Udskriv
Læs højt
Sagsfremstilling
Efter Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal der årligt udarbejdes en udbudsplan vedr. varer og tjenesteydelser, der forelægges til godkendelse i byrådet.
Indkøbskontoret har derfor udarbejdet en udbudsplan for 2019, der viser, hvilke udbud Rebild Kommune selv gennemfører, og hvilke udbud Rebild Kommune på anden måde deltager i. Udbudsplanen er vedlagt som bilag til dagsordenen.
I forbindelse med udarbejdelse af udbudsplanen har indkøbskontoret forespurgt hvert enkelt center om, hvilke udbud de forventer at gennemføre i 2019. Udbudsplanen er derfor resultatet af tilbagemeldingerne fra centrene kombineret med de udbud, der iøvrigt gennemføres eller koordineres af indkøbskontoret.
Folketinget vedtog i 2015 en ny udbudslov, der implementerer det nyeste EU–udbudsdirektiv. Vedtagelse af udbudsloven medfører bl.a., at annonceringspligten efter tilbudsloven ophæves, og at indkøb/opgaver mellem 500.000 kr.og tærskelværdien for EU-udbud på ca. 1,5 mio. kr. ikke længere skal annonceres. Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik blev i 2016 evalueret og tilrettet i overensstemmelse hermed.
Udbudsplanen er en oversigt over de områder, hvor Rebild Kommune i 2019 skal opfylde sin udbudspligt. Alt afhængigt af indkøbenes økonomiske værdi skal der gennemføres udbud (tærskelværdi ca. 1,6 mio. kr. i 2018). Rebild Kommune kan opfylde udbudspligten ved selv at gennemføre udbud eller ved at deltage i udbud, der gennemføres af andre,
herunder navnlig Jysk Fællesindkøb og SKI.
Når et udbud er godkendt på udbudsplanen, gennemføres udbuddet i overensstemmelse med Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik af forvaltningen, der også tager stilling til endeligt valg af leverandør. Af første kolonne i udbudsplanen fremgår, hvilket center der er ansvarlig for udbuddet, anden kolonne hvem der står for gennemførelsen af udbuddet samt implementering af kontrakten.
Rebild Kommune har i 2011 besluttet, at kommunen som udgangspunkt tilslutter sig de KL-forpligtende aftaler, der udbydes af SKI på vegne af KL. I ganske særlige situationer kan kommunen vælge, at et forpligtende SKI udbud erstattes af et eget udbud eller af et JYFI udbud. Dette begrundes typisk med, at udbuddets opbygning og prioriteter ikke er hensigtsmæssig i forhold til Rebild kommunes opbygning og organisering af opgaven. Rebild Kommunes indkøbskontor gennemfører hvert år 2 til 3 udbud for Jysk Fællesindkøb på vegne af de øvrige kommuner i samarbejdet. I 2019 skal Indkøb i Rebild, på vegne af flere JYFI kommuner, færdiggøre udbud vedr. beskæftigelsesmaterialer samt opstarte nye udbud vedr. bleer og daginstitutionsmøbler. Derudover er indkøb ansvarlig for at implementere de udbud, der gennemføres af Jysk Fællesindkøb, således de udbudte aftaler kan anvendes af Rebild Kommunes medarbejdere.
For 2018 skal følgende supplerende bemærkes i forhold til sidste års udbudsplan:
- at udbud på barnevogne på vegne af JYFI blev aflyst idet kommunerne ikke er udbudspligtige
- at udbud vedr. beskæftigelsesmaterialer er annulleret og derfor skal genoptages i 2019
- at principperne for udbud vedr. frokostordning er til behandling i BFU den 17. december 2018, hvorfor tidsplanen rykkes.
- at udbud vedr. forsikringsmægler er erstattet af tilbudsindhentning, idet Rebild kommune ikke er udbudspligtig.
Det skal også bemærkes, at der er tildelt kontrakt på SKI's rammeaftale vedr. økonomisystem OPUS samt pågår forhandling om tildeling på SKI rammeaftale vedr. jobcentrets fagsystem FACIT. I henhold til Indkøbs- og Udbudspolitikken skulle begge udbud retteligt være forhåndsgodkendt af byrådet - enten via udbudsplanen eller ved en selvstændig sag.
Sammen med udbudsplanen fremlægges en kontraktoversigt over hvilke løbende indkøbsaftaler, der d.d. er indgået af Rebild Kommune efter udbud.
Oversigten indeholder ikke oplysning om:
- enkeltstående kontrakter, eksempelvis bygge- og anlægskontrakter på konkrete byggerier eller kontrakter med tekniske rådgivere om enkeltstående projekter
- løbende kontrakter der ikke er udbudspligtige, og derfor er indgået af Rebild Kommune uden afholdelse af udbud (eksempelvis planteservice, køb af kugledyner og skæmbriller).
For de kontrakter, der udløber i 2019 og første kvartal af 2020, er der i oversigtens yderste kolonne en indstilling om, hvorvidt kontrakten skal forlænges eller erstattes af eksempelvis et nyt udbud.
Langt de fleste løbende indkøbsaftaler indgås for en 2-årig periode og indeholder derudover to optioner på forlængelse af kontrakten, typisk i 2 x 12 måneder. Indkøbsaftalernes samlede løbetid er derfor typisk 4 år, hvis begge optioner udnyttes. Optionerne på forlængelse af indkøbsaftalerne udnyttes i langt de fleste tilfælde, og det er sædvanligvis kun i de situationer, hvor der er problemer med leverandørens opfyldelse af en indkøbsaftale, at en option ikke udnyttes.
Udbudsplanen for Jysk Fællesindkøb er tilrettelagt på baggrund af, at optionerne på forlængelse af Jysk Fællesindkøbs kontrakter udnyttes fuldt ud. Hvis optionerne ikke udnyttes, er der ikke planlagt udbud, der kan erstatte de kontrakter, der udløber. Tilsvarende er gældende for de udbud, der er planlagt af Rebild Kommune. Hvis byrådet beslutter, at en option ikke skal udnyttes, kan dette betyde ekstraomkostninger til ekstern konsulent til gennemførelse af udbuddet i 2019.
Det er generelt ressourcekrævende at gennemføre udbud. Både den formelle gennemførelse af udbudsprocessen (enten ved egne ressourcer eller ved ekstern konsulent) samt faglig forberedelse, implementering og opfølgning på aftalerne kræver ressourcer. Rebild Kommunes indkøbskontor består d.d. af 3 1/2 medarbejdere, heraf en kontorelev. Der har i 2018 været personaleudskiftning, idet en udbudsjurist har søgt nye udfordringer pr. 1.7.2018. Stillingen er genbesat pr. 1.11.2018.
Rebild Kommune deltager, som det fremgår ovenfor, i indkøbsfællesskabet Jysk Fællesindkøb (JYFI). Når der udbydes gennem JYFI, kan der udbydes større aftaler, og der opnås derfor bedre priser og vilkår hos tilbudsgiverne, end hvis udbuddene alene gennemføres af Rebild Kommune. Der er generelt opnået forholdsvis store besparelser i de udbud, der er gennemført af JYFI, navnlig ved udbud på områder, der ikke tidligere har været udbudt (sædvanligvis 10 - 30%). Samarbejdet gennem JYFI sparer ressourcer hos Rebild Kommune, idet der i JYFI gennemføres
et langt større antal udbud, end Rebild Kommune selv vil kunne gennemføre. Indkøbskontoret har i 2018 prioriteret at anvende sine ressourcer på at gennemføre de udbud for JYFI, vi er forpligtede til at gennemføre i samarbejdet og implementere de aftaler, der har været udbudt.
For 2019 forventes det, at Rebild kommunes nuværende Indkøbs- og Udbudspolitik skal revideres - både i forhold til aktuel lovgivning, men også tilpasninger i forhold til den daglige håndtering og anvendelse af politikken.