Siden 2014 har der hvert år været afsat en pulje på 200.000 kr. til energiinvesteringer i de foreningsejede forsamlingshuse i Rebild Kommune. Midlerne er blevet fordelt efter ansøgning, og en lang række forsamlingshuse har fået lavet energibesparende tiltag. Pulje til energiinvesteringer i forsamlingshusene har ligget under økonomiudvalget, som havde delegeret bevillingskompetencen til Kultur- og Fritidsudvalget. Kultur- og Fritidsudvalget har truffet beslutning på baggrund af indstilling fra forvaltning og Samråd for Forsamlingshuse.

Puljen til energiforbedringer i de kommunale bygninger har sorteret under økonomiudvalget, som har prioriteret anvendelse af midlerne. En del af puljen er årligt blevet frigivet til administrativ bevilling af midler til småprojekter.

Forslag til nye retningslinjer

På baggrund af dialog mellem Samråd for Forsamlingshuse og kommunens byggeteam, der har ansvar for vedligehold af de kommunale bygninger, fremlægges forslag til nye retningslinjer.

De centrale elementer i de nye retningslinjer er gengivet herunder. De fulde retningslinjer med tilhørende ansøgningsskema er vedhæftet som bilag.

Ansøgningskriterier
Puljen kan søges til energiforbedringer af bygninger og faste installationer, fx belysning og varmeinstallationer. Der kan IKKE søges til hårde hvidevarer, møblement etc.

Ved energiforbedringer forstås investeringer, der har til formål at nedbringe energiforbruget til opvarmning, belysning etc. og dermed forbedrer bygningens samlede energiregnskab. Investeringen vil typisk blive foretaget ud fra en beregning af, om investeringen vil kunne tjenes hjem via besparelser på energiforbruget – altså om det er en god business case.

Ved vurderingen af ansøgningerne lægges der vægt på følgende:

• En god business case, hvor forsamlingshuset sandsynliggør, at besparelsen på energiforbruget overstiger investeringen inden for en kortere årrække. Business casen bør tage udgangspunkt i forsamlingshusets energimærkningsrapport. Jo bedre business case desto større chance for at få støtte.
• Ansøgningen skal vedlægges minimum 2 tilbud.
• Der er ingen minimumsgrænse for projektstørrelse.
• Der er ikke formelt krav om egenfinansiering, men egenfinansiering kan medvirke til at sikre en god business case. Frivilligt arbejde betragtes som en del af egenfinansiering. Værdien af frivilligt arbejde fastsættes til 100 kr. pr. time.
• Ved store projekter/gennemgribende ændringer som fx skift af varmekilde, anbefales forsamlingshuset at søge rådgivning hos en uvildig rådgiver, som kan vejlede om hvilke løsninger, der bedst opfylder forsamlingshusets behov. Udgiften til rådgiver kan indgå i ansøgningen.

Bevillingskompetence
Puljen administreres af kommunens byggeteam, og beslutninger vedrørende puljen træffes af Økonomiudvalget.

Der bliver en årlig ansøgningsfrist. Efter ansøgningsfrist gennemgås alle ansøgninger af kommunens byggeteam, som laver indstilling til Økonomiudvalget.

Byggeteamet kan give bevilling til småinvesteringer, mens de større projekter indgår i en samlet prioritering på lige fod med større investeringer i de kommunale bygninger. De større projekter er det Økonomiudvalget, som træffer beslutning om.

Ændringernes konsekvenser for forsamlingshusene

I forhold til de nuværende retningslinjer er de primære ændringer:

• Der er ikke længere nogen minimumsgrænse for projektstørrelse. Tidligere var der en minimumsgrænse på 25.000 kr.
• Der er adgang til en større pulje men samtidig større konkurrence om midlerne, idet ansøgningerne fra forsamlingshusene indgår i prioritering på lige fod med projekter i de kommunale bygninger.
• Samråd for Forsamlingshuse deltager ikke længere i prioritering af midlerne.

Forvaltningen indstiller, at Kultur, Fritids- og Sundhedsudvalget godkender retningslinjer for brugsretsaftaler på kultur og fritidsområdet.

Foreninger og institutioner i Rebild Kommune kan have forskellige ejer/lejeforhold til bygninger og/eller jord. Der findes grundlæggende 3 modeller;

1. Foreningen eller institutionen har brugsret til kommunal jord
2. Foreningen eller institutionen har brugsret til kommunal bygning
3. Foreningen eller institutionen har brugsret til kommunal bygning på kommunal jord

Center Sundhed, Kultur og Fritid har den seneste periode erfaret en række sager, hvor der mellem Rebild Kommune og foreninger og/eller institutioner er opstået tvivl omkring ejer/lejerforhold. Der kan blandt andet være tvivl om forsikring, aftaler om rengøring, vedligehold, opsigelsesfrister og anvendelseskrav. Ydermere er der
stor variation i de aftaler, som indgås mellem Kommunen og foreningen, ligesom der kan være aftaler, som er udløbet eller aldrig indgået men i praksis stadig virker.

Forvaltningen har på baggrund af ovenstående i samarbejde med kommunens juridiske afdeling udarbejdet retningslinjer for udarbejdelse af brugsretsaftaler på kultur- og fritidsområdet (se bilag). Retningslinjerne skal sikre en ensartet praksis for kommunens indgåelse af brugsretsaftaler med almennyttige foreninger og selvejende institutioner om kommunal jord og bygninger. Der er ligeledes udarbejdet 3 skabeloner (se bilag), som vil danne udgangspunkt, når aftaler indgås eller fornys.

Retningslinjerne gælder for nye aftaler samt for tidligere indgåede aftaler, som er udløbet efter aftalens ordlyd, men som fortsat løber videre, samt for tidligere indgåede mundtlige aftaler. Brugsretsaftalerne skal medvirke til at sikre foreningernes brug af lokaler/jord også for længere perioder end det er gældende i dag (2 år).

I visse tilfælde er det relevant at supplere brugsretsaftalen med en særskilt samarbejdsaftale indeholdende de gensidige forventninger mellem Rebild Kommune og foreningerne, når det gælder udvikling og aktiviteter. Eksempelvis for kultur- og medborgerhuse, hvor det er frivillige foreninger, der står for driften af de kommunalt ejede huse. Samarbejdsaftalerne er ofte tidsbegrænsede for en 2-årig periode, hvor brugsretsaftalerne kan have et længere perspektiv.

Forvaltningen vil, med udgangspunkt i skabelonerne og retningslinjerne, når det er relevant løbende forny og opdatere de aftaler, som Rebild Kommune har på kultur- og fritidsområdet.

Forvaltningen indstiller, at Kultur-, Fritids- og Sundhedsudvalget godkender tids- og procesplanen.

Rebild Kommunes forvaltning af Folkeoplysningsloven, har betydning for borgernes oplevelser med og i foreningslivet og bør derfor være opdateret med de bedst mulige løsninger både af hensyn til de frivillige foreninger, de folkeoplysende aftenskoler og administrationen.

Rebild Kommune har ét tilskudsregelsæt for frivillige folkeoplysende foreninger og ét regelsæt for aftenskoler.

Center Sundhed, Kultur og Fritid har primo 2020 redigeret Rebild Kommunes tilskudsregelsæt for de frivillige folkeoplysende foreninger med allerede politisk vedtaget ændringer eller lovændringer (tilskudsregelsættet er udgivet og kan findes på Rebild.dk. se bilag). Tilskudsregelsæt for aftenskoler er endnu ikke blevet opdateret/redigeret, og det vil derfor være godt at få dette med i den kommende revision.

Forvaltningen er blevet opmærksom på følgende uhensigtsmæssigheder indenfor folkeoplysningsområdet:

Gældende for begge regelsæt:

- Regler som er gældende ved lov eller ændring i praksis, men som ikke fremgår af regelsæt

• Tilsyn med foreninger og offentliggørelse af regnskab
• Lokaleanvisning til virksomhed for personer med handicap (aftenskoler)
• Benyttelse af det administrative digitale system

- Fremgår af regelsæt men ændret ved lov eller ikke længere relevant

• Indsendelse af dokumentation og skema
• Regler vedrørende midtvejsevaluering

- Godkendelse af foreninger

• Foreninger godkendes aktuelt administrativt af Center Sundhed, Kultur og Fritid. For at styrke godkendelsesprocessen kan den fremtidige kompetence undersøges nærmere.

- Ny, mere simpel og brugervenlig fremstilling

Gældende for regelsæt for frivillige folkeoplysende foreninger:

- Grønne arealer og Puljen for Mål, Net og Kridt

• Puljen for Mål, Net og Kridt benyttes så der kan stilles udendørsanlæg til rådighed med fornødent udstyr for de folkeoplysende foreninger. Da der ikke er afsat en specifik pulje til vedligeholdelse af grønne arealer (levende hegn, træer, bænke, trappe, parkeringspladser), går midler fra Mål, Net og Kridt-puljen.

- Lokaletilskud

• Puljen til lokaletilskud til de frivillige folkeoplysende foreninger fordeles forholdsmæssigt på baggrund af indsendt budget. Dvs. at der ikke er en fast tilskudsprocent. Erfaring viser, at tilskudsprocenten svinger en del som resultat af ændringer i medlemstal og udgifter til vedligehold.

Gældende for regelsæt for aftenskoler:

- Tilskud til nye aftenskoler

• Der er aktuelt ingen grænse for hvor højt et tilskud nye foreninger kan søge.

- Omfordelingspuljen

• Proceduren aktuelt er, at hvis der efter regnskab er aftenskoler, som skal betale bevilling tilbage, så deles det procentvis restbeløbet mellem dem, som har haft et større forbrug end deres bevilling.
  På baggrund af ovenstående har forvaltningen til hensigt at indlede en proces, hvor der ses på hvilke dele af folkeoplysningsområdet, som kan forvaltes mere hensigtsmæssigt.

På baggrund af ovenstående har forvaltningen til hensigt at indlede en proces, hvor det skal undersøges hvilke dele af folkeoplysningsområdet, som kan forvaltes mere hensigtsmæssigt til glæde og gavn for foreninger og aftenskoler.

Fritidsrådet, de frivillige foreninger, aftenskolerne samt Kultur-, Fritid- og Sundhedsudvalget vil løbende blive orienteret og inddrages i processen.

Der er udarbejdet følgende tids- og procesplan: