Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at akut-puljen finansierer 90% af udgiften til udskiftning af varmtvandsbeholder, svarende til 94.648 kr.

Der er afsat 200.000,00 kr til akutpuljen i 2020.

Udskiftningen af varmvandsbeholder har kostet 105.614,84 kr. ekskl. moms. Akutpuljen finansierer 90% af udgiften, svarende til 94.648 kr.

I efteråret 2018 opdager Støvringhallen, at deres varmtvandsbeholder er gennemtæret og der siver derfor vand ud af beholderen. Hallen var således nødsaget til at skifte beholderen straks. Hallen var på daværende tidspunkt ikke opmærksom på, at det var muligt at søge akutpuljen og finansierede derfor selv udskiftningen fuldt ud. Arbejdet blev udført i december 2018.

I forbindelse med udmøntningen af halvedligeholdelsespuljen 2020 gør forvaltningen Støvringhallen opmærksom på, at projektet "udskiftning af varmtvandsbeholder" fremgår af listen over projekter anbefalet lavet i 2020, i h.t. Rambølls halvedligeholdelsesrapport. Hallens bestyrelse gør opmærksom på, at projektet allerede er udført, da varmtvandsbeholderen skulle skiftes akut.

Forvaltningen anbefalede derfor Støvringhallen at søge akutpuljen. 

Det er forvaltningens vurdering, at udskiftning af varmtvandsbeholder ligger inden for de retningslinjer, der er vedtaget for akutpuljen af Kultur- og Fritidsudvalget den 14. november 2012:

”Den afsatte akutpulje er reserveret til større, ikke forudsigelige vedligeholdelsesarbejder, så som pludseligt opståede bygningsskader på mur, bærende elementer eller tagkonstruktion".

Årsagen til at udskiftningen vurderes at ligge inden for puljens kriterier er at;

·  Der er tale om et større vedligeholdelsesarbejde. Udskiftning af varmtvandsbeholderen har kostet 105.614,84 kr. ekskl. moms, hvilket er over egenfinansieringsgrænsen for projekter på 50.000 kr.

·  Behovet for udskiftning har ikke været forudsigeligt. Rambøll ser sagen som en kategori 3, der omfatter projekter, som kan medføre væsentligt fordyrende skader på bygningerne, men hvor der ikke er fare for personskade. Rambøll så i øvrigt først vedligeholdelse nødvendigt i 2020.

·  Der har været akut behov for at udskifte varmtvandsbeholderen, for at brugerne kan bruge hallen.  

Forvaltningen indstiller at Kultur- og Fritidsudvalget godkender forvaltningens anbefaling og vælger scenarie 3 (Totalrådgiverudbud med efterfølgende fagentrepriseudbud)

Forvaltningen indstiller at Kultur- og Fritidsudvalget godkender den vedhæftede procestidsplan samt overordnede udbudsbetingelser.

Der er en samlet økonomisk ramme på ca. 4,5 mio. kr.- Ca. 2,5 mio. kr. i resterende anlægsmidler fra det tidligere højskoleprojekt.
- 2,0 mio. kr. fra budget 2019, som udmøntes i 2020. 

Udvalget har besluttet, at der indhentes flere bud på den arkitektoniske og funktionelle løsning af opgaven indenfor den økonomiske ramme. Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til, hvordan projektet udbydes. Forvaltningen vil i det efterfølgende redegøre for 3 forskellige scenarier til løsning af opgaven:

SCENARIE 1: Totalentrepriseudbud med mini-arkitektkonkurrence

Fordele:

- Byggeudvalget vil have 2-3 arkitektoniske løsninger at vælge imellem.

- Projektet udbydes i omvendt licitation, hvor totalentreprenøren indeholder så meget som muligt i projektet ud fra det givne budget, ergo:

- Projektøkonomien overskrides ikke ved licitation.

Ulemper:

- Få entreprenører i Kommunen som har mulighed for at byde på opgaven, idet få entreprenører normalvis vælger at håndtere en totalentreprise.

- Totalentreprenørens arkitekt er ikke kendt på forhånd.

- Brugernes indflydelse på projektet minimeres.

- Der bruges økonomi på honorering af tabende forslag (ca. 25.000,- pr. forslag)

- Der skal bruges økonomi på bygherrerådgivning til at forestå et totalentrepriseudbud.

SCENARIE 2: Totalrådgiverudbud med mini-arkitektkonkurrence (fagentreprise)

Fordele:

- Byggeudvalget vil have 2-3 arkitektoniske løsninger at vælge imellem.

- De indbudte totalrådgivere er udpeget af forvaltningen.

- Lokale fagentreprenører får mulighed for at byde på opgaven

Ulemper:

- Brugernes indflydelse på projektet minimeres

- Der bruges økonomi på honorering af tabende forslag (ca. 25.000,- pr. forslag)

- Projektetøkonomien er først endelig kendt ved en licitation.

- Totalrådgiverudbud med arkitektkonkurrence er mere omfattende for forvaltningen, idet der skulle gennemføres en brugerproces, som ligger til grund for arkitektkonkurrencen.

SCENARIE 3: Totalrådgiverudbud (fagentreprise)

Fordele:

- Brugerne vil have stor indflydelse på projektets funktionelle løsning, idet projektgruppen deltager i brugerprocessen, sammen med totalrådgiveren.

- Byggeudvalget vil forsat flere forskellige arkitektoniske løsninger at vælge imellem, da totalrådgiveren vil lave forskellige visualiseringer/løsningsforslag at vælge imellem.

- De indbudte totalrådgivere er udpeget af forvaltningen.

- Lokale entreprenører får mulighed for at byde på opgaven

- Udbudsmaterialet udføres af totalrådgiver og forvaltningens eget arbejde med udbudsmateriale og brugerproces minimeres.

- Der skal ikke bruges projektøkonomi på at afholde arkitektkonkurrence eller bygherrerådgivning.

Ulemper:

- Én totalrådgivers mulighed for at udarbejde flere arktiktoniske løsninger vil være begrænset (Totalrådgivers favorit vil ofte skinne igennem)

- Projektøkonomien er først endelig ved en licitation.

Øvrigt:

Bedømmelsesudvalg:

Uanset om Kultur- og Fritidsudvalget vælger scenarie 1, 2 eller 3, så anbefaler forvaltningen, at der nedsættes et bedømmelsesudvalg til at vurdere/beslutte den arkitektoniske løsning for "nye lokaler til Rebild Kulturskole"

Bedømmelsesudvalget indstilles at bestå af:

1-2 repræsentanter fra Kultur- og Fritidsudvalget

2 repræsentanter fra projektgruppen

Centerchef CSKF, Rebild kommune

Projektleder, Byg- og Anlæg, Rebild Kommune 

Orientering om Lokalplan:

Følgende er en kort orientering om de tidsmæssige aspekter og projektmæssige vilkår, som gælder for lokalplantillæg 269-T1, og som derfor har betydning for tidsplanen i byggeprojektet. Lokalplantillæg 269-T1, bliver behandlet til januar på udvalgsmøderne:
- Teknik- og Miljøudvalg d. 8. januar
- Økonimiudvalg d. 15. januar
- Byrådet d. 22. januar

Dernæst skal planforslaget i to ugers offentlig høring, forventeligt i uge 5 og 6.
Efter høringen skal forslaget behandles og forventes godkendt på byrådsmødet d. 26. marts. Lokalplanen forventes offentliggjort og gældende d. 30. marts. Der er dog 4 ugers klagefrist efter offentliggørelsen, hvilket medfører at en arkitekt (uanset valg af scenarie) først kan sættes igang med skitseringen 4 uger efter byrådets godkendelse af lokalplanen.

Lokalplansområdet er i hovedtræk et område på 600m² med et byggefelt på 262m². Byggefeltet er ydermere indsnævret af en 5m vejbyggelinie, hvilket medfører et ret begrænset areal for en arkitekt (uanset valg af scenarie) til at udvikle ret meget variation i et skitseprojekt eller konkurrenceprojekt.
Bygningens udformning og anvendelse af materialer er i hovedtræk de samme som i allerede er kendt fra lokalplan 269 

 
Forvaltningens vurdering:
Forvaltningens faglige vurdering er, at Kultur- og Fritidsudvalget bør vælge scenarie 3.
Begrundelsen herfor skal i særdeleshed ses i lokalplanens meget snævre byggefelt og heraf begrænsede muligheder for at arbejde med de arkitektoniske løsninger. Der vil i scenarie 1 & scenarie 2 blive brugt unødig projektøkonomi på arkitektkonkurrence og bygherrerådgiver, da det er forvaltningens vurdering, at man vil få 3 nogenlunde enslydende konkurrenceforslag på grund af byggefeltets beskaffenhed.
En professionel arkitekt/totalrådgiver vil kunne visualisere flere forskellige forslag vedørende valg af materialer/vinduer mm. med en kameraopstilling fra flere forskellige vinkler (Hobrovej, Rådhuset, osv.). Dette vil således blive fremlagt for bedømmelsesudvalget og eventuelle ændringer vil efterfølgende kunne indarbejdes i projektet.

Hertil kommer, at et byggeudvalg og/eller den nedsatte projektgruppe vil have langt større indflydelse på den funktionelle løsning (planløsningen) for selve opgaven ved at deltage i workshops og brugerproces i tæt samarbejde med en totalrådgiver i scenarie 3.

Forvaltningen har endvidere indstillet til godkendelse af procesplan og overordnede udbudsbetingelser for "nye lokaler til Rebild Kulturskole". Procesplan og overordnede udbudsbetingelser vedlagt som bilag.
For procesplanen gælder, at Scenarie 2+3 vil have samme tidsplan med en opstart af byggeri i uge 51 i 2020. Scenarie 1 vil have ca. 4 ugers hurtigere proces. Forvaltningen vurderer, at denne hurtigere proces imidlertid ikke står mål med den økonomiske merydelse, der ligger i en arkitektkonkurrence og merydelse til en bygherrerådgiver.

Organiseringen af projektet opbygges med en styregruppe, et byggeudvalg og en projektgruppe, hvilket blev taget til efterretning på udvalgsmødet d. 6. november 2019.