Som et element i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi skal kommunernes udlån af lokaler til foreninger og private omlægges til digital selvbetjening. Det følger af loven om obligatorisk digital selvbetjening (L159). Loven medfører at selvbetjening på internettet gradvis bliver obligatorisk på en lang række serviceområder – herunder på området vedr. udlån og udleje lokaler. Forvaltningen forventer, at der på sigt kommer krav om digitalisering af ansøgninger om tilskud fra foreninger under Folkeoplysningsloven og lign.

Digitaliseringen af lokalebooking og ansøgninger om tilskud på folkeoplysningsområdet rummer mange potentielle muligheder for at øge service overfor borgere og foreningsliv, samtidig med at det kan lette det administrative arbejde hos foreningerne, hallerne og kulturhusene.

Kultur og Fritidsudvalget godkendte sidste år kommissorium for projektet, og en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Center Kultur og Fritid, samt Center IT og Digitalisering har siden arbejdet med projektet.

Det har været et komplekst projekt for arbejdsgruppen. Det er vigtigt, at alle interessenter føler sig oplyste, trygge og hørt i forhold til digitaliseringen af området. Brugerne er blevet inddragelse dels gennem et minispørgeskema, som de er blevet bedt om at udfylde og sende ind. Dels gennem en workshop, hvor ideer og ønsker er blevet drøftet og indsamlet.

I forhold til leverandører har forvaltningen været i dialog med alle relevante potentielle leverandører af systemer. Dvs. dem, der er forhåndsgodkendte af KL.  Endvidere har forvaltningen holdt erfaringsudvekslingsmøder med andre kommuner og indhentet referencer på systemerne.

Sideløbende med forvaltningens arbejde, er projektet blevet behandlet politisk i forbindelse med budgetforhandlingerne. Dette har medført, at der er blevet afsat penge til projektet, samt til et supplerende ”delprojekt”. Delprojektet indebærer, at der laves elektroniske nøglesystemer til hallerne. Et projekt, der rummer mange muligheder for hallerne.

Endvidere har arbejdsgruppen skullet forholde sig til gældende udbudsregler.

I januar blev der skrevet kontrakt med Winkas og i månederne op til sommerferien har haller, huse og forvaltning arbejdet på at få lagt beskrivelser af lokaler og faciliteter ind i systemet. Endvidere er der blevet designet en foreningsportal til Rebild Kommune. Forenings- og bookingportalen er nu gået live og kan ses på www.forening.rebild.dk

Om forenings- og bookingsitet

På portalen kan foreninger og aftenskoler:

- Lave en beskrivelse af deres aktiviteter og kontaktoplysninger, så borgere og tilflyttere kan finde frem til foreningen.

- Gøre opmærksom på særlige arrangementer i deres forening.

- Booke lokaler til deres aktiviteter, f.eks. lokaler i haller og huse. Efter sommerferien vil skolelokaler også komme på.

- Finde links til oplysninger om tilskudsmuligheder og fritidsrådet.

- Finde nyheder og informationer fra Center Kultur og Fritid.

På portalen kan tilflyttere og borgere:

- Søge og finde frem til relevante fritidsaktiviteter og foreninger.

- Booke lokaler til private arrangementer, f.eks. booke en hal til en børnefødselsdag.

- Finde nyheder og informationer fra Center Kultur og Fritid.

Den sidste fase

Der er stadigvæk et stykke vej til et færdigt site. Indtil videre er det haller og huse, der har "fyldt kød på hylderne", dvs. beskrivelser af lokaler og faciliteter. I efteråret inviteres foreningerne til informationsaften, hvor de undervises i sitets funktionaliteter. Dvs. de lærer at lægge beskrivelse af egen forening på, samt hvordan man laver en booking. Samtidig modtager alle foreningerne et brugernavn og en kode til systemet, så de kan logge på og begynde at booke og bruge sitet.

Først herefter starter den borgervendte kommunikation, hvor borgere og tilflyttere oplyses om sitet og dets muligheder.

I efteråret begynder forvaltningen endvidere at arbejde med låsesystemløsning og tilskudsadministrationsmodul. Disse tiltag køres som 2 selvstændige projekter.

Der er fra politisk side afsat 800.000 kr. til anskaffelse i år 1, samt 200.000 kr. årligt efterfølgende til drift, i forbindelse med budgetforhandlingerne. Det afsatte beløb skal dække alle udgifter ved projektet, herunder fx indkøb af systemet, systemets driftsudgifter, implementeringsudgifter, fx udgifter i forbindelse med afholdelse af undervisningsforløb og lignende, samt endnu ukendte udgifter i forbindelse med låsesystemprojekt. Forvaltningen forventer fortsat, at projekterne og udgifterne sammenlagt kan holdes indenfor den afsatte ramme.

Forvaltningen indstiller, at udvalget tager orienteringen til efterretning.

Forvaltningen har i samarbejde med Rambøll fået udarbejdet en prioriteret liste over halvedligeholdelsesprojekter 2016 til 2021. Listen er således en uvildig, faglige vurdering af, hvilke større vedligeholdelsesarbejder, der bør laves på hallerne de kommende år. Forvaltningen anbefaler, at Rambølls liste godkendes af udvalget som den liste, forvaltningen udmønter halvedligeholdelspuljen efter de kommende år.

Rambøll har desuden udarbejdet listen ud fra den forudsætning, at alle haller fortsat er i drift, og at bygningsmassen er uændret. Der er således ikke arbejdet med scenarier for hverken udvidelser eller indskrænkninger i bygningsmassen.

Oplæg fra Rambøll

Af vedlagte rapport fra Rambøll fremgår Rambølls anbefalinger til projekter og prioriteringer for halvedligeholdelsespuljen de kommende år. De kommende 5 år er der samlet projekter for godt 20 million kr. fordelt på 45 projekter. Rapporten nævner dog 49 projekter, men 4 heraf er på det aktuelle 2016 budget og belaster således ikke næste års budget.

Aktuelle principper for halvedligeholdelsespuljen

Principperne for prioritering af midler fra halvedligeholdelsespuljen, som vedtaget af byrådet 29. november 2012:

Projekterne skal prioriteres ud fra at opfylde flest mulige af følgende kriterier:

- Indsatsen vil afhjælpe uholdbare sikkerhedsforhold i bygningen.

- Indsatsen vil afhjælpe en truende nedbrydning af bygningens grundlæggende konstruktion.

- Indsatsen vil medføre mærkbare udgiftsreduktioner eller indtægtsforbedringer for hallerne.

- Projekterne skal have en størrelse på over 50.000 kr.

Dvs. de af Rambøll benævnte prioritet 1, 2 og 3 projekter.:

Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelændere)

Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader (utætte tage, utætte fuger)

Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.

Således skal prioritet 1, 2 og 3 projekter over 50.000 kr. laves først og i den prioriterede rækkefølge. Såfremt der er flere penge i puljen, skal dernæst laves energibesparende tiltag og andre projekter over 50.000 kr. i størrelse, der har mærkbare udgiftsreduktioner eller indtægtsforbedringer til følge.

Såfremt der er prioritet 1, 2 eller 3 projekter, der ikke laves under årets pulje, hvis hallen ikke kan løfte egenfinansieringen, indtræder disse projekter i prioriteringen året efter – med samme prioritering. Eksempelvis et tag med prioritet 2, der er sat på i 2016, men ikke laves, overføres dermed til prioritet 2 projektlisten i 2017.

Hallernes egenfinansiering: Rebild Kommune betaler 75 % og hallen 25 %. I forhold til hallernes mulighed for finansiering af egen andel skal nævnes, at Økonomiudvalget den 6. oktober 2011 har truffet en principbeslutning om, at låneomlægning ikke er en mulighed. Låneomlægning kan kun anvendes i forbindelse med nyanlæg og ikke til vedligeholdelsesopgaver. Fremtidige ansøgninger behandles enkeltvis og konkret.

Akutpuljen: Akutpuljens størrelse fastsættes til 200.000 med en egenfinansiering fra hallerne på 25 %. Den afsatte akutpulje er reserveret til større, ikke forudsigelige vedligeholdelsesarbejder, så som pludseligt opståede bygningsskader på mur, bærende elementer eller tagkonstruktion. I de år, hvor akutpuljen ikke bruges, overføres denne til næste års kommunale pulje til halvedligehold.

Udbudsregler: Da hallerne modtager kommunale tilskud til vedligeholdelsesprojekterne, er hallerne forpligtet til at indhente tilbud i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. Endvidere er der stillet lokalt krav om, at hallerne følger Rebild Kommunes udbudspolitik.

Udmøntning af puljen 2017 og frem

Halvedligeholdelsespuljen er normalt på 2 mio. kr. Årets pulje er reduceret til 1 mio. kr. jf. budgetforhandlingerne 2015, men forøges til gengæld i 2017 med 1 mio. kr. Herfra skal der sættes 0,2 mio. kr. til side til akutpuljen. Overførsel af ubrugte midler fra 2015 er på 3.475.794 kr. Hertil skal bemærkes, at der i 2016 udbetales tilskud til de projekter fra 2015 listen, som hallerne først er nået til at realisere i 2016. Det drejer sig om projekter på Arena Rebilds haller, Terndrup Idrætscenter og Bælum Hallen. Hertil kommer, at de 12 nye projekter i 2016 har et budget på cirka 2.110.000 kr. ekskl. moms.

Hvis alle ovennævnte 2015 og 2016 projekter gennemføres i 2016 og indenfor Rambølls estimater, vil årets pulje forventeligt ikke blive brugt fuldt. Et groft skøn er, at der kan overføres cirka 1 mio. kr. til 2017. Billedet kan dog ændre sig, når hallerne indhenter konkrete tilbud på projekterne.

Dermed ser billedet p.t. sådan ud:

Som det fremgår, er det estimerede behov større end halvedligeholdelsespuljen i 2017, 2018 og 2019. Forvaltningen ser 3 alternative løsninger til dette forhold:

1) At der ikke gives kommunal medfinansering til prioritet 3 projekter på hallerne (Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.)

2) At den kommunale medfinasiering sænkes til til den tilskudsprocent, som skaber et match mellem årets behov og årets pulje, f.eks. 50%.

3) At den kommunale medfinansiering til prioriterede projekter i 2017, 2018 og 2019 skubbes til 2020, 2021 og senere år, hvor der forventes plads i budgettet.

Forvaltningen anbefaler scenarie 1. Anbefalingen er baseret på de aktuelle principper for puljen, således at de højest prioriterede projekter fortsat har størst mulighed for at blive realiseret. Scenarie 2 (50% tilskud) vil formentlig medføre, at flere prioritet 1 og 2 projekter ikke kan gennemføres pga hallernes manglende finansieringsmuligheder. Scenarie 3 vil formentlig bevirke, at prioritet 1 og 2 projekter vil skubbes længere ud i tid, således at de nævnte risici består i længere tid.

Det estimerede behov jf. Rambøll for vedligehold på hallerne, sammenholdt med budgettet for halvedligeholdelsespuljen: 

Forvaltningen vurderer, at det er nødvendigt med en stillingtagen til den praktiske udmøntning af puljen de kommende 3 år.  

Forvaltningen indstiller, at kultur- og fritidsudvalget:

- godkender Rambølls rapport af maj 2016 som styrende for udmøntningen af halvedligeholdsespuljen 2017-2021

- vælger mellem de nedenstående 3 alternative løsninger i forhold til udmøntningen af halvedligeholdelsespuljen 2017 og frem: 

1) At der ikke gives kommunal medfinansering til prioritet 3 projekter på hallerne (Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.)

2) At den kommunale medfinasiering sænkes til til den tilskudsprocent, som skaber et match mellem årets behov og årets pulje, f.eks. 50%.

3) At den kommunale medfinansiering til prioriterede projekter i 2017, 2018 og 2019 skubbes til 2020, 2021 og senere år, hvor der forventes plads i budgettet.