: Indstilling til visitation med henblik på foranstaltninger for perioden januar 2017 til juni 2017 

Børnehandicapområdet:

Den konkrete strategi for fokus af det kvalitative ledelsestilsyn er:

• Oktober 2016 holdes primært fokus på området: Afgørelser og serviceniveau og udredning via BHU
• Januar 2017 holdes primært fokus på området: Opfølgninger
• April 2017 holdes primært fokus på området: Handleplaner
• Juli 2017 holdes primært fokus på området: Indstilling til visitation med henblik på foranstaltninger for perioden januar 2017 til juni 2017

Kvalitativt ledelsestilsyn på socialområdet børn og unge, oktober måned 2016

I forlængelse af den overordnede Plan for ledelsestilsyn i CFH Myndighed (udarbejdet i juli 2016), udarbejdes det konkrete ledelsestilsyn oktober 2016. Sagsudsnittet på Socialområdet er 10 sager, der er udvalgt fra følgende kriterier:

• Sagsudsnittet fordeles repræsentativt fra alle rådgivere
• Sagsudsnittet fordeles mellem de respektive foranstaltningstyper
• Sagsudsnittet fordeles mellem nye og løbende foranstaltninger
•  

Ledelsestilsynet omfatter sager fra de tre teams:

Team Tidlig Indsats – underretninger, udredning og §11

Børneteam - §50, §52, børnesamtale, handleplan, opfølgning.

Ungeteam - §50, §52, §76, børnesamtale, handleplan og opfølgning.

Der har endvidere været fokus på følgende opmærksomhedspunkter fra seneste ledelsestilsyn i juli måned:

• Tættere tilknytning mellem fagområderne i CFH og juridisk assistance fra Fællescenter Sekretariat. Juristen vil fremover deltage i udvalgte teammøder for kvalitetssikring, ligesom hun vil indgå i specifikke sparringer fremover. Vi skal have driftssikkerhed på de formelle juridiske krav til sagsbehandlingen fx samtykke, partshøring og afgørelser, samt dokumentation for inddragelse af kommunens Serviceniveau
• Gennem sparring med ICS Konsulent fokuseres på Handleplanerne fortsat bliver tydeligere gennem Via ledelsesmæssig sagsgennemgang, sparring og opkvalificering (viden om DUBU), sat fokus på nødvendige individuelle forbedringer af dokumentationen i sagerne
• SMARTE mål

 Ledelsestilsynets konklusioner:

Resultatet af ledelsestilsynet viser denne gang, at der fortsat arbejdes mere struktureret med dataindsamling og dokumentationsarbejdet i sagerne.

Særligt er kvaliteten af dokumentationen af de gennemførte børnesamtaler og de udredninger der er udarbejdet de seneste tre måneder øget, der er fundet konkret dataindsamling og gennemarbejdede analyser i de Børnefaglige undersøgelse (BFU) og Handleplaner (HP) med konkrete SMARTE mål, samt generel fin dokumentation for de øvrige sagsbehandlingskrav. Der er dog et arbejdspunkt ift. konkret tidsafgrænsning af handleplanens mål. Der er generelt ingen tidsafgrænsninger i de gennemgåede handleplaner, hvilket besværliggør evaluering af målindfrielsen.

I forhold til indstillinger og bevillinger skal der arbejdes på, at rådgiverne skriftligt tager stilling til den konkrete sag og Rebild Kommunes serviceniveau på området. I enkelte sager vurderes der behov for at fokusere på gennemskuelig/konkret dokumentation af de juridiske krav til sagsbehandlingen (f.eks. ift. vendinger som ”foranstaltningen forventes at vare barndommen ud”, uden yderligere specificeringer) eller tydelig dokumentation af indhentet samtykke (mundtligt eller skriftligt). Disse udfordringer vurderes, at være afdækket og isoleret og kan gøres operationelle i samarbejde med vores jurist i form af procedurebeskrivelser og tjeklister til sagsarbejdet.

Vi arbejder aktuelt sammen med rådgiverne om at øge kvaliteten af sagernes generelle dokumentation og gennemsigtighed i IT systemet DUBU (opmærksomhed på DUBUs funktionalitet og sammenhæng, lovgivning og ledelsestilsyn og datadisciplin) og der er arrangeret konkret undervisning i løbet af november 2016.

Gennemgang af delområderne: Børnefaglige undersøgelser, børnesamtaler, handleplaner og opfølgning

Børnefaglig undersøgelse

Der er udarbejdet Børnefaglige undersøgelser (BFU) i alle de udvalgte sager, ligesom grundlaget for at udarbejde BFU generelt er tydeligt i sagerne, med konkrete beskrivelser af de relevante problematikker og familiernes ressourcer til at arbejde med disse. Der er en tendens til at de børnefaglige undersøgelser bliver meget lange. En afledt konsekvens af dette er, at det kan skabe uklarhed om kriterierne i vurderingsgrundlaget, altså hvilke konkrete kriterier ligger til grund for undersøgelsen? Dette kan i sidste ende have konsekvenser for borgerens retssikkerhed – pga. manglende gennemskuelighed.

Der er nu langt større tydelighed i hvor oplysninger/dokumentation i enkelte undersøgelser stammer fra (f.eks. fra sundhedsplejerske, børnehave, skole, netværk eller forældre) end ved sidste tilsyn.

Børnesamtalen

I 9 af 10 sager er der afholdt den lovpligtige børnesamtale. I et enkelt sag er der i stedet afholdt et netværksmøde, hvilket ikke erstatter børnesamtalen. Dette rettes i opfølgningen på det individuelle tilsyn, efterfølgende. Generelt er dokumentationen af børnesamtalerne fortsat god; fokus på spørgsmål-svar og konkrete beskrivelser uden værdiladede vurderinger. Børnene stilles langt mere konkrete spørgsmål, altså en mere interviewende form.

Handleplaner

Der findes Handleplaner(HP) i alle de gennemgåede sager med krav herom. Kvaliteten af handleplanen er igen bedre end for tre måneder siden. Der er nu en mere konkret sammenhæng mellem ”udækkede behov” og SMART-målene (konkrete/målbare mål). Dog er der fortsat generelt brug for et øget fokus på formulere mere handlingsorienterede mål da ”varighed af indsats” ellers bliver umulig at vurdere/følge op på. Der mangler en mere konkret tidsafgrænsning af arbejdet med målene – altså øget styring af indsatsen hos myndighedsrådgiver.

Opfølgning

I stort set alle de gennemgåede bevillingssager er der fulgt rettidigt op. I alle sager har der løbende været kontakt med børn, forældre og samarbejdsparter, men der er ikke i alle tilfælde fulgt op på alle mål i handleplanen ligesom opfølgningen på den tidsmæssige ramme ofte er for diffus.

I forbindelse med opfølgningerne er der varierende grader af fokus på indfrielse af de konkrete mål i handleplanen. Dette gælder også for opfølgning på formål med indsatsen og indsatsens fremadrettede relevans samt endelig justering af mål/opstilling af nye mål.

I forbindelse med det aktuelle ledelsestilsyn er der i langt der fleste sager konstateret en betydelig øget opfølgningskadence – der følges relativt ofte op i sagerne hver 3. til 6. måned. Om dette er en generel tendens i den samlede sagsbeholdning er dog ikke muligt at sige noget om.

Opmærksomhedspunkter i kommende sagsgennemgang og ledelsestilsyn:

• Fortsat konkret arbejde med tættere tilknytning mellem fagområderne i CFH og juridisk assistance fra Fællescenter Sekretariat og CFH´s socialfaglige konsulent. Juristen vil fremover deltage i udvalgte teammøder for kvalitetssikring, ligesom hun vil indgå i specifik sparring fremover. Vi skal have driftssikkerhed på de formelle juridiske krav til sagsbehandlingen fx samtykke, partshøring og afgørelser, samt dokumentation for inddragelse af kommunens Serviceniveau
• Udvikling af skriftlige procedurer på delområder som ”Anbringelsesgrundlag”, ”Alternativ til anbringelse” o.a. Dette skal sikre en mere ensartet service men også sikre en rationel anvendelse af centrets økonomiske ressourcer.
• Fokus på omkostningsbevidsthed i opfølgningen på indsatserne – får borgerne den hjælp vi betaler for. Dette skal ske gennem en mere konkret og tidsafgrænset målsætning i handleplanerne.
• Konkret undervisning i anvendelsen af DUBU

Kvalitativt ledelsestilsyn på børnehandicapområdet juli måned 2016 

I forlængelse af den overordnede Plan for ledelsestilsyn i CFH Myndighed (udarbejdet i juli 2016), udarbejdes det konkrete ledelsestilsyn for oktober 2016. Sagsudsnittet på børnehandicapområdet er 5 sager, der er udvalgt fra følgende kriterier:

• Sagsudsnittet fordeles repræsentativt fra alle rådgivere
• Sagsudsnittet fordeles mellem de respektive foranstaltningstyper
• Sagsudsnittet fordeles mellem nye og løbende foranstaltninger

Det primære fokusområde i oktober 2016 på børnehandicapområdet er afgørelser & serviceniveau samt udredning via BHU

På børnehandicapområdet er der valgt 5 sager, hvoraf en er fysioterapeutisk træning jf. SEL § 44, en bevilling af forløb på Institut for syn og hørelse og tre henholdsvis handicapkompenserende merudgift jf. SEL § 41 og tabt arbejdsfortjeneste jf. SEL § 42.

Der er desuden udvalgt 7 SEL § 42 sager, hvor udgangspunktet har været gennemgang af korrekt beregning og udbetaling jf. BDO´s skabelon til brug herfor.

Der er ikke lovkrav om brug af børnehandicapudredning i sager om handicapkompenserende merudgift jf. SEL § 41 og tabt arbejdsfortjeneste jf. SEL § 42, men i børnehandicapteamet er der truffet beslutning om anvendelse af værktøjet i de mest komplekse sager for at sikre kvaliteten i sagsarbejdet omkring målgruppevurdering og den efterfølgende behovsvurdering.

Overordnet set viser ledelsestilsynet en øget grad af kvalitet i sagsarbejdet. Målgruppevurderingerne er gode og tydelige. Der er klar differentiering i dels børn med betydelig og varig nedsat funktionsevne og børn med en indgribende kronisk eller langvarig lidelse. Den øgede kvalitet i målgruppevurderingerne afspejler sig også i udredning og dermed også i behovsvurderingerne

Der arbejdes gennemgående bedre med dataindsamling og dokumentation. Socialstyrelsens undervisning i værktøjer til udredning og handleplan på børnehandicapområdet sammen med fagspecifikke individuelle kurser i Servicelovens § 41 (handicapkompenserende merudgifter) og Servicelovens § 42 (tabt arbejdsfortjeneste) for den enkelte rådgiver viser stadig effekt.

Der arbejdes fortsat sammen med rådgiverne på at øge kvaliteten af sagernes generelle dokumentation og gennemsigtighed i IT systemet DUBU (opmærksomhed på DUBUs funktionalitet og sammenhæng, lovgivning og ledelsestilsyn og datadisciplin). Der er planlagt undervisning i konkret anvendelse af typer og indsatser i DUBU ved Center Familie Handicaps gruppe af superbrugere med henblik på at sætte fokus på datadisciplin. Undervisningen foregår i november måned.

Gennemgang af delområderne: afgørelser & serviceniveau samt udredning via BHU:

Afgørelser og serviceniveau:

Der findes velbegrundede og aktuelle afgørelser i alle de udtrukne sager.

Kommunens generelle serviceniveau er overholdt og der er fulgt rettidigt op i alle sager.

I en enkelt sag mangler samtykkeerklæringen ligesom der i en anden mangler fornyelse af tidligere underskrevet samtykkeerklæring. 

I forhold til førstnævnte vurderes at være tale om en enkeltstående forglemmelse.

I forhold til den manglende fornyelse af tidligere underskrevet samtykkeerklæring giver opdagelsen anledning til en genopfriskning af de forvaltningsmæssige principper for varigheden af afgivet samtykkeerklæring. 

Udredning via børnehandicapudredningsmetoden:

BHU viser generelt en forbedring i kvaliteten af udredning. Der er dog fortsat et udviklingspunkt i forhold til at få udredning til også at have fokus på barnets og forældrenes ressourcer. Fokus har tendens til alene at rette sig mod beskrivelse af problemfeltet.

Der er tale om manglende afslutning af børnehandicapudredningen i en enkelt sag. Dette kan dog ikke tilskrives rådgiver, da den manglende afslutning skyldes forsinkelse i modtagelse af oplysninger fra dagplejen.

Tilsyn med udbetaling i KMD SEL § 42

Der er med udgangspunkt i 7 tilfældigt udvalgte sager foretaget stikprøvemæssigt tilsyn af udbetalinger jf. SEL § 42 tabt arbejdsfortjeneste.

Fokusområderne er:

• Foreligger der bevilling og/eller journalføring af bevilling af tabt arbejdsfortjeneste og er modtager omfattet af personkredsen i SEL § 42?
• Er beregning og udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste foretaget i overensstemmelse med bestemmelserne i Bek. 32 af 21. januar 2015?
• Er der foretaget beregning af pensionsberegning i overensstemmelse med bestemmelserne i Bek. 32 af 21. januar 2015 og forefindes dokumentation?
• Foretages beregning og indbetaling af ATP?
• Tages højde for sparede udgifter ved beregning?
• Er hjælpen konteret korrekt?
• Er opfølgning foretaget rettidigt?
• Foretages regulering ift. tilpasningsprocent 1. januar?

Der er korrekt bevillingsgrundlag og målgruppevurdering 5 ud af 7 sager og samtlige sager er beregnet og konteret korrekt. Det samme gør sig gældende for pensionsberegninger og ATP.

I to ud af syv sager foreligger målgruppevurdering og bevilling på, at der kan udbetales tabt arbejdsfortjeneste.

Der foreligger i den ene sag dog ingen konkret ansøgning. Der er i begge sager ikke modtaget dokumentation for løntab, hvorfor der ikke har været tale om udbetalinger.

Der er foretaget rettidig opfølgning i sagerne.

Opfølgning på Ledelsestilsynet:

For at sikre forbedringer af de områder, hvor ledelsestilsynet viser behov laves opfølgning som følger:

• Den enkelte sag drøftes med rådgiveren med fokus på individuelle læringspunkter. 
• Læringspunkterne anvendes til samlet læring og udvikling i børnehandicapteamet
• Gennemgang af de forvaltningsmæssige principper for varighed af afgivet samtykkeerklæring
• Fremadrettet skal rådgiverne have øget fokus på at få beskrivelserne af borgernes ressourcer.
• Via ledelsesmæssig sagsgennemgang, sparring og opkvalificering (viden om DUBU) og undervisning i funktionalitet i DUBU yderligere fokus på nødvendige individuelle forbedringer af dokumentationen i sagerne (datadisciplin)