Der er fra politisk side afsat 800.000 kr. til anskaffelse i år 1, samt 200.000 kr. årligt efterfølgende til drift, i forbindelse med budgetforhandlingerne. Det afsatte beløb skal dække alle udgifter ved projektet, herunder fx indkøb af systemet, systemets driftsudgifter, implementeringsudgifter, fx udgifter i forbindelse med afholdelse af undervisningsforløb og lignende, samt endnu ukendte udgifter i forbindelse med låsesystemprojekt. Forvaltningen forventer fortsat, at projekterne og udgifterne sammenlagt kan holdes indenfor den afsatte ramme.

Som et element i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi skal kommunernes udlån af lokaler til foreninger og private omlægges til digital selvbetjening. Det følger af loven om obligatorisk digital selvbetjening (L159). Loven medfører at selvbetjening på internettet gradvis bliver obligatorisk på en lang række serviceområder – herunder på området vedr. udlån og udleje lokaler. Forvaltningen forventer, at der på sigt kommer krav om digitalisering af ansøgninger om tilskud fra foreninger under Folkeoplysningsloven og lign.

Digitaliseringen af lokalebooking og ansøgninger om tilskud på folkeoplysningsområdet rummer mange potentielle muligheder for at øge service overfor borgere og foreningsliv, samtidig med at det kan lette det administrative arbejde hos foreningerne, hallerne og kulturhusene.

Kultur og Fritidsudvalget godkendte sidste år kommissorium for projektet, og en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Center Kultur og Fritid, samt Center IT og Digitalisering har siden arbejdet med projektet.

Det har været et komplekst projekt for arbejdsgruppen. Det er vigtigt, at alle interessenter føler sig oplyste, trygge og hørt i forhold til digitaliseringen af området. Brugerne er blevet inddragelse dels gennem et minispørgeskema, som de er blevet bedt om at udfylde og sende ind. Dels gennem en workshop, hvor ideer og ønsker er blevet drøftet og indsamlet.

I forhold til leverandører har forvaltningen været i dialog med alle relevante potentielle leverandører af systemer. Dvs. dem, der er forhåndsgodkendte af KL.  Endvidere har forvaltningen holdt erfaringsudvekslingsmøder med andre kommuner og indhentet referencer på systemerne.

Sideløbende med forvaltningens arbejde, er projektet blevet behandlet politisk i forbindelse med budgetforhandlingerne. Dette har medført, at der nu er blevet afsat pengene til projektet, samt til et supplerende ”delprojekt”. Delprojektet indebærer, at der laves elektroniske nøglesystemer til hallerne. Et projekt, der rummer mange muligheder for hallerne.

Endvidere har arbejdsgruppen skullet forholde sig til gældende udbudsregler.

Arbejdsgruppen har nu valgt leverandør og skrevet kontrakt. Valget faldt på Winkas. Arbejdsgruppens baggrund for at vælge denne leverandør er, at arbejdsgruppen, med udgangspunkt i aktuelle lovkrav og de lokale interessenterne ønsker, vurderer det nødvendigt med:

- Et bookingmodul, der kan håndtere indkomne betalinger til selvejende haller.

- Mulighed for tilkobling til låsesystem.

- Et fælles borgerrettet portal omkring aktiviteter og foreninger i kommunen.

Endvidere betyder valget af Winkas, at vi kan tilbyde et regnskabsmodul til foreningerne og tilmeldings- / medlems- og betalingsmodul til foreningerne.

I fremtiden er det endvidere relevant med et system, hvor der kan laves:

- Indberetning og ansøgningsmodul /tilskudshåndtering for foreninger og aftenskoler.

- Statistik modul

- Integration til interne systemer som f.eks. sbsyss, Opus og skoleintra.

Dvs. at Rebild Kommune med valget af Winkas både får et fælles lokalebookingsystem, men også får et system, der kan fungere som medlemskartotek og betalingssystem for foreningslivet, økonomisystem/ regnskabssystem forhallerne, samt markedsføringskanal for foreningerne og hallerne.

Forvaltningen planlægger at starte på fase 2 af projektet i løbet af februar. Fase 2 rummer oplæring af haller og huse i brug af systemet. Dvs. undervisningsforløb. Endvidere rummer fase 2 oprettelse af alle Rebild Kommunes lokaliteter i det valgte system (beskrivelser af hvert enkelt lokale etc.), testning af system m.v. Forvaltningen har endnu ikke en færdig plan for fase 2.

Fase 3: Undervisningsaftner og introduktion af systemet til slutbrugere. Dvs. undervisningsaftner for foreningslivet og informationsarbejde overfor borgere. Samt opstart af projektet omkring låsesystem.  

Økonomien afhænger af, om udvalget beslutter at yde støtte.

Rold Skov Golfklub ansøger om økonomisk støtte til et udviklingsprojekt. Klubben har i det forgangne år lavet et succesrigt samarbejde med Rebild Kommunes SFO afdelinger, hvor børn og unge fra skolernes fritidsordninger og ungdomsskole kommer ud i naturen for at prøve kræfter med golfsporten. Dette har medført, at klubben nu er presset i forhold til træningsarealer.

Klubben savner et større og bedre træningsområde. Klubben har jorden til rådighed, men mangler økonomien til anlægsarbejdet. Klubben ønsker et nyt areal på cirka 1000 m2 græsareal med bunkers og heraf cirka 650 m2 indspilsgreen. Projektet har en økonomi på 300.000 kr. Golfklubben kan stille med en egenfinansiering på 80.000 kr., samt frivillig arbejdskraft.

Se vedlagte ansøgning og budget fra klubben.

Ansøgningen er også tilgået Fritidsrådet, som behandler ansøgningen på sit møde d. 3. marts.

Forvaltningen ser p.t. følgende muligheder:

1) Udvalget vælger at yde økonomisk støtte til udviklingsprojektet og beslutter omfanget

2) Udvalget afventer at tage beslutning, indtil Fritidsrådet har behandlet ansøgningen

3) Udvalget kombinerer mulighed 1) og mulighed 2)

4) Udvalget vælger at give afslag

Der er intet lovmæssigt til hinder for at yde økonomisk støtte, og intet til hinder for at give afslag. Tidligere har kommunen givet støtte til anlæg af petanque-baner, multibaner og andre idrætsfaciliteter, som ejes og drives af foreninger. Der er også tilfælde, hvor kommunen har givet afslag på støtte.