Med henblik på tilrettelæggelsen af mødevirksomheden for Byråd og udvalg i 2017 har forvaltningen udarbejdet et forslag til mødekalender. Forslaget er udarbejdet med udgangspunkt i de principper der også ligger til grund for mødeplanlægningen i de

foregående år således:

Der tilrettelægges et månedligt møde i henholdsvis Byråd, Økonomiudvalg og fagudvalg.

Byrådsmøderne fastlægges som udgangspunkt sidste torsdag i måneden idet der i mødeplanlægningen tages hensyn til ferier og konkrete behov i forbindelse med budgetlægningen.

Der planlægges med temamøder forud for hver Byrådsmøde. Disse møder aflyses såfremt der ikke foreligger temaer/emner.

Møderne i Økonomiudvalget afvikles som udgangspunkt i ugen forud for byrådsmøderne.

Møderne afholdes på onsdage.

Fagudvalgene tilrettelægger deres møder i ugen/ugerne forud for mødet i Økonomiudvalget således at disse – for så vidt angår sager der skal viderebehandles i Økonomiudvalget – tilrettelægges senest onsdage i ugen forud for Økonomiudvalgsmødet.

Ugerne 8 – vinterferie – og 42 – efterårsferie – søges holdt mødefri.

Mødevirksomheden i august afpasses skolernes sommerferie således fagudvalgsmøder afholdes i uge 33, budgetseminar og ØK i uge 34 og BY i uge 35.

Mødevirksomheden i september og oktober afpasses efter de tidsmæssige krav til den kommunale budgetlægning.

Juli måned samt sidste del af december måned mødefri.

Specifikt for 2017 kan nævnes:

At Byrådets visionsseminar foreslås til den 2. marts.

At Fællesmøde med deltagelse af Hovedudvalget samt Byrådet foreslås til den 28. februar.

At Byrådets budgetseminar foreslås til den 21. august.

At der afholdes ekstraordinært ØK-budget møde den 4. september.

At der afholdes budgetaften den 4. oktober.

At der afholdes kommunalvalg den 21. november

At der afholdes konstituerende byrådsmøde for det kommende byråd dem 14. december

At der afholdes afslutning for byrådet i forlængelse af byrådsmødet den 21. december.

Økonomiudvalgsmøde den 6. oktober.

foranstaltning

Økonomiudvalget, 18. maj 2016, pkt. 104:

Indstilles godkendt idet det konstituerende møde for det kommende byråd afholdes den 5. december 2017.

Byrådets møde den 23. juni 2016 flyttes fra kl. 17.00 til 14.30.

Administrativ bemærkning:

I forhold datoen for det konstituerende møde gøres der opmærksom på reglerne i valgloven:

§ 93

Enhver vælger i kommunen henholdsvis regionen kan klage over valget. Klager skal indgives skriftligt til kommunalbestyrelsen henholdsvis regionsrådet senest ugedagen efter valgdagen. Klager afgøres på et møde, der afholdes snarest efter klagefristens udløb. Stk. 2. Spørgsmålet om, hvorvidt en valgt kandidat har mistet sin valgbarhed på grund af straf, jf. § 4, afgøres efter reglerne i § 101.

§ 94

Afgørelser efter § 93, stk. 1, kan indbringes for økonomi- og indenrigsministeren af enhver vælger i kommunen henholdsvis regionen senest 14 dage efter, at afgørelsen er meddelt klageren.

Det betyder, at der, hvis der indgives klage,  tidligst kan være fuld sikkerhed for valgresultatet tre uger efter valget.

Hvis byrådet ønsker konstituerende møde den 5. december 2017 må det derfor være med forbehold for klager – og med fastsættelse af en alternativ dato eller bemyndigelse til at fastsætte en alternativ dato, hvis der indgives klager.

Den interne kontrol er et supplement til den eksterne revision, og det årlige omfang af den interne revision skal i henhold til Regulativ for økonomisk styring som udgangspunkt omfatte 3-4 institutioner og 1-2 afdelinger, som udvælges af økonomichefen.

Den interne kontrol har i 2015 omfattet følgende områder:

• Center Familie og Handicap - udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste til familier med handicappede børn og udbetaling af km-penge
• Himmerlandsbilletten - håndtering af kontantkasser
• Børnecenter Himmerland - håndtering af kontantkasser og ledelsestilsyn
• Driftsenheden - ledelsestilsyn
• FB60 bilag - ledelsestilsyn

Hertil kommer at der er lavet en større udredning omkring mellemkommunale refusioner på især førtidspension, BBR-registrering og betalingskommunefolketal, hvor vi har brugt ekstern assistance til at løse opgaven.

Arbejdet med sporing og hjemsøgning af mellemkommunale refusioner har i 2015 netto bidraget positivt med ca. 1,2 mio.kr.

BBR og betalingskommunefolketal estimeres i 2016 til at bidrage med et forbedret udligningsgrundlag på ca. 4,9 mio. kr.. Dette er en del af det vedtagne budget for 2016-19. Der er dog væsentlige usikkerheder i estimatet, da det er under forudsætning af en alt andet lige betragting for øvrige kommuner. Beløbene er derfor mere vejledende.

Økonomiudvalget, 18. maj 2016, pkt. 103:

Indstilles taget til efterretning.