Forvaltningen indstiller

- At udvalget beslutter hvilken model, der skal arbejdes videre med.

Grundet forskellige ændrede forhold er det forvaltningens konklusion, at budgettet for halvedligeholdelsespuljen nu rummer plads til at gøre mere i forhold til hallerne i de kommende år.

Behovet/ belastningen på puljen er dog meget varierende mellem årene, og det er relevant med en samlet betragtning på tværs af de kommende 3 år.

Tallene er baseret på Rambølls estimater. Projekterne kan i praksis blive væsentlige dyrere eller billigere. Derfor er der ikke tale om endelige, præcise tal, hvilket gør det svært at belyse de reelle, økonomiske implikationer ved hver model. Antager vi, at alle tal holder, er de økonomiske konsekvenser således:

Som opfølgning på udvalgets drøftelse i juni omkring tilskudsstrukturen på halområdet præsenterer forvaltningen her alternative modeller for halvedligeholdelsespuljen og tilhørende prognoser for økonomien.

Aktuel situation for halvedligeholdelsespuljen

Den aktuelle vedligeholdelsesoversigt fra Rambøll dækker frem til 2021, hvorefter der skal laves ny. Halvedligeholdelsesprojekter er kategoriseret på følgende vis:

Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelændere)

Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader (utætte tage, utætte fuger)

Projekter med prioritet 3, 4 og 5 kan ikke modtage tilskud fra puljen.

Kultur- og Fritidsudvalget har på møde den 16. august 2016 truffet en principbeslutning om, at der ikke fremadrettet gives kommunalt tilskud fra halvedligeholdelsespuljen til prioritet 3 projekter. Før denne dato fik haller også tilskud til prioritet 3 projekter. Årsagen til denne ændring er, at det var nødvendig med en økonomisk prioritering, da puljen jf. Rambølls oversigt ikke kunne bære alle prioritet 1, 2 og 3 projekter. Udvalget skulle således vælge mellem at tillægge hallerne en øget egenfinansiering, skubbe prioritet 1 og 2 projekter ud i fremtiden eller at fravælge at støtte prioritet 3 projekter. Aktuelt gives således alene 75% i tilskud til prioritet 1 og 2 projekter.

Rebild Kommune betaler som nævnt 75 % og hallen 25 %. I forhold til hallernes mulighed for finansiering af egen andel skal nævnes, at Økonomiudvalget den 6. oktober 2011 har truffet en principbeslutning om, at låneomlægning ikke er en mulighed.

Såfremt der er prioritet 1 og 2 projekter, der ikke laves under årets pulje, hvis hallen ikke kan løfte egenfinansieringen, indtræder disse projekter i prioriteringen året efter – med samme prioritering. Eksempelvis et tag med prioritet 2, der er sat på i 2017, men ikke laves, overføres dermed til prioritet 2 projektlisten i 2018.

De haller, der modtager kommunale tilskud til vedligeholdelsesprojekter, er forpligtet til at indhente tilbud i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. Endvidere er der stillet lokalt krav om, at hallerne følger Rebild Kommunes udbudspolitik.

Budgettet for halvedligeholdelsesprojekter under puljen ser væsentlig bedre ud end tidligere pga.:

1) Sortebakkehallernes tag blev væsentlig billigere end budgetteret.

2) Taget på Terndrup Idrætscenter forventes at blive billigere end budgetteret.

3) Øster Hornum Hallens gulv er taget ud af budgettet grundet anden finansiering fra byrådet.

4) Haverslev Hallens gulv er taget ud af budgettet grundet anden finansiering fra byrådet.

I alt har dette fjernet en belastning på puljen på flere millioner.

Ved den aktuel model med alene prioritet 1 og 2 projekter og med 75% tilskud ser billedet således ud:

Tallene er baseret på Rambølls estimater. Projekterne kan i praksis blive væsentlige dyrere eller billigere. Men forvaltningens konklusion er, at budgettet nu rummer plads til at gøre mere i forhold til hallerne i de kommende år.

Alternative modeller

For at illustrere forskellige modeller for halvedligeholdelsespuljen og herunder belyse den tilhørende økonomi, har forvaltningen udarbejdet nedenstående oversigter.

Det er vigtig at påpege, at der er en række usikkerheder i forhold til tallene/ budgetter. Dvs. budgetter langt fra er endelige tal. I flere af modellerne arbejder vi med følgende forudsætninger/ antagelser:

1) Det antages, at alle projekter realiseres i det planlagte år, hvilket erfaring imidlertid viser ikke holder.
2) Det antages, at alle projekter realiseres.
3) Det antages, at Rambølls estimater fra 2016 vedr. projekternes priser holder, hvilket erfaring viser de ikke altid gør.
4) Der er ikke kalkuleret med, at enkelte haller er momsregistret og enkelte haller er delvis momsregistreret, hvilket betyder, at der ved enkelte projekter ikke skal gives procentmæssigt tilskud til købsmomsen.

Dvs. at det er svært at vurdere det endelige behov for kommunal medfinansiering i forhold til de forskellige modeller og tilskudsprocenter etc. De nævnte beløb er således estimater.  

Forvaltningen foreslår, at byrådet tænker på tværs af de kommende 3 år, da behovet/ belastningen på puljen er meget varierende mellem årene, og at ubrugte midler normalt overføres mellem årene.

- Alternativ model 1: Prioritet 3 projekter medtages og der gives fortsat 75% i tilskud 

1. Prioritet 3 projekter laves systematisk og skal ikke enkeltsagsbehandles via byrådet.

2. Størrelsen af egenfinansieringen er uændret og nogle hallerne kan fortsat ikke løfte den.

3. Umiddelbart udgiftsneutral / det aktuelle budget for halvedligeholdelse holdes "cirka" set på tværs af årene, hvis alle tal holder og alle projekter realiseres etc.

- Alternativ model 2: Alene prioritet 1 og 2 projekter og med 90% tilskud

1. Langt de fleste vedligeholdelsesprojekter ligger under 1 mio. kr. og en egenfinansiering vil ved denne model således max lyde på 100.000 kr. De absolut største projekter under puljen er i størrelsen 2 mio. kr. Disse projekter er der meget få af, og her vil egenfinansieringen være på max 200.000 kr., hvilket forvaltningen finder realistisk for en hal at finde.  
2. Alene prioritet 1 og 2 projekter laves/ dvs. der laves ikke prioritet 3 projekter. Disse vil således fortsat være en udfordring.
3. Det aktuelle budget holdes og der vil være væsentlige ubrugte midler i 2020 og 2021/ set på tværs af årene vil der være væsentlige, ubrugte midler.

Alternativ model 3: Prioritet 3 projekter medtages og der gives 80% i tilskud

1. Prioritet 3 projekter laves systematisk og ikke skal enkeltsagsbehandles via byrådet.

2. Flere projekter realiseres, da egenfinansieringen er sænket lidt.

3. Vedligeholdelsespuljen er ikke stor nok. Der mangler cirka 1 mio. kr. i puljen på tværs af årene. Det er dog muligvis realistisk at "indhente" dette via ikke realiserede projekter og via momsen etc,

Alternativ model 4a: Prioritet 3 projekter medtages og der gives 90% i tilskud

1. Langt de fleste vedligeholdelsesprojekter ligger under 1 mio. kr. og en egenfinansiering vil ved denne model således max lyde på 100.000 kr. De absolut største projekter under puljen er i størrelsen 2 mio. kr. Disse projekter er der meget få af, og her vil egenfinansieringen være på max 200.000 kr., hvilket forvaltningen finder realistisk for en hal at finde. Dermed er der gode forudsætninger for, at projekter realiseres.

2. Prioritet 3 projekter laves systematisk og skal ikke enkeltsagsbehandles via byrådet.

3. Der er væsentlige finansielle udfordringer ved modellen/ Vedligeholdelsespuljen er ikke stor nok. Der mangler cirka 2,5 mio. kr. i puljen på tværs af årene, hvis tallene holder. Det er dog realistisk at "indhente" en brøk af dette via ikke realiserede projekter og via momsen etc.

Alternativ model 4b: Den fleksible hvor prioritet 3 projekter medtages og der gives 90% i tilskud med forbehold for puljens ramme

Ved denne model arbejdes med den betragtning, at der er en række usikkerheder:

1) Det antages, at alle projekter realiseres i det planlagte år, hvilket erfaring viser ikke holder.

2) Det antages, at alle projekter realiseres.

3) Det antages, at Rambølls estimater fra 2016 vedr. projekternes priser holder, hvilket erfaring viser de ikke altid gør.

4) Der er ikke kalkuleret med, at enkelte haller er momsregistret og enkelte haller er delvis momsregistreret, hvilket betyder, at der ved enkelte projekter ikke skal gives procentmæssigt tilskud til købsmomsen.

Ved denne model ”satser” vi på, at ovennævnte usikkerheder "svinger" til vores fordel. Dvs. at vi planlægger med at opnår bedre priser på projekterne, end Rambølls estimater, at vi indhenter noget på momsen, at nogle projekter ikke realiseres indenfor de kommende 3 år etc.  

Hvis man som udgangspunkt medtager prioritet 3 projekter og giver 90% i støtte, kan man indbygge den forudsætning i bevillingsbrevene, at det er efter først-til-mølle princippet. Dvs. at hvert enkelt projekt godkendes i den rækkefølge, som hallerne melder tilbage, at de ønsker at gå igang med projektet. Når puljen er brugt, sættes der ikke flere projekter igang.

Styrken ved dette model er, at både prioritet 1,2 og 3 projekter sættes igang og med en lav egenfinansiering. Styrken er også, at en eventuel besparelse på et projekt "straks" kan gå videre til at finansiere det næste, fordi puljen og budgettet er dynamisk.

Risiko er, at vi i 2021 kan stå med en række projekter, som ikke er blevet sat igang, hvis priserne etc. ”svinger” til den forkerte siden. Dvs. at vi risikere, at nogle haller bliver ”klemt” i modellen. Til gengæld kan hallerne få lov til at arbejde med både prioritet 3 projekter og opnå en høj egenfinansiering, uden at budgettet for puljen skal øges.  

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og fritidsudvalget godkender forslag til samarbejdsaftale mellem Rebild kommune og STUBhuset. 

Driftstilskuddet fra Rebild Kommune udgør i 2018 i alt 718.954 kr. Beløbet er inkl. de 100.000 kr. der blev bevilget for hver af de tre kulturhuse i forbindelse med budgetforliget for 2018. 

Samarbejdsaftalen mellem Rebild Kommune og den selvejende institution STUBhuset udløb den 31.12.2017. Forvaltningen har været i dialog med STUBhuset og har udarbejdet en ny samarbejdsaftale for en 10-årig periode - 1. september 2018 - 31. december 2027. Aftalen træder først i kraft fra september, eftersom det var nødvendigt at afvente en række politiske beslutninger vedrørende Rebild Kulturskoles fremtidige placering, som har direkte indflydelse på aftalen med STUBhuset, da kulturskolen hidtil har haft råderet over en række lokaler i STUBhuset.

 
Samarbejdsftalen har til formål at:

• Synliggøre og præcisere samarbejdsrelationerne mellem Stubhuset og Rebild Kommune.
• Synliggøre Stubhusets ydelser og serviceniveau i forhold til de midler, som byrådet stiller til rådighed.

Stubhuset modtager et driftstilskud fra Rebild Kommune for levering af en række ydelser beskrevet i vedlagte forslag til samarbejdsaftale.

Kulturhuset skal fungere som et socialt og kulturelt samlingssted for alle interesserede borgere, foreninger og aktører og være ramme for- og initiativtager til kulturelle og sociale aktiviteter, fx. koncerter, udstillinger, foredrag m.v. STUBhuset skal sikre offentligt kendskab og synlighed omkring kulturhuset, og kulturskolen skal have ret til vederlagsfrit at råde over lokaler i pavillonen til billedskole og depot, ligesom Rebild Kommune vederlagsfrit kan benytte STUBhusets lokaler 10 gange om året.

Aftalen kan af begge parter opsiges i aftaleperioden med 12 måneders varsel til den 1. i en måned. STUBhuset har ønsket en længere aftaleperiode, da det kan være en fordel i forhold til fondsansøgninger, at aftaleperioden og dermed det økonomiske fundament rækker et godt stykke ud i fremtiden.

Aftalens længde ændrer ikke på det allerede gældende forhold, at hvis Byrådet på et tidspunkt beslutter at ændre i tilskudsstørrelsen til STUBhuset, vil en sådan ændring først kunne effektueres efter et år, da aftalen med STUBhuset i så fald skal opsiges og genforhandles med et års varsel.

Såfremt Kultur- og fritidsudvalget kan godkende forslaget til samarbejdsaftalen med STUBhuset, vil forvaltningen tage kontakt til STUBhuset for at indgå aftalen.