I forbindelse med Statsforvaltningens godkendelse af regnskabet for år 2014, har Statsforvaltningen henstillet til at Byrådet behandler en problemstilling omkring bankkonti, hvor der er personer, der har enefuldmagt til forskellige bankkonti. Problemstillingen er rejst af kommunens revision i forbindelse med revision af årsregnskabet, hvor der er indhentet en engagementsoversigt fra Rebild Kommunes bankforbindelser. Problemstillingen er efterfølgende gennemgået i forvaltningen og der er i den forbindelse vedtaget ændringer i fuldmagtsforholdene for 5 forskellige bankkonti og for 4 personer.

Bemærkning fra statsforvaltningen:
Statsforvaltningen har gennemgået det indsendte materiale og skal bemærke, at revisor fremfører i beretningen, at ”byrådet bør tage stilling til om man ønsker dette risikoniveau” i forbindelse med, at flere personer har alenefuldmagt til kommunens bankkonti. Dette fremgår af punkt 2.1 af beretning nr. 7, revision af regnskabet for år 2014. Statsforvaltningen henstiller ud fra dette til, at byrådet behandler denne problemstilling.

I Revisionsberetning nr. 7 vedrørende regnskab 2014 henviser Kommunens revision til den samlede engagementsoversigt fra Danske Bank.
I engagementsoversigten er der nævnt 4 forskellige typer af fuldmagter, det drejer sig om følgende.

·  Alene fuldmagt kan disponere alene.

·  A – fuldmagt kan disponere sammen med en anden A-fuldmagt, B-fuldmagt eller en C-fuldmagt

·  B – fuldmagt kan disponere sammen med en A-fuldmagt eller en C-fuldmagt, men ikke sammen med en anden B-fuldmagt.

·  C – fuldmagt kan disponere sammen med en A-fuldmagt eller en B-fuldmagt, men ikke sammen
  med en anden C-fuldmagt.

Alene fuldmagt.
Der er pt. 8 personer der har en alene fuldmagt til hver deres konto i forbindelse med oprettelse af et MasterCard (Debetcard), det vil sige et Mastercard hvor der ikke kan ske overtræk. Det drejer sig om centerchefer og institutionsledere. Indskuddet på disse kort variere mellem kr. 1.000 og kr. 20.000 og disse kort kan altså ikke overtrækkes. Saldoen på kontoen genoprettes løbende via en indbetaling fra økonomisystemet svarende til det forbrugte beløb. (Betalingen fra kommunens økonomisystem kræver godkendelse fra 2 forskellige brugere).
Der er et ”teknisk krav” fra kortudsteder om at disse Mastercard (Debetcard) er tilknyttet en bruger med alene fuldmagt. Hvis ikke brugeren er oprettet med en alene fuldmagt vil kortene ikke kunne benyttes.

Der er oprettet Mastercard (Kreditcard) til medlemmerne af kommunens direktion. Disse fremgår ikke direkte af engagementsoversigten men fungerer i praksis som kort med alene fuldmagt. Disse kort er oprettet med en trækningsmulighed i stedet for et indestående. Forbruget på kortet bogføres i kommunens økonomisystem som en overførsel til kontoen. (Bogføringen i kommunens økonomisystem kræver godkendelse fra 2 forskellige brugere).

Der var tidligere 4 personer der var oprettet med alene fuldmagt til 5 administrations/klient konti.
Disse konti benyttes i forbindelse med at der er borgere der har svært ved selv at administrere deres økonomi eller som ikke selv har mulighed for at oprette en konto i et pengeinstitut. På baggrund af dette er det indgået en aftale mellem borgeren og Borgerservice om hjælp til administration af borgerens økonomi.
Der er ikke nogen teknisk eller systemmæssig grund til, at disse brugere skal have alene fuldmagt til disse konti, hvorfor disse brugere nu er ændret til en A-fuldmagt hvor der kræves at det er 2 brugere i forening der kan disponere over disse administrationskonti.

A-fuldmagt.
Alle øvrige brugere er oprettet med A-fuldmagt. Det vil sige at der for alle øvrige konti skal være 2 personer i forening for at kunne disponere over disse konti.

B og C fuldmagt.
Det er ikke oprettet bruger med disse fuldmagtstyper.

I det politisk vedtagne regulativ for økonomisk styring i Rebild Kommune er der følgende retningslinjer for henholdsvis Kreditkort og Debetkort: 

Kreditkort
I Rebild Kommune er det muligt at oprette fysiske Kreditkort til borgmester og direktion, ligesom der kan oprettes et elektronisk Kreditkort til henholdsvis Fællescenter Økonomi, samt Fællescenter IT. Kreditkort godkendes af Kommunaldirektøren og den praktiske anskaffelse sker via Fællescenter Økonomi.
Kreditkort oprettes i Rebild Kommunes primære bankforbindelse, og kortet kan bruges som:
-  Betalingskort i Danmark og i udlandet.
-  Hævekort og nethandel
Kortet er personligt og må ikke bruges af andre.
Der sker revision af brugen af betalingskortet både fra intern og ekstern revision.Debetkort
I Rebild Kommune er det muligt at oprette debetkort til chefer og ledere efter behov. Debetkort godkendes af Økonomichefen.
Et Debetkort er tilknyttet en særlig konto, og denne konto kan ikke overtrækkes. Debetkort anvendes typisk til handel via internettet. 
Kortet er personligt og må ikke bruges af andre.
Der sker revision af brugen af betalingskortet både fra intern og ekstern revision.

Ingen.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalg og Byråd behandler problemstillingen som henstillet af Statsforvaltningen

Forvaltningen indstiller, at økonomiudvalget indstiller til Byrådet, at regulativ for økonomisk styring tilrettes således, at der fremover kun kan oprettes alenefuldmagter i forbindelse med oprettetse af Debet- og Kreditkort.

Nedenfor er der lavet en samlet oversigt over fagudvalgenes andel af en besparelse på henholdsvis 1 og 2 % af servicerammen.

På Arbejdsmarkedsudvalgets område er de budgetgaranterede områder udtaget besparelsesberegningen. De såkaldte budgetgaranterede områder, dækker over arbejdsmarkedsrelaterede ydelser, som kontanthjælp, førtidspension, revalidering, ledighedsydelse, introduktionsydelse m.v. Omprioriteringsbidraget er beregnet af servicerammen og efter samme forudsætninger.

Forvaltningen har udarbejdet et samlet besparelseskatalog med en række forslag for udvalgene som samlet udgør ca. 2 %, således at der er et prioriteringsgrundlag for udvalg og Byråd.

Det er planen, at forslagene præsenteres for fagudvalg og Økonomiudvalg på Deres møder i juni, og at de herefter kan indgå i de politiske budgetforhandlinger, der starter i august, alt afhængig af hvilken økonomisk udfordring Rebild Kommune får, blandt andet som følge af økonomiaftalen for 2017 mellem regeringen og KL.

Det samlede besparelses katalog er grupperet efter udvalg og forvaltningen vil præsentere de konkrete forslag yderligere på mødet.

Udover drøftelse af sparekataloget fremgår det af den vedtagne budgetprocedure for 2017-20, at budgetopgaven i fagudvalgene før sommerferien er drøftelser af indholdsmæssige, og løbende nødvendige tilpasninger/omstillinger af fagudvalgenes aktiviteter, inden for rammerne af det oprindelige budget.

Dette kunne eksempelvis være med udgangspunkt i eventuelle udfordringer i forhold til resultatet af den løbende økonomiopfølgning på de respektive områder.

Fagudvalgene kan herefter forelægge ideer til drøftelse i det samlede byråd via Økonomiudvalget på en eventuel temadrøftelse før Byrådets møde i juni måned.  Vedlagt som bilag har forvaltningen beskrevet de væsentligste udfordringer for udvalgets område for 2017.

Forvaltningen indstiller, at udvalget drøfter, hvorvidt der ønskes yderligere besparelsesforslag belyst

Forvaltningen indstiller, at udvalget drøfter om, der er forslag, der ønskes yderligere kvalificeret forud for de politiske drøftelser i august.

Forvaltningen indstiller, at udvalget drøfter de budgetmæssige udfordringer for 2017

Arbejdsmarkedsudvalget, 6. juni 2016, pkt. 45:

Godkendt som indstillet. Efter ønske fra Udvalget udarbejder Forvaltningen yderligere forslag til besparelseskataloget til det kommende møde.

Søren Konnerup deltog ikke i behandlingen af sagen.

Sundhedsudvalget, 7. juni 2016, pkt. 70:

Der ønskes en yderligere belysning af forslag nr. 27 og 28 i besparelseskataloget til det kommende møde.

Jeanette Sagan deltog ikke i behandlingen af sagen.

Kultur- og Fritidsudvalget, 7. juni 2016, pkt. 55:

Drøftet.

Udvalget for Teknik og Miljø, 8. juni 2016, pkt. 110:

Drøftet.

Udvalget for Teknik og Miljø ønskede konsekvenser af ændret bjørneklobekæmpelse og konsekvenser af ændret prioritering af opgaver vedr. indsatsplaner og opfølgning på statens gennemgang af naturområder yderligere belyst.

Børne- og Ungdomsudvalget, 8. juni 2016, pkt. 63:

Drøftet.

Et flertal bestående af Lars Hørsman, Klaus Anker Hansen, Michael Portefee, Peter Bak og Anders Norup beslutter at afvente den endelige budgetdrøftelse. Flertallet tilkendegiver derefter at løse opgaven inden for egen ramme, dog ønsker flertallet ikke at benytte forslag 8 og 13

Tommy Degn og Bent Skovgaard Olsen tager forbehold for sparekataloget som helhed.