Med henblik på tilrettelæggelsen af mødevirksomheden for Byråd og udvalg i 2016 har forvaltningen udarbejdet et forslag til mødekalender. Forslaget er udarbejdet med udgangspunkt i de principper der også ligger til grund for mødeplanlægningen i de foregående år således:
Der tilrettelægges et månedligt møde i henholdsvis Byråd, Økonomiudvalg og fagudvalg.
Byrådsmøderne fastlægges som udgangspunkt sidste torsdag i måneden idet der i mødeplanlægningen tages hensyn til ferier og konkrete behov i forbindelse med budgetlægningen.
Der planlægges med temamøder forud for hver Byrådsmøde. Disse møder aflyses såfremt der ikke foreligger temaer/emner.
Møderne i Økonomiudvalget afvikles som udgangspunkt i ugen forud for byrådsmøderne. Møderne afholdes på onsdage.
Fagudvalgene tilrettelægger deres møder i ugen/ugerne forud for mødet i Økonomiudvalget således at disse – for så vidt angår sager der skal viderebehandles i Økonomiudvalget – tilrettelægges senest onsdage i ugen forud for Økonomiudvalgsmødet.
Ugerne 8 – vinterferie – og 42 – efterårsferie – søges holdt mødefri.
Mødevirksomheden i august afpasses skolernes sommerferie således fagudvalgsmøder afholdes i uge 33, budgetseminar og ØK i uge 34 og BY i uge 35.
Mødevirksomheden i september og oktober afpasses efter de tidsmæssige krav til den kommunale budgetlægning.
Tilsvarende er juli måned samt sidste del af december måned mødefri.
Specifikt for 2016 kan nævnes:
At Byrådets visionsseminar foreslås til den 3. marts.
At Byrådets budgetseminar foreslås til den 23. august.
At der afholdes ekstraordinært ØK-budget møde den 5. september.
At Byrådets budgetaften foreslås til den 5. oktober efterfulgt af et ekstraordinært Økonomiudvalgsmøde den 7. oktober.
Generelt sigtes der mod, at den samlede mødevirksomhed tilrettelægges således, at der dels sikres den fornødne sagsbehandling og sagsforberedelse i forvaltningen og dels en beslutningsproces uden unødig forsinkelse i forhold til behandlingen af de enkelte sager.
Udskriv
Læs højt
