Økonomiudvalget

Byrådet vedtog den 21. september 2023, pkt.120 Aftale om frisættelse og afbureaukratisering i Rebild Kommune. Aftalen findes i Bilag 1 og er gældende i fire år for perioden 1. november 2023 til 1. november 2027.

Formålet med frisættelse og afbureaukratisering er at løfte kvaliteten af velfærden ved at sætte fagligheden og den professionelle dømmekraft fri. Aftalen sætter den overordnede ramme for udmøntningen i fagudvalg, forvaltning og de udførende led, og rummer fleksibilitet i tilgangen ud fra de fem principper.

Til forskel fra Velfærdsaftalen, der var forankret decentralt, er aftalen om frisættelse og afbureaukratisering tværgående og dækker hele Rebild Kommune. Derfor understreges den fælles forpligtelse og det fælles ansvar for frisættelse og afbureaukratisering. Friheden skal udmøntes i fællesskab og kræver, at der indenfor hvert fagområde, på tværs og i samspil med borgere, virksomheder og civilsamfund afdækkes muligheder for frisættelse og afbureaukratisering indenfor lovgivningen for sammen at finde nye og bedre måder at løse kerneopgaven.

Den politiske og ledelsesmæssige forankring er væsentlig for at lykkes med frisættelse og afbureaukratisering. Frisættelse og afbureaukratisering handler ikke om at undgå styring og ledelse, men kræver derimod både tydelig retning og rammer. Der er behov for facilitering, understøttelse og ledelse tæt på for at udmønte processen på de respektive fagområder og på tværs.

For at bidrage til den politiske og ledelsesmæssige forankring, blev det besluttet, at der skal nedsættes en bredt repræsenteret politisk følgegruppe. Den politiske følgegruppe skal løbende orienteres om fremdrift og udfordringer i processen. Formålet med følgegruppen er at medvirke til, at der er viden og opbakning på tværs af de politiske partier og udvalg i kommunen. Dertil er følgegruppen ambassadører for arbejdet og kan ligeledes give anbefalinger til arbejdet med frisættelse og afbureaukratisering. Det foreslås, at følgegruppen sammensættes af Økonomiudvalget.

Forslag til kommissorium for følgegruppen findes i Bilag 2. Heri fremgår en proces med halvårlig rapportering til følgegruppen. Rapporteringen sættes på Økonomiudvalgets dagsorden som et orienteringspunkt. For at undgå, at bidrage til unødvendigt bureaukrati og dermed understøtte frisættelses- og afbureaukratiseringsdagsordenen, foregår orienteringen ved, at hver direktør giver en mundtlig status på deres område. Dertil kan eventuelt suppleres med bilag, eksempelvis i form af præsentationer. Forud for rapporteringen til følgegruppen drøftes erfaringsudveksling om frisættelse og afbureaukratisering i Strategisk Ledergruppe.

Afslutningsvis giver direktionen en mundtlig status for arbejdet med frisættelse og afbureaukratisering.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget:

- til byrådet indstiller, at den politiske følgegruppe for frisættelse og afbureaukratisering sammensættes af Økonomiudvalget

- til byrådet at indstiller, at kommissorium for den politiske følgegruppe for frisættelse og afbureaukratisering godkendes

Desuden indstiller forvaltningen, at Økonomiudvalget tager den mundtlige orientering om status til efterretning

Økonomiudvalget, Byrådet

I forbindelse med vedtagelsen af budgetaftalen for 2024-2027 blev det aftalt, at forvaltningen skal udarbejde et oplæg til imødekommelse af en besparelse gennem reduktion i antallet af byrådsmedlemmer samt udvalg. I Budgetaftalen 2024-2027 fremgår følgende formulering af side 9:

”Forvaltningen skal udarbejde et oplæg til besparelser på mindst 0,5 mio. kr., der reducerer antallet af fagudvalg med et udvalg og reducerer antallet af byrådsmedlemmer.”

Besparelsen kan opnås via forskellige scenarier, hvis rammer skitseres nedenfor som udgangspunkt for Økonomiudvalgets og byrådets beslutning.

Antal af byrådsmedlemmer
Det nuværende antal byrådsmedlemmer i Rebild Kommunes byråd blev fastsat til 25 medlemmer ved kommunesammenlægningen i 2006. Ifølge Styrelseslovens § 5, stk. 1, fastsættes antallet af byrådsmedlemmer i styrelsesvedtægten for kommunen. Medlemstallet for kommuner med over 20.000 indbyggere skal være ulige samt bestå af mindst 19 medlemmer.

Fordelingen af mandater ved tidligere kommunalvalg er opgjort på www.kmdvalg.dk. I Rebild Kommune tilhørte de sidste seks mandater ved de to foregående kommunalvalg følgende partier:

• 2021: Radikale Venstre (20), Enhedslisten (21), Konservative (22), Socialdemokratiet (23), Venstre (24), Social Fællesliste (25)
• 2017: Social Fællesliste (20), Radikale Venstre (21), Venstre (22), Socialdemokratiet (23), Dansk Folkeparti (24), Venstre (25)

Honorering af byrådsmedlemmer
Vederlæggelse af byrådsmedlemmer fremgår af Vederlagsbekendtgørelsen § 2, hvorefter et medlem modtager et fast årligt vederlag på 105.000 kr. (2024) samt eventuelt tillægsvederlag for hjemmeboende børn. Udover vederlæggelse kommer omkostninger i forbindelse med kørsel, IT-anskaffelser og lignende.

For hver 2 medlemmer byrådet reduceres med, forventes derfor en budgetmæssig reduktion i størrelsesordenen ca. 300.000 kr. årligt.

Antal af udvalg
Styreformen i Rebild kommune er udvalgsstyre. Udvalgsstyret er kendetegnet ved, at en stor del af det politiske arbejde sker i en række stående politiske fagudvalg under byrådet. Udvalgsstrukturen fastsættes i forbindelse med konstitueringen og er gældende for den kommende byrådsperiode. Der har siden kommunesammenlægningen været fem stående udvalg i Rebild Kommune med varierende ansvarsområder og opgaver.

Medmindre byrådet - indenfor lovens rammer - har besluttet noget andet, har kommunerne udvalgsstyre, hvilket indebærer, at Økonomiudvalget og de stående udvalg har den umiddelbare forvaltning af de områder, som ved kommunens styrelsesvedtægt er henlagt til dem. Den kommunale styrelseslov §64b giver dog byrådet mulighed for, ved bestemmelse i styrelsesvedtægten, at fravige dette, således at udvalgene ikke varetager den umiddelbare forvaltning inden for deres områder eller kun varetager den umiddelbare forvaltning af visse sager inden for deres områder.

Udvalgenes opgaver og ansvar fremgår af styrelsesvedtægten og nedenfor ses antal dagsordenspunkter fordelt på de fem stående udvalg i Rebild Kommune i 2023.

• Teknik- og Miljøudvalget: 193
• Børne- og Familieudvalget: 156
• Kultur-, Fritids- og Sundhedsudvalget: 135
• Ældre-, Pleje- og Omsorgsudvalget: 104
• Beskæftigelsesudvalget: 92

Dertil havde Økonomiudvalget i alt 221 dagsordenspunkter i 2023.

Det er op til byrådet i forbindelse med konstitueringen af fastsætte antallet af stående udvalg og antallet af medlemmer i hvert udvalg. Dog skal der være opmærksomhed på Styrelseslovens § 27 om omfordeling af udvalgspladser og suppleringsreglen, hvilket kan påvirke antallet af medlemmer i udvalg og partifordelingen blandt udvalgsmedlemmer. I praksis betyder det, at når pladserne i udvalg fordeles, går det samlede antal udvalgspladser ikke altid op med de pladser, et parti har krav på.
Hvis et parti således eksempelvis har ret til 4 pladser, men der ved fordelingen kun er mulighed for at give 3 pladser i udvalg, så skal udvalget udvides med to pladser og for hermed at give partiet det antal pladser, det har krav på. Eksempelvis blev Børne- Ungdomsudvalget med baggrund i denne bestemmelse udvidet med 2 medlemmer, fra 5 til 7 i perioden 2014-2017.

På nuværende tidspunkt sidder i alt 8 af de nuværende byrådsmedlemmer i to udvalg. Nedenfor ses det forventede gennemsnitlige antal udvalgsposter per byrådsmedlem ved henholdsvis fem og fire stående udvalg i kombination med forskellige antal byrådsmedlemmer i byrådet.

Honorering af udvalgsformænd og udvalgsmedlemmer (samt viceborgmester)
Rammerne for honorering af udvalgsformænd og medlemmer fremgår af styrelsesloven og udgør samlet set maksimalt 275 % af borgmesterens løn. Dette maksimale beløb omfatter eventuel viceborgmester, udvalgsformænd, næstformænd, formænd for særlige udvalg, Børn- og Ungeudvalget og udvalgsmedlemmer. Det tidligere byråd behandlede sag om regulering af vederlag for indeværende byrådsperiode på møde den 28. september 2021, pkt. 244. Se Bilag 1. Vederlæggelse blev herefter fastholdt efter hidtidige kriterier af byrådet i forbindelse med budgetaftalen 2023.

Formands- og udvalgsvederlaget kan differentieres mellem de enkelte udvalg, hvorimod medlemmerne af det enkelte udvalg skal have samme vederlag.

Formandsvederlagenes størrelse er fastsat i kommunens styrelsesvedtægt. Det er op til byrådet selv at aftale den endelige fordeling af størrelsen mellem de enkelte vederlag.

På det konstituerede byrådsmøde 5. december 2021, pkt. 10 blev der fastsat ens udvalgsvederlag til alle medlemmer samt 2 medlemmer af Børn og Ungeudvalget, svarende til 2.115 kr. pr. md.

Rebild Kommune har fastsat det samlede beløb anvendt på formandshonorar til 100 pct. af borgmesterens løn, hvilket udgør et samlet beløb på 1.040.099 kr. pr. 1.4.2024.
Hertil har Rebild Kommune besluttet, at hvert af de fem stående udvalg honoreres med et formandshonorar på 20 % af borgmesterens løn, svarende til 208.019 kr. Da formanden for Økonomiudvalget er borgmesteren, ydes der ikke særskilt formandshonorar til formanden for Økonomiudvalget.

Byrådet besluttede på det konstituerende byrådsmøde 5. december 2021, pkt. 2 at kommunen skal have en viceborgmester. Byrådet besluttede ligeledes på det konstituerende byrådsmøde 5. december 2021, pkt. 3, at viceborgmesteren skal aflønnes med 10% af borgmesterens vederlag, hvilket udgør et beløb på 104.099 kr. pr 1.4.2024.

Eksempler fra andre kommuner
Nedenfor ses en række eksempler på andre kommuner med kun 19 byrådsmedlemmer, og hvordan de har valgt at fastsætte deres udvalgsstrukturer.

• Odder Kommune med 23.600 indbyggere og følgende 4 stående udvalg: Udvalget for Klima og Plan, Udvalget for Børn og Skole, Udvalget for Sundhed og Voksne, Udvalget for Kultur og Fritid
• Rødovre Kommune med 42.500 indbyggere og følgende 6 stående udvalg: Teknik- og Miljøudvalget, Børne- og Skoleudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget, Social- og Sundhedsudvalget, Beskæftigelsesudvalget, Klima- og Naturudvalget
• Brøndby Kommune med 37.100 indbyggere og følgende 6 stående udvalg: Børne- og Skoleudvalget, Social- og Sundhedsudvalget, Beskæftigelsesudvalget, Teknik- og Miljøudvalget, Idræts- og Fritidsudvalget, Kulturudvalget
• Gentofte Kommune med 74.800 indbyggere og følgende 7 stående udvalg: Ældre-, Social og Sundhedsudvalget, Skoleudvalget, Børneudvalget, Kultur-, Unge- og Fritidsudvalget, Klima-, Miljø- og Teknikudvalget, Erhvervs-, Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, Byplanudvalget

I Nordjylland har Frederikshavn Kommune besluttet ikke at reducere antallet af byrådsmedlemmer, mens Morsø Kommune er ved at undersøge mulighederne.

Scenarier til opnåelse af den vedtagne besparelse
Den vedtagne minimumsbesparelse på 500.000 kr. årligt fra 2026 kan opnås ved forskellige kombinationer af besluttede ændringer, som opstillet i udkast nedenfor:

• Antallet af byrådsmedlemmer kan reduceres til mellem 19 og 23 byrådsmedlemmer. Ved hvert to medlemmer der reduceres, opnås en årlig besparelse på ca. 300.000 kr.
• Antallet af udvalg kan reduceres. Ved hvert udvalg der reduceres, kan udgiften til vederlag til udvalgsformænd reduceres. Ved reduktion fra 5 til 4 stående udvalg kan udgiften til vederlag til udvalgsformænd antages reduceret fra nuværende 100 % af borgmesterens løn til 80 % og dermed bidrage til en årlig besparelse på 208.000 kr. Der regnes her alene med formandshonoraret, da antallet af det minimale antal medlemmer i det enkelte udvalg skal fastsættes på baggrund af dels byrådets størrelse og dels antallet af stående udvalg jævnfør reglerne om mindretalsbeskyttelse.
• Vederlag for udvalgsformænd kan reduceres fra de nuværende 100 % af borgmesterens løn til 75 % svarende til 15 % per udvalgsformand. Dette vil bidrage til en årlig besparelse på 260.024 kr.
• Endelig er det muligt, at et kommende byråd kan beslutte at konstituere sig uden at viceborgmesteren er honoreret og herved realisere en besparelse på 104.099 kr. årligt.

Den videre proces
Ændringer i antallet af byrådsmedlemmer kan allerede nu vedtages, men vil først træde i kraft fra begyndelsen af næste byrådsperiode den 1. januar 2026. Beslutning om reduktion i antallet af byrådsmedlemmer skal således være vedtaget af byrådet senest 1. august 2025. Forinden skal forslag til ændring af styrelsesvedtægten være fremlagt og godkendt på 2 byrådsmøder med minimum 6 dages mellemrum.

Det siddende byråd kan forud for det nyvalgte byråds konstituerende møde ændre styrelsesvedtægten, således, at denne får virkning for den kommende byrådsperiode fra og med 1. januar 2026.
Ændringer i udvalgsstrukturen, vederlag til udvalgsmedlemmer og udvalgsformænd samt en eventuel konstituering af det nye byråd uden at viceborgmesteren er honoreret, kan ændres i forbindelse med det nyvalgte byråds konstitueringsaftale. Det er alene beslutningen om antal byrådsmedlemmer, der kan træffes i indeværende byrådsperiode og som hermed vil få bindende virkning for det kommende byråds funktionsperiode.

På temadrøftelsen i byrådet den 25. april blev følgende proces foreslået af flere grupper:

• Byrådet vedtager reduktion af antal byrådsmedlemmer samt anbefaling om at det kommende udvalg i forbindelse med konstitueringen reducerer udvalgsstrukturen med et udvalg og at viceborgmesteren ikke honoreres.
• Forvaltningen tilrettelægger en proces for udviklingen af et forslag til ny opgavefordeling i en ny udvalgsstruktur med fire stående udvalg. Processen planlægges til efteråret 2024 og der indgår en temadrøftelse for byrådet forud for beslutningssag herom.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for byrådet anbefaler en model til imødekommelse af den i budgetaftalen vedtagne besparelse og således, at:

- antallet af byrådsmedlemmer fra kommende byrådsperiode 2026, reduceres til 23 medlemmer

- viceborgmesteren fremover ikke aflønnes

- styrelsesvedtægten rettes til i overensstemmelse hermed

- bede forvaltningen om at tilrettelægge en politisk proces for udvalgsstrukturen til efteråret 2024 hvori der indgår en temadrøftelse for byrådet