Udvalget for Teknik og Miljø, 7. december 2015, pkt. 271:

Et flertal i Udvalget for Teknik og Miljø bestående af Allan Busk, Morten Lem og Jeppe Ugilt ønskede at følge indstillingen, men ønskede at tilstandsregistrering indledes i 2016 med henblik på evt. fremtidig beslutning om at funktionsudbyde slidlagsarbejderne for asfalt.Ole Frederiksen og Thomas Simoni Thomsen ønskede at følge indstillingen.

Center Plan, Byg og Vej har i dag ca. kr. 10 mio kr. til asfalt. Fordelt på 2,0 mio kr. til lappeopgaver, 8 mio kr. til slidlag fordelt på 3 mio kr. på anlægskontoen og 5 mio kr. på driftskontoen.

Et overslag over udgiften til at få vejene i funktionsudbud er følgende:

Tilstandsregistrering af vejene i Rebild Kommune (750 km) ca. 800.000 kr.

Udarbejdelse af udbudsmateriale (rådgiverydelser) ca. 400.000 kr.

Løbende tilsyn og opdatering af database (rådgiverydelser) ca. 200.000 kr/årligt.

Prisen for tilstandsregistreringen af 750 km veje er baseret på et tilbud fra Vejdirektoratet, som Rebild Kommune fik indhentet i 2012.

Temamødet den 15. september 2015 havde 3 oplægsholdere - som repræsenterede henholdsvis, rådgiver, entreprenør og konkrakthaver på funktionsudbud.

Der er mange fordele og ulemper som skal overvejes inden man tager beslutning om at udbyde asfaltslidlag i funktionsudbud. Datagrundlaget som skal danne grundlag for udbuddet er altafgørende og skal være i orden. Dette betyder at alle vejene, som skal være omfattet af udbuddet, skal tilstandsregistreres og tildeles skadepoint, så man kan se hvilken stand vejen er i. Der skal endvidere udføres bæreevnemålinger for de mest trafikerede veje. Derudover skal der udarbejdes en asfaltpolitik, som giver entreprenøren retningslinjer for hvilke typer belægninger man ønsker på f.eks de mest trafikerede veje.

Det anbefales, at kun vejene i åbent land tages med i asfaltudbuddet, da der oftest sker meget i byområder mht. udvikling og ledningsarbejder.

I 2015 og de tidligere år siden kommunesammenlægningen er slidlagsarbejderne udbudt af Center Plan, Byg og Vej på et-årige kontrakter, på baggrund af en årlig tilstandsregistrering udført sidste gang i 2013 og ved tilsyn med vejene. Center Plan, Byg og Vej valgte at opsige aftalen om tilstandsregistrering med rådgiver i forbindelse med skift af vejforvaltningssystem fra Rosy til Vejman, der er ikke siden udført tilstandsregistrering.

Tilstandsregistreringen skal under alle omstændigheder udarbejdes på Rebild Kommune veje fra 2016, og der skal derfor indhentes nye tilbud på ydelsen i løbet af vinteren / foråret 2016. Hvis byrådet vælger at sende Rebild Kommunes veje i funktionsudbud skal tilstandsregistreringen udføres på 1 år. Alternativt kan udgiften til tilstandsregistreringen fordeles over 3-6 år.

Af fordele og ulemper ved funktionsudbud kan nævnes:

Fordele:

Budgettet for vejvedligeholdelse er sikret mange år frem for veje i åbent land.

Tilstanden er sikret i mange år.

Hurtigt synligt bedre vejtilstande da investeringer er muligt.

Ansvaret er entreprenørens.

God til landområder.

Ulemper:

Rebild Kommune mister økonomisk fleksibilitet, da den årlige kontraktsum er fast i 15 år.

Indeksreguleringen af prisen følger asfaltindekset, som er et omkostningsindeks, der IKKE følger den budgetfremskrivning, hvilket har giver overraskelser til kommuner, som har funktionsudbud.

Hverken politikere eller det administrative personale får indflydelse på udvælgelse af veje, hvor der skal lægges asfalt eller tidsplan.

Kommunen mister indflydelse på valg af belægningstype (Der vil blive udført mange OB veje dvs. veje hvor der først sprøjtes med bitumen og dernæst tilføres 6-8 mm sten ovenpå.

Løbende udgifter til rådgiver for udførsel af kontrol.

Formålet med udbud er at sikre en åben konkurrence, der giver de bedste priser til gavn for kommunens samlede økonomi. Der er i budgettet opstillet besparelseskrav på 2,5 mio.kr. som skal opnås ved udbud. Dette krav er opnået pt. men ved nye udbud/genudbud kan der være en risiko for, at priserne stiger og de opnåede besparelser forsvinder. Det afhænger i et stort omfang af konjunkturerne og markedssituationen. Generelt opnås de bedste priser ved at Rebild Kommune deltager i udbud sammen med andre kommuner for at opnå volumen. Jf. kommunens udbudspolitik søges udbud dog tilrettelagt således at lokale leverandører kan byde på opgaverne.

Det er generelt ressourcekrævende at gennemføre udbud. Både den formelle gennemførsel af udbudsprocessen (enten ved egne ressourcer eller ved ekstern konsulent) samt faglig forberedelse, implementering og opfølgning på aftalerne kræver ressourcer.

Rebild Kommunes indkøbskontor består d.d. af 2 1/2 medarbejdere.

Rebild Kommune deltager, som det fremgår ovenfor, i indkøbsfællesskabet Jysk Fællesindkøb (JYFI). Når der udbydes gennem JYFI, kan der udbydes større aftaler, og der opnås derfor bedre priser og vilkår hos tilbudsgiverne, end hvis udbuddene alene gennemføres af Rebild Kommune. Der er generelt opnået forholdsvis store besparelser i de udbud, der er gennemført af JYFI, navnlig ved udbud på områder, der ikke tidligere har været udbudt (sædvanligvis 10 - 30%).

Samarbejdet gennem JYFI sparer ressourcer hos Rebild Kommune, idet der i JYFI gennemføres et langt større antal udbud, end Rebild Kommune selv vil kunne gennemføre.

Indkøbskontoret har i 2016 prioriteret at anvende sine ressourcer på at gennemføre de udbud for JYFI vi er forpligtede til at gennemføre i samarbejdet og implementere de aftaler, der har været udbudt. Hvis byrådet beslutter, at en af optionerne på oversigten over indgåede indkøbsaftaler ikke skal anvendes, er der derfor ikke ressourcer i indkøbskontoret til at gennemføre yderligere udbud i 2016. Der må derfor påregnes ekstra omkostninger til ekstern bistand, hvis der skal gennemføres yderligere udbud i 2016.

Efter Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal der årligt udarbejdes en udbudsplan vedr. varer og tjenesteydelser, der forlægges til godkendelse i byrådet.

Indkøbskontoret har derfor udarbejdet en udbudsplan for 2016, der viser, hvilke udbud Rebild Kommune selv gennemfører og udbud Rebild Kommune på anden måde deltager i. Udbudsplanen er vedlagt som bilag til dagsordenen.

I forbindelse med udarbejdelse af udbudsplanen har indkøbskontoret forespurgt hvert enkelt center om, hvilke udbud de forventer at gennemføre i 2016. Udbudsplanen er derfor resultatet af tilbagemeldingerne fra centrene kombineret med de udbud, der gennemføres eller koordineres af indkøbskontoret.

Folketinget har den 19. november 2015 vedtaget en ny udbudslov, der implementerer det nyeste EU – udbudsdirektiv. Vedtagelse af udbudsloven medfører bl.a., at annonceringspligten efter tilbudsloven ophæves, og at indkøb/opgaver mellem 500.000 kr. og tærskelværdien for EU - udbud på 1,51 mio. kr. ikke længere skal annonceres. Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal evalueres primo 2016, og forvaltningen vil i forbindelse hermed foreslå, hvilke ændringer af indkøbs- og udbudspolitikken, der skal foretages som følge af vedtagelsen af udbudsloven.

Udbudsplanen er en oversigt over de områder, hvor Rebild Kommune i 2016 skal opfylde sin udbudspligt. Alt afhængigt af indkøbenes økonomiske værdi skal der gennemføres udbud (tærskelværdi ca. 1,5 mio. kr. i 2016). Rebild Kommune kan opfylde udbudspligten ved selv at gennemføre udbud, eller ved at deltage i udbud, der gennemføres af andre, herunder navnlig Jysk Fællesindkøb og SKI. Når et udbud er godkendt på udbudsplanen, gennemføres udbuddet i overensstemmelse med Rebild Kommune af forvaltningen, der også tager stilling til endeligt valg af leverandør.

Af første kolonne i udbudsplanen fremgår, hvem der står for at gennemføre udbuddet. Anden kolonne i udbudsplanen viser, hvilket af Rebild Kommunes centre, der har ansvaret for udbuddet og for implementering af kontrakten.

Rebild Kommune har i 2011 besluttet, at kommunen tilslutter sig de KL-forpligtende aftaler, der udbydes af SKI på vegne af KL.

SKI har planlagt at gennemføre udbud et udbud af vejsalt i 2016. Rebild Kommune er på dette område dækket af en aftale, der er udbudt af Aalborg Kommune på vegne af de fleste af kommunerne i Region Nordjylland. Hvis Aalborg Kommune vælger at genudbyde denne aftale ved udløb af aftalen i 2017, foreslås det i udbudsplanen, at Rebild Kommune tilslutter sig Aalborg Kommunes udbud, idet Center Plan, Byg og Vej vurderer, at et fælles udbud i Region Nordjylland vil give en aftale, der passer bedst til Rebild Kommunes kvalitetsmæssige krav. Udbyder Aalborg Kommune ikke vejsalt, tilslutter Rebild Kommune sig den forpligtende aftale.

Rebild Kommune har været tilsluttet en aftale om køb af netværkskomponenter ved Statens Indkøb. Denne aftale udløber ved udgangen af 2016. Aftalen genudbydes af Statens Indkøb, men det er ikke sikkert, at kommuner får lov til at tilslutte sig det nye udbud. Hvis Rebild Kommune ikke gives mulighed for at tilslutte sig udbuddet hos Statens Indkøb, vil Rebild Kommune i stedet tilslutte sig en tilsvarende aftale der udbydes af SKI.

Rebild Kommunes indkøbskontor gennemfører hvert år 2 til 3 udbud for Jysk Fællesindkøb på vegne af de øvrige kommuner i samarbejdet. I 2016 skal indkøbskontoret udbyde vejafstribning, danskundervisning og brandslukningsudstyr for Jysk Fællesindkøb. Derudover er indkøbskontoret ansvarlig for at implementere de udbud, der gennemføres af Jysk Fællesindkøb, således de udbudte aftaler kan anvendes af Rebild Kommunes medarbejdere.

Oversigt over løbende indkøbsaftaler: 

Sammen med udbudsplanen fremlægges en kontraktoversigt over, hvilke løbende indkøbsaftaler der d.d. er indgået af Rebild Kommune efter udbud.

Oversigten indeholder ikke oplysning om:

- enkeltstående kontrakter, eksempelvis bygge- og anlægskontrakter på konkrete byggerier eller kontrakter med tekniske rådgivere om enkeltstående projekter

- løbende kontrakter der ikke er udbudspligtige, og derfor er indgået af Rebild Kommune uden afholdelse af udbud (eksempelvis planteservice, køb af kugledyner og skæmbriller).

For de kontrakter der udløber i 2016 og første kvartal af 2017 er der i oversigtens yderste kolonne en indstilling om, hvorvidt kontrakten skal forlænges eller erstattes af eksempelvis et nyt udbud.

Langt de fleste løbende indkøbsaftaler indgås for en 2 årig periode og indeholder derudover to optioner på forlængelse af kontrakten, typisk i 2 x 12 måneder. Indkøbsaftalernes samlede løbetid er derfor typisk 4 år, hvis begge optioner udnyttes. Optionerne på forlængelse af indkøbsaftalerne udnyttes i langt de fleste tilfælde, og det er eksempelvis kun i de situationer, hvor der er problemer med leverandørens opfyldelse af en indkøbsaftale, at en option ikke udnyttes.

Udbudsplanen for Jysk Fællesindkøb er tilrettelagt på baggrund af, at optionerne på forlængelse af Jysk Fællesindkøbs kontrakter udnyttes fuldt ud. Hvis optionerne ikke udnyttes, er der ikke planlagt udbud der kan erstatte de kontrakter, der udløber. Tilsvarende er gældende for de udbud, der er planlagt af Rebild Kommune.

Hvis byrådet beslutter, at en option ikke skal udnyttes kan dette betyde ekstraomkostninger til ekstern konsulent til gennemførsel af udbuddet i 2016.