Rebild Kommunes udbudsprocesser gennemføres idag således, at udbuddene annonceres på kommunens hjemmeside, og tilbuddene modtages herefter i papirform.
Når et udbud annonceres på hjemmesiden, lægges udbudsmaterialet typisk på hjemmesiden, således at tilbudsgiverne kan hente materialet herfra. Når kommunen udbyder bygge- og anlægsopgaver, er det ikke muligt at lægge store filer med tegninger på kommunens hjemmeside. I disse udbud skal tilbudsgiverne derfor skrive til kommunens kontaktperson for at tilsendt udbudsmaterialet og tegningerne.
I udbud der gennemføres af andre i kommunen lægges udbudsmaterialet også på hjemmesiden, men tilbudsgiverne skal skrive til en kontaktperson i kommunen, der herefter sender udbudsmaterialet til tilbudsgiverne.
Økonomiudvalget har ønsket en afklaring af, hvordan Rebild Kommune kan anskaffe og anvende et elektronisk udbudssystem, hvor hele udbudsprocessen gennemføres elektronisk således, at ordregiver gør udbudsmaterialet tilgængeligt for tilbudsgiverne i udbudssystemet, og tilbudsgiverne indsender deres tilbud elektronisk gennem udbudssystemet.
EU vedtog i 2014 et nyt udbudsdirektiv, der skal være implementeret i Danmark senest i 2016. Det nye EU udbudsdirektiv har i store træk samme anvendelsesområde som det tidligere EU direktiv, hvorfor det kun er større bygge- og anlægsopgaver, der er omfattet af direktivet.
Efter det nye udbudsdirektiv skal medlemsstaterne senest i november 2018 sikre, at der anvendes elektroniske udbudssystemer i forbindelse med EU udbud.
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udarbejdet et udkast til en dansk udbudslov, der implementerer det nye udbudsdirektiv. Loven forventes at blive vedtaget i foråret 2015 og træde i kraft i efteråret 2015.
I forbindelse med høringen af den nye udbudslov, har Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen imidlertid oplyst, at kravet om elektronisk kommunikation, først bliver implementeret i dansk ret, når der er udarbejdet fælles europæiske standarder for kommunikationen, hvilket forventes at blive senere end efteråret 2015. Uanset dette kan Rebild Kommune dog forvente, at der senest i efteråret 2018 skal være anskaffet et elektronisk udbudssystem.
Der er i dag tre større udbudssystemer på det danske marked (Mercell, Ethics og EU supply). Antallet af udbudssystemer må dog forventes at stige på grund af udsigten til, at alle ordregivere skal anvende elektroniske udbudssystemer senest i 2018. Derudover må konkurrencen blandt udbyderne af udbudssystemerne også forventes at blive større frem mod 2018.
Fordelene ved et udbudssystem er, at det bedre kan dokumenteres, hvornår der er modtaget tilbud, og hvornår tilbudsgiverne har fået adgang til udbudsmaterialet. Derudover kan udbudssystemet, hvis det anvendes rigtigt, kræve at alle dokumenter afleveres, inden et tilbud kan afgives i systemet og dermed hjælpe tilbudsgiverne med at huske at indsende alt krævet materiale i udbuddet.
Ulemperne ved et udbudssystem er primært, at det vil kræve ekstra ressourcer at gennemføre et udbud, idet alle oplysninger om udbuddet skal lægges ind i udbudssystemet. Derudover vil kommunen også være afhængig af, at udbudssystemet hele tiden er tilgængeligt.
Indkøbskontoret er i samarbejde Fællescenter IT og Digitalisering i gang med at anskaffe et e-handelssystem, idet der på budgettet for 2015 blev afsat 400.000 kr. til anskaffelse af et e-handelssystem.
Implementering af et e-handelssystem vil kræve mange ressourcer i indkøbskontoret, og da implementering af et udbudssystem også vil kræve en del ressourcer i indkøbskontoret, kan det ikke anbefales at anskaffe systemerne samtidigt.
Hvis økonomiudvalget vælger, at der skal anskaffes et udbudssystem i 2015, vil det derfor betyde, at projektet omkring anskaffelse af et e-handelssystem skal sættes i bero indtil udbudssystemet er implementeret. Forventeligt vil det dreje sig om et kvartal.
Udskriv
Læs højt