Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor byrådet anbefaler at sende indkøbs- og udbudsstrategien i høring i Erhvervsudviklingsrådet og i Rebild Kommunes MED-organisation med høringsfrist den 20. december 2021.

Beslutning fra Økonomiudvalget, 10. november 2021, pkt. 267:

Indstilles godkendt.

Økonomiudvalget ønsker at drøfte niveauet for kommunens krav til garantistillelse, når indkøbs- og udbudsstrategien skal godkendes endeligt.

Tommy Degn deltog ikke i behandlingen af sagen.

Der er ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser af strategien.

Et samlet byråd i Rebild Kommune vedtog i 2019 at arbejde aktivt med FN´s verdensmål og bæredygtig udvikling. En af indsatserne er at justere indkøbs- og udbudsstrategien i en mere bæredygtig retning. Det gælder for alle kommunes indkøb, herunder bygge- og anlægsopgaver og varer- og tjenesteydelser.

Strategien tager afsæt i KL´s fælleskommunale indkøbsstrategi 2020 - 2024 "Indkøb med mening" og de tre indsatsområder: 1) Bæredygtigt indkøb, 2) Indkøb er en del af kerneforretningen og 3) Professionalisering af indkøb.
Den nye fælleskommunale indkøbsstrategi sætter bl.a. fokus på, at indkøbsfagligheden understøtter kerneforretningens opgaveløsning. Dette hviler fortsat på de grundliggende indkøbsdiscipliner såsom kontraktstyring, og at professionalisering af indkøb videreføres og styrkes.

Forslaget fremlægges med henblik på, at indkøbs- og udbudsstrategien sendes i høring i Erhvervsudviklingsrådet og I Rebild Kommunes MED organisation med høringsfrist den 20. december 2021.
Strategien vil endvidere være tilgængelig på Rebild Kommunes høringsportal, hvor alle har mulighed for at afgive høringssvar. Der er indlagt temamøde med byrådet den 26. januar 2022. Indkøbs- og udbudsstrategien, herunder behandling af indkomne høringssvar forventes endeligt behandlet i byrådet den 24. februar 2022.

Forslag til indkøbs- og udbudstrategi og håndbog til dig der køber ind, og dig der laver udbud samt tids- og procesplan, er vedhæftet som bilag.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for byråd anbefaler:

• At der etableres en whistleblower-ordning i samarbejde med kommunens eksterne revisionsselskab

• At ordningen i Rebild kommune vil omfatte ansatte, tidligere ansatte, kommende ansatte/jobansøgere og samarbejdsparter – herunder leverandører.

• At følgende 3 personer udpeges til at sikre behandlingen og dialogen med eksterne revisionsselskab: hhv. centerchef i Fællescenter Sekretariatet, funktionsleder for jura og Centerchef i Natur og Miljø samt

• At udkast til politik godkendes.

Beslutning fra Økonomiudvalget, 10. november 2021, pkt. 265:

Indstilles godkendt.

Tommy Degn deltog ikke i behandlingen af sagen.

17. december 2021 træder ny lov i kraft, der giver mulighed for, at man kan indberette en række lovovertrædelser til en whistleblowerordning. Loven blev vedtaget 29. juni 2021 og er en gennemførelse af det såkaldte EU-whistleblowerdirektiv.

Formålet med direktivet er at styrke håndhævelsen af EU-retten og politikker inden for specifikke områder, ved at fastsætte minimumsstandarder i EU, der skal sikre et højt beskyttelses niveau for personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten. Anvendelsesområdet gælder inden for flere specifikke EU-retsakter, fx: offentligt udbud, hvidvask af penge og finansiering af terrorisme, produktsikkerhed og forbrugerbeskyttelse, miljøbeskyttelse mv

Loven om beskyttelse af whistleblowere stiller blandt andet krav om, at virksomheder og offentlige myndigheder af en vis størrelse skal etablere interne whistleblowerordninger, herunder fastlægge en politik på området. De nordjyske kommuner har drøftet muligheden for en fælles løsning, men det er endeligt besluttet her, at en ordning skal administreres individuelt i de enkelte kommuner.

Ordningens omfang:

En ordning skal som minimum give ansatte mulighed for at indberette forhold om arbejdsrelaterede aktiviteter og hvor der kan være mistanke om lovovertrædelser, men der gives mulighed for at udvide ordningen til andre persongrupper. Der er blandt nordjyske kommuner valgt forskellige modeller for ordningens omfang - et par stykker har valgt en minimumsordning, mens andre har udvidet kredsen. Det indstilles at ordningen i Rebild kommune vil omfatte både ansatte, tidligere ansatte, kommende ansatte/jobansøgere og samarbejdsparter – herunder leverandører. Dette svarer også til ordningens omfang på statens område.

Procedure for indberetning og opfølgning:

Der etableres en indberetningskanal i samarbejde med kommunens eksterne revisionsselskab BDO. Indberetningskanalen skal gennem etablering og drift sikre, at den indberettendes person identitet forbliver anonym, at fortroligheden for enhver tredjepart nævnt i indberetningen er beskyttet samt at uautoriserede medarbejderes adgang forhindres.Der er ikke pligt til at sikre anonymitet, men dette foreslås dog her. Dette for at sikre ordningens legitimitet og i forhold til medarbejderne, også af personalepolitiske årsager.

Der udarbejdes politik for whistleblower-ordningen. Udkast vedlagt som bilag.

Det indstilles endvidere til politisk behandling, at der udpeges 3 personer til at sikre behandlingen af indkomne henvendelser. Udpegningen anbeles at ske blandt funktioner der er upartiske og uafhængige, horfor der peges på hhv. centerchef i Fællescenter Sekretariatet, funktionsleder for jura og Centerchef i Natur og Miljø.