Forvaltningen har med baggrund i Byrådets beslutning foretaget beregninger af projektet om levering af frisklavet, varmholdigt mad til ældrecentrene. Der er set på hvilke forudsætninger der skal være til stede for at gennemføre projektet, og der er foretaget beregninger af investeringsbehov i såvel drift som anlæg. Som bilag er vedlagt uddybende tegninger, tidsplan og økonomi for ombygning af Produktionskøkkenet.

Behov for ombygning af Produktionskøkkenet

Produktion og levering af varmholdig mad til ældrecentrene vil kræve en ny og anden produktionsform og opbevaring af mad, end den der i dag benyttes ved køle/vakuummad. I dag produceres maden fra mandag til torsdag i en fleksibel vekselvirkning mellem kold og varm mad til ældrecentrene og produktion af mad ud af huset. Produktionen foregår på relativt beskeden plads og maden køres ud én gang ugentligt i éngangsemballage.

Ved den ny produktionsform skal der produceres mad alle ugens syv dage, og maden skal holdes varm/kold, pakkes og leveres på samme dag indenfor en bestemt tidsramme. Der skal endvidere som hidtil produceres mad ud af huset, og der skal, som noget nyt, modtages 300 urene madcontainere retur fra ældrecentrene, som skal rengøres og genbruges. Den ny produktionsform betyder, at der skal produceres betydeligt mere mad på én gang i Produktionskøkkenet end ved køle/vakuum produktion. Det betyder også, at der skal indkøbes og skaffes plads til 33 store varmekasser til at holde maden varm, og det betyder, at der skal omlægges arbejdsgange. De nye arbejdsgange skal være således, at personalet på samme tid kan producere flere typer mad og rengøre urene madcontainere under korrekte hygiejnemæssige forhold.

Disse nye forhold kræver at Produktionskøkkenet nødvendigvis må ombygges, således der kan skabes den fornødne plads til madproduktion, opbevaring og rengøring samtidig med at det gøres muligt, at øge kvaliteten af maden.

Køkkenområdets leder har i samspil med forvaltningen og arkitekter foretaget en vurdering af hvilke ændringer i Produktionskøkkenets indretning, der er nødvendige at gennemføre (se bilag). De væsentligste er:

• Køkkenområdet, hvor maden produceres, skal udvides, således det bliver muligt at producere kold og varm mad samtidigt, og at maden kan udportioneres til de enkelte centre.
• Kontor, personalerum og lager skal flyttes samt toilet, garderobe og ventilationsskakt skal fjernes, for at skabe plads til nyt grovkøkken og større separat opvaskerum.
• Etablering af et vindfang er nødvendigt til opbevaring af ca. 33 varmekasser, idet hver kasse måler 90x54x150 cm som der ikke er plads til i den nuværende ramme.

Hygiejnemæssige krav til produktionskøkkenet

Fødevarestyrelsen skal godkende Produktionskøkkenets indretning forud for, at en ny produktionsform kan påbegyndes. I den forbindelse skal de hygiejnemæssige forhold overholde reglerne. Bl.a. er det væsentligt, at der ikke er risiko for krydssmitte fra råvarer og opvask til tilberedning af maden. Derfor et det nødvendigt, at sikre arbejdsgange, hvor urene råvarer ikke kommer i kontakt med madproduktionen og at de urene containere, der kommer retur fra ældrecentrene ligeledes adskilles fra madproduktionen. Da sidstnævnte er en ny arbejdsgang kræves mere plads til opvask, der er adskilt fra køkkenet.

Opvaskeopgaven vil blive betydeligt større end den er i dag, idet personalet vil skulle håndtere opvask af 300 containere som kommer tilbage fra ældrecentrene hver dag. I den nuværende produktionsform anvendes engangsemballage, der i sagens natur ikke kræver opvask.

Indkøb af varmekasser

Udover behov for ændringer af Produktionskøkkenets indretning er det behov for indkøb af varmekasser, der kan holde den varme mad varm. Den varme mad vil hver dag blive fordelt og pakket i 300 såkaldte madcontainere, der herefter skal pakkes i 33 varmekasser som leveres på ældrecentrene. Varmekasserne koster 582.900 kr. i engangsudgift. Alternativet vil være at lease varmekasserne, men det vil give en større udgift i den toårige periode.

Samlet set vil især et nyt grovkøkken og udskiftning af ovne muliggør, at kvaliteten af maden vil kunne øges, idet der kan produceres mad fra bunden og mere mørt kød. Det ombyggede køkken vil uden videre kunne genanvendes til den nuværende produktionsform, hvis dette senere skulle ønskes.

Tidsplan og ombygningsperiode

Såfremt det besluttes at Produktionskøkkenet skal ombygges som skitseret, skal der gennemføres et udbud af byggeopgaven i overensstemmelse med udbudspolitikken. En tidsplan for ombygning af køkkenet ser derfor således ud:

Som det fremgår af tidsplanen vurderes ombygningen af produktionskøkkenet at vare ca. 3½ måneder. I denne periode er det nødvendigt at finde muligheder for produktion af maden et andet sted. En mulighed er, at produktionskøkkenets personale fordeles ud på ældrecentrenes modtagerkøkkener og derfra producerer maden. Til denne løsning vil alle ældrecentre i ombygningsperioden få leveret varmholdigt mad til frokost med start den 1. august 2016. Produktionen af maden kan fordeles på fire ældrecentre med de største køkkener; Nørager, Skørping, Bælum og Suldrup, og herefter fordeles ud på de resterende ældrecentre. Denne løsning kan kun fungere hvis der produceres varm mad, og ikke køle/vakuummad, da køle/vakuummad kræver specielle maskiner der ikke findes på ældrecentrene. Udgiften hertil indeholder dermed lønudgifter for at have personale til at kunne lave maden, også i f.eks. weekenden.

Det skal bemærkes, at løsningen kræver en særlig dispensation fra Fødevarestyrelsen, som forvaltningen dog vurderer realistisk at få, idet der er tale om en afgrænset periode.

Væsentligt er det også at fremhæve, at varmholdig produktion af mad på fire ældrecentre alle ugens dage kræver en øget bemanding for at kunne løse opgaven, hvilket vil  koste ca. 449.000 kr. i øgede til lønudgifter i ombygningsperioden.

Behov for mere personale

Udover krav til ombygning og indkøb betyder den nye produktionsform i Produktionskøkkenet også, at der skal bruges mere arbejdskraft. Udover det personale, der er i køkkenet i dag, er der behov for ansættelse af følgende personale, når der skal produceres og udkøres varm man alle ugens dage:

·  Køkkenassistent  30 timer om ugen

·  Chauffør  30 timer om ugen

·  Elev  EGU-vilkår

·  27 timer i weekender og helligdage  50 pct. tillæg i weekenderne afspadseres

Krav til transport

Den varme mad skal udkøres på alle ugens dage i modsætning til i dag, hvor kølemaden bliver én gang om ugen.

Ved udkørsel af den varme mad kan kommunen mest hensigtsmæssigt opdeles i to ruter:

1.  Øster Hornum, Suldrup, Nørager, Rørbæk og Haverslev

2.  Ådalscentret, Skørping, Terndrup og Bælum

Rute 1 er 150 km. og rute 2 er 50 km. Bilerne kommer til at køre ca. 120.000 km., mere om året end der bliver kørt i dag. Den øgede kørsel vil betyde øgede udgifter til diesel, vedligehold og reparationer, som forventes at være på omkring 120.000 kr. årligt.

Den nuværende varebil er ikke stor nok til at rumme den mad der skal leveres. Det er derfor nødvendigt at købe to nye varebiler, der kan levere på hver sin rute. Varebilerne forventes at kunne købes brugt til ca. 200.000 kr. pr. stk. Det er ikke fundet økonomisk rentabelt at lease to biler i forsøgsperioden. Ved salg forventes køkkenets nuværende varebil, at kunne indbringe ca. 120.000 kr.

Serviceniveau i forsøgsperioden

I dag serverer fem ud af kommunens ti ældrecentre varm mad til frokost, og fem ældrecentre serverer varm mad til aften.

Når maden produceres og leveres varmholdig hver dag vil den billigste løsning være, at den varme mad leveres til frokost mellem kl. 11.30 og 12.30 alle ugens dage. Det betyder at alle ældrecentre skal spise den varme mad til frokost, til forskel fra nu hvor det enkelte ældrecenter selv kan bestemme, om de vil have varm mad til frokost eller til aftensmad. Hvis maden skal serveres om aftenen, vil det kræve et øget antal personaletimer i produktionskøkkenet for at køkkendriften kan løbe rundt fra morgen til aften. Det vil også betyde øgede lønudgifter. Samlet set forventes der at skulle bruges 90,5 personaletimer mere om ugen, svarende til ca. 815.000 kr. i årlige lønudgifter, for at den varme mad skal bringes ud om aftenen frem for til frokost.

Forvaltningen bemærker, at såfremt der gennemføres en ombygning af køkkenet, vil det også være muligt for produktionskøkkenet at byde ind på levering af madservice til Rebild Kommunens hjemmeboende, ældre borgere. Det er der ikke plads til i dag.  

I Budget 2016 er der afsat i alt 3 mio. kr. over en toårig periode til den nye produktionsform i produktionskøkkenet.

Samlet set er der engangsudgifter til biler, drift i byggeperioden og opbevaring for ca. 0,86 mio. kr. Herudover skal der tillægges en engangsudgift til anlæg på 3,7 mio. kr. (se en uddybning af denne udgift i bilag).

De årlige driftsudgifter forventes at ligge på omkring 0,8 mio. kr., ud fra de forventede udgifter på området.

Over projektets to år, vil forbruget løbe op på 6,16 mio. kr. i engangsudgifter og driftsudgifter, hvilket er 3,16 mio. kr. mere end der er afsat budget til over de to år. Hvis projektet forlænges vil de årlige udgifter ud fra ovenstående blive på ca. 0,8 mio. kr. årligt.  

-  = merforbrug

Byrådet har afsat 3 mio. kr. i 2016 og 2017 til forsøgsprojektet. Som det fremgår af økonomiafsnittet, er det forvaltningen vurdering, at der er behov for 5,4 mio. kr. i 2016 og 0,8 mio. kr. i 2017 for at gennemføre projektet. Forvaltningen kan, som følge heraf pege på følgende løsningsforslag:

1. At Sundhedsudvalget over Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler, at den nytilkomne værdighedspulje til ældreområdet prioriteres til finansiering af de 3,2 mio.kr. til forsøgsprojektet i 2016. Rebild Kommune vil modtage 5 mio. kr. til værdighedsindsatser, der skal iværksættes på baggrund af en værdighedspolitik.
2. At Sundhedsudvalget overfor Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler, at der tilføres forsøgsprojektet en tillægsbevilling på 3,2 mio. kr. i 2016.
3. At Sundhedsudvalget overfor Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler at der tilføres forsøgsprojektet en ekstra bevilling på 3,2 mio. kr. i 2016, som finansieres ved en kritisk gennemgang af investeringsoversigten for 2016.
4. At Sundhedsudvalget overfor Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler, at bevare den nuværende produktionsform, og at kvaliteten af maden i stedet øges ved at etablere et grovkøkken og udskifte ovne. Denne løsning muliggør produktion af mad fra bunden og stegning af kød der gør det mere mørt. Løsningen vil koste i alt 1,3 mio. kr. i 2016 som en engangsinvestering.

Administrativ bemærkning:
Forvaltningen gjorde opmærksom på, at det korrekte tal for servering af maden til aften er 441.000 kr. og ikke 815.000 kr. som angivet i dagsordensteksten.Beslutning:
Et flertal bestående af Henrik Christensen, Annette Søegaard og Per Vilsbøll ønsker at indstille forvaltningens løsningsforslag 4 med den tilføjelse, at der ønskes størst mulige anvendelse af økologiske varer og indkøb lokalt.Jens Laurits Pedersen ønsker at indstille løsningsforslag 4 forudsat, at der laves forsøgsprojekt på et ældrecenter med produktion af mad.Jeanette Sagan forbeholder sig stillingtagen.

Det politisk godkendte kommissorium opstillede følgende principper for model C:

• Sikre en decentral ledelse af driftsenhederne på pleje og omsorgsområdet, hvor ledelsen er synlig og tilstedeværende for medarbejdere, brugere, pårørende og frivillige. Ledelsen skal klart vise vejen for udvikling, motivation og trivsel.
• Sikre at ledelsen både har decentrale frihedsgrader og klare fælles mål.
• Kontraktholdere/ledere som skal referere direkte til centerchefen.
• Understøtte en så effektiv drift af pleje og omsorgsområdet som muligt med mest muligt faglig og ledelsesmæssig kvalitet inden for budgetrammen.
• Sikre gode rammer for tværfagligt samarbejde og en helhedsorienteret opgaveløsning, hvor borgerens selvhjulpenhed og behov er i centrum.
• Sikre de bedste mulige rammer for løbende erfaringsudveksling og faglig sparring på tværs af Center Pleje og Omsorg og i samspil med andre relevante centre i Rebild Kommune.
• Sikre klare og tydelige beskrivelser af de vigtigste ledelsesmæssige opgaver, som de decentrale ledere skal løse for at understøtte centerchefen og Fremtidens senior- og handicapservice bedst muligt.
• Væsentlige krav til ledelsesegenskaber skal beskrives - herunder hvilke færdigheder, prioriteter og arbejdsværdier de decentrale ledere skal have for at lykkes med ledelsesopgaven.
• Centerchefen skal tilvejebringe forslag til proces for besættelse af lederstillinger.

Med baggrund i kommissoriet har en arbejdsgruppe udarbejdet forslag til ny ledelsesstruktur - model C. I model C imødekommes alle principperne fra kommissoriet, og der sikres såvel en decentral som en synlig ledelse, sikker drift og en ledelsesstruktur, der kan understøtte strategien for Fremtidens senior- og handicapservice. (Bilag 1).

Beskrivelse af model C

Forslaget rummer en flad organisationsstruktur, hvor 14 ledere har direkte reference til centerchefen.

I model C er ledelsen opdelt i ledelse af ældrecentre, hjemmepleje og sygepleje, således at lederne fremadrettet kun er leder for ét af de tre områder. Denne opdeling sikrer en entydighed i opgaver og ansvarsområder og en mulighed for et klart ledelsesfokus på udviklingen af de enkelte fagområder, som hver for sig er i en rivende udvikling jf. Fremtidens senior- og handicapservice.

I model C samles ledelsen og driften af de 10 ældrecentre i 5 geografiske enheder med fælles ledelse og drift på tværs. Samdriften af ældrecentrene to og to sikrer bedre muligheder for en rationel drift, idet ældrecentrene er for små og dyre til at drifte som enkeltstående, som det er i dag. Samtidig vil de sammenlagte enheder have et passende ledelsesspænd. Hvert driftsfællesskab har én ældrecenterleder og én assisterende centerleder, således der altid er en leder tilgængelig i de enkelte huse. En fælles ledelse af ældrecentrene vil betyde fleksibilitet i planlægningen af den daglige drift, idet det vil være muligt, at medarbejdere der har fællesledelse kan arbejde på begge ældrecentre.

Det bemærkes, at samdriften af ældrecentrene ikke har til hensigt, at gøre op med individuelle forskelle mellem de enkelte centre. Hvert center kan således fortsat have sit eget lokale præg og råderum.

Hjemmeplejen samles i model C i tre distrikter fordelt på øst, vest og syd. Hjemmeplejelederne får relative ens distrikter både hvad angår antal borgere, kørelister og medarbejdere. Lederne af hjemmeplejen assisteres af en planlægger, der dels har fuldt fokus på rationel planlægning og disponering, men som også er stedfortræder i lederens fravær (fx. sygdom og ferie). Fordelen ved at samle hjemmeplejen er, at medarbejderne bliver specialiseret inden for opgavefeltet - borgere i eget hjem, deres livssituation og behov - frem for at skulle rumme en langt bredere målgruppe af borgere med flere og mere komplekse behov. Ved at inddele hjemmeplejen i tre distrikter bestående af teams giver det endvidere mulighed en effektiv planlægning af kørelister/opgaver samtidig sikres hjemmeplejens tre baser geografisk fordelt i kommunen. Som udgangspunkt møder medarbejderne ind, hvor de organisatorisk er forankret, men der er mulighed for at møde ind hos borgeren. På denne vis sikres en fleksibilitet i forhold til planlægning af arbejdsdagen.

Sygeplejen forbliver i model C, en samlet enhed, som det er tilfældet i dag.

Opsummerende organiseres Center Pleje og Omsorg i model C som følgende:  

Ældrecentrene

• Betegnelsen for ledelsen på ældrecentrene er: Ældrecenterleder og assisterende ældrecenterleder
• Et ledelsesspænd på 30-35 medarbejdere pr. leder

Hjemmeplejen

• Betegnelsen for ledelsen i hjemmeplejen er: Hjemmeplejeleder
• Et ledelsesspænd på 40-50 medarbejdere pr. leder
• Der etableres tre hjemmeplejedistrikter fordelt på øst, vest og syd. Distrikternes base er geografisk fordelt i kommunen ud fra distrikternes område
• Nattevagten forankres decentralt ved de tre hjemmeplejeledere

Sygeplejen

• Betegnelsen for ledelsen i sygeplejen er: Leder af sygeplejen og assisterende leder af sygeplejen
• Sygeplejen rummer alle sygeplejersker i Center Pleje og Omsorg - herunder demenssygeplejersker, centersygeplejersker og de udekørende sygeplejersker
• Sygeplejen forslås også i den fremtidige organisering placeret i Skørping

Serviceteam og hjælpemiddeldepot

• Alle pedeller og hjælpemiddeldepotet samles i et team med selvstændig ledelse og økonomisk budget

Borgervisitation og administration

• Betegnelsen ændres fra Myndighed til Borgervisitation
• Administrationens medarbejdere skal fremadrettet referere til funktionslederen af Borgervisitation og administration

Produktionskøkkenet

• Produktionskøkkenet og modtagerkøkkenerne samles under en ledelse, fordi det skaber et bedre fokus på det gode måltid. Samtidig får køkkenet fælles økonomi.

Boformerne

• Der skal nedsættes en arbejdsgruppe, som skal beskrive fordele og ulemper ved boformernes fremtidige organisatoriske forankring i Center Pleje og Omsorg og i Center Familie og Handicap.

For at kunne arbejde i samme retning skal der i den samlede ledergruppe sættes fælles mål og retning. Samtidig sikres der igennem tværgående teams et bedre samarbejde, hvor forskellige medarbejdergrupper får mulighed for at vidensdele og løse opgaverne på en helhedsorienteret måde til gavn for borgerne.

Som bilag til sagen ligger funktionsbeskrivelser for ledere, assisterende ledere og planlæggere indenfor områderne: Ældrecentre, sygeplejen og hjemmeplejen. I funktionsbeskrivelserne fremgår ansvars- og opgaveområderne. På sagen ligger endvidere profilbeskrivelser for ledere af ledere og ledere af medarbejdere. Disse beskriver ledernes færdigheder, prioriteter og værdier.

Proces for omplacering af ledere

Personalejuridisk er strukturændringen underlagt en omplaceringspligt. Det betyder, at alle nuværende ledere skal søges omplaceret til nye lederstillinger. Medarbejderne bliver således ikke afskediget i processen, men indgår i en omplaceringsproces, hvor de får mulighed for at tilkendegive ønsker til fremtidig stilling samt arbejdssted.

Det er kun såfremt en leder ikke har de fornødne kvalifikationer til at varetage en af de nye stillinger eller ved overskud af ledere, der eventuelt kan opstå en afskedigelsessituation. Ved eventuelt overskud af ledere vil der søges omplaceret til basisstillinger i Center Pleje og Omsorg.

Omplaceringsprocessen kører af to omgange. Først besættes lederstillingerne herefter besættes stillingerne med de assisterende ledere og planlæggerne.

Høring

Forslag til ny ledelsesstruktur - model C indstilles sendt i høring hos høringsberettigede dvs. i SektorMED Pleje og Omsorg samt LokalMED Administration og Myndighed med efterfølgende politisk behandling december 2015. Høringsfristen fastsættes til d. 25.11.2015. Økonomi
I forslaget til ny organisering af Center Pleje og Omsorg reduceres antallet af ledere - men der ansættes flere planlæggere, hvorfor der samlet set vil være et merforbrug på 0,5 mio.kr., som afholdes inden for Center Pleje og Omsorgs ramme.Forvaltningen indstiller:
At forslag til ny ledelsesstruktur - model C - sendes til høring i SektorMED Pleje og Omsorg samt LokalMED Administration. 

Sundhedsudvalget, 10. november 2015, pkt. 153:

Indstillingen blev godkendt. Supplerende sagsfremstilling:

Forslag til ny ledelsesstruktur i Center Pleje og Omsorg har været sendt i høring ved SektorMED Pleje og Omsorg samt ved LokalMED Administration og Myndighed. Høringsfristen er fastsat til d. 25.11.2015. Der er modtaget høringssvar fra LokalMED Administration og Myndighed. Høringssvaret er vedhæftet som bilag på sagen.

Af høringssvaret fra LokalMED Administration og Myndighed fremgår, at Administrationen fortsat ønsker at referere direkte til centerchefen. Dette set udefra Administrationens opgaveportefølje, som er tværgående, og som primært løses direkte for centerchefen og for de politiske udvalg.

SektorMED Pleje og Omsorg holder møde d. 25.11.2015, hvorfor deres høringssvar eftersendes til Sundhedsudvalget.

I forslaget til ny organisering af Center Pleje og Omsorg reduceres antallet af ledere - men der ansættes flere planlæggere, hvorfor der samlet set vil være et merforbrug på 0,5 mio.kr., som afholdes inden for Center Pleje og Omsorgs ramme.

Sundhedsudvalget, 1. december 2015, pkt. 166:

Et flertal på 3 bestående af Jeanette Sagan, Per Vilsbøll og Jens Laurits Pedersen godkendte indstillingen.Annette Søegaard og Henrik Christensen ønsker tilført 4 yderligere assisterende ledere til ældrecentrene, svarende til en yderligere udgift på 2,1 mio. kr.