Sundhedsudvalget bad på deres møde d. 12. juni 2018 om at få en orientering/status på KMD Nexus og Fælles Sprog III.

I Center Pleje og Omsorg, dele af Center Sundhed, Kultur og Fritid samt dele af Center Familie og Handicap er der i øjeblikket en proces i gang med at indføre en ny dokumentationsmetode - Fælles Sprog III og et nyt IT system - KMD Nexus.

Metoden Fælles Sprog III (FSIII) er et lovkrav, og KMD Nexus indføres, da den nye dokumentationsmetode ikke kan fungere sammen med det hidtidige IT system Care. Det betyder, at IT systemet Care er lukket. Dog kører det i første omgang videre med Care Hjælpemiddel, hvor i hele administrationen af de mange genbrugshjælpemidler styres.

Kommunernes Landsforening har forpligtet sig til, at FSIII er implementeret i alle landets kommuner inden udgangen af 2018. Implementeringen af FSIII er derfor en skal-opgave i Rebild Kommune som i alle landets øvrige kommuner.  

FSIII er en metode til fælles dokumentation og kommunikation inden for sundheds- og ældreområdet, der skal bidrage til sammenhæng, kvalitet og effektivisering i den kommunale indsats rettet mod borgerne. Metoden skal desuden føre til, at der kan udvikles sammenlignelige data på landsplan. I første omgang omfatter metoden alle medarbejdere, der møder borgere i forbindelse med genoptræning, praktisk hjælp, pleje- og sundhedsydelser. Der opereres derfor indenfor to lovgivningsområder Serviceloven § 83, 83a og 86 samt Sundhedsloven § 138. Der er i forbindelse med Sundhedsloven §138 Hjemmesygepleje store krav til dokumentation fra Sundhedsstyrelsen, og der føres tilsyn fra Styrelsen for Patientsikkerhed.

Metoden vil blive videreudviklet løbende. Der er i øjeblikket et arbejde i gang i regi af Kommunernes Landsforening på træningsområdet (Sundhedsloven § 140) samt på Socialområdet, hvorfor der vil komme nye implementeringsforløb, når disse områder er færdigudviklede.

Hvad betyder FSIII for borgere og medarbejdere?

FSIII skal være med til at sikre, at borgerne oplever en sammenhæng i de sundheds- og serviceydelser, de modtager. Dette gøres ved en højere grad af borgerinddragelse, så medarbejderne arbejder henimod de mål, der er sat sammen med borgerne.

For medarbejderne vil FSIII betyde, at den fælles dokumentation omkring borgerne bliver lettere og mere ensartet, og de vil få mulighed for at danne sig et bedre overblik over borgerens samlede situation og de ydelser, som borgeren modtager, idet alle medarbejdere dokumenterer i det samme system.

Status i Rebild Kommune

Processen er godt i gang. Tre systemadministratorer (en fra hvert center) er blevet undervist i selve systemet, så det fremadrettet er muligt at lave egne tilpasninger af systemet indenfor de tre centre. Ca 750 medarbejdere fra de tre centre er blevet undervist i metoden FSIII og det nye IT system - KMD Nexus.

Der er konverteret data fra det gamle system til KMD Nexus, men da metoden er anderledes, og alle oplysningerne ikke har kunnet overføres automatisk, er supplerende oplysninger på hver eneste borger blevet flyttet manuelt. I nogle tilfælde har det været nødvendigt, at gennemgå alle borgere flere gange. For at give et billede af konverteringsopgaven, er der i skemaet herunder en oversigt med cirka angivelse af konverterede borgeroplysninger:

Målet for processen har været sikker drift, og at det blev gjort på kortest mulig tid. Dette har ikke kunnet lade sig gøre uden brug af ekstra ressourcer - især i CPO - hvor man drifter kerneopgaver hele døgnet.

Den 29. maj 2018 blev det gamle IT system Care lukket og er nu kun tilgængeligt med en se-adgang, så al dokumentation foregår nu i KMD Nexus.

Der har været lagt og lægges stadig mange timer i opsætnings- og dokumentationsopgaven, men forløbet er indtil nu er gået godt uden de store uforudsete driftsforstyrrelser.

Forventninger til resten af 2018

Der er stadig behov for manuelt at oprette oplysninger på borgerne i KMD Nexus. Oplysninger, der ikke blev overført i første omgang, da der var fokus på at få de mest vigtige oplysninger over, inden det gamle system lukkede.

Det er nødvendigt at have fokus på vedvarende undervisning i både FSIII og KMD Nexus. Det betyder, at der i resten af 2018 er et stort behov for, at alle 750 medarbejdere lærer at bruge FSIII og KMD Nexus rigtigt, så de kan dokumentere korrekt. Implementeringen af FSIII og KMD Nexus skal ses som en investering, hvor brug af ressourcer og arbejdsgange optimeres.

Implementeringen er bundet op af en superbrugerorganisering, så der på alle arbejdspladser er udpeget superbrugere, der skal sikre den daglige undervisning, opfølgning på brugen af systemet samt medvirke til besvarelse af de spørgsmål, der opstår dagligt. KMD Nexus er meget mere fleksibelt end Care, men det bevirker også, at der er flere opgaver for systemadministratorerne. Det er derfor nødvendigt at bemande denne funktion anderledes fremadrettet. Styregruppen for implementeringen af Fælles Sprog III og Nexus tager beslutning om systemadministratorfunktionen efter sommerferien, når behovet er undersøgt.

Da det gamle Care Hjælpemiddelsystem lukker senest juni 2019, skal der i efteråret 2018 tages stilling til, hvilket nye system, der skal vælges. Der kommer nye implementeringsopgaver i forbindelse med at FSIII Træning og Social bliver færdigudviklet. Dette forventes i 2019. 

Implementering af Nexus og FSIII skal ses som en investering, idet der herved sker en optimering i brug af ressourcer og arbejdsgange. Der har ikke overordnet været afsat midler til implementering af KMD Nexus og FSIII. I nedenstående tabel er der en oversigt over de forbrugte timer til implementering til og med juli 2018 samt det forventede timeforbrug fra 1.8.2018 til 31.12.2018.

De forbrugte timer i CFH og CSFK er timer, som er gået fra andre arbejdsopgaver, hvilket har nedbragt serviceniveauet på nogle områder, men det har ikke direkte kostet penge til vikardækning. Der kan derfor ikke sættes beløb på, hvad det har kostet. Det synliggør, at der er brugt rigtigt mange timer, som kunne være brugt på andre opgaver, som dermed har været nedprioriteret i perioden, og det kan betyde efterslæb af arbejdsopgaver. Timerne til systemadministratorerne i CFH og CSFK er som sagt estimater, da dette endnu ikke er besluttet.

Den næste tabel er CPO's timeforbrug omregnet til netto-udgifter. Det er bedste bud på de merudgifter, der har været forbundet med KMD Nexus. Dvs. de ekstraordinære udgifter, som har været nødvendige, for at opretholde et bestemt serviceniveau i hjemmepleje, på ældrecentre og sygepleje primært.

Gældende for den nuværende status på forbrugte timer i CPO vedr. implementering af Nexus er, at specielt sygeplejen har brugt mange timer. Nettoudgiften bliver ekstra høj ved sygeplejen, fordi de ikke kan få VEU-godtgørelse for deres kurser. Desuden har sygeplejen skullet bistå med konvertering af data samt råd og vejledning på alle områder, der leverer sygeplejefaglige opgaver. Der ud over deltog FSIII instruktør fra sygeplejen i samtlige undervisningstimer på SOSU Nord for sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter.

Forvaltningen indstiller, at Sundhedsudvalget tager orienteringen til efterretning.

De to modeller til organisering af akutfunktionen i Center Pleje og Omsorg er udarbejdet med udgangspunkt i Sundhedsstyrelsens krav og anbefalinger i kvalitetsstandarder for kommunale akutfunktioner, idet kravene gælder uanset, hvordan akutfunktionen etableres.

Det anbefales, at akutpladserne får en central geografisk placering i kommunen, hvor der er god kollektiv trafik, hvilket er af stor betydning for de praktiserende læger - både af hensyn til lægerne og deres transporttid på vejene og af hensyn til de pårørende, som gør brug af offentlig transportmidler og af hensyn til at kunne rekruttere medarbejdere med de rette kompetencer. Den centrale placering har endvidere stor betydning for driften af sygeplejen, som skal køre rundt til alle borgere i kommunen.

Fordelen ved at samle alle funktioner i ét hus er blandt andet, at borger vil få et sammenhængende forløb med flerfaglighed – både i den akutte fase og herefter/eller sideløbende med den rehabiliterende fase. Der vil være et tværfagligt samarbejde omkring borgerne og en optimal udnyttelse af viden på tværs af faggrupper. Samtidig sikres en bedre udnyttelse af personaleressourcer og der et tæt samarbejde mellem den udekørende hjemmesygepleje og akutfunktionen. Herudover skal sygeplejen koordinere alle henvendelser om udskrivelser og øvrigt samarbejde med sygehus og praktiserende læger.

Det er vigtigt, at akutfunktionen samles som en selvstændig enhed på et af ældrecentrene, idet pladserne forventes benyttet af ca. 250 forskellige borgere i løbet af et år. Det bliver således en "livlig" afdeling med stor borgerudskiftning, mange besøgende og et flerfagligt forløb, som skal koordineres.

Modellerne, som præsenteres i nedenstående, tager udgangspunkt i model 1 og 2 fra notatet, der blev behandlet af Sundhedsudvalget d.15.5.2018. Flere lokationer har efterfølgende været overvejet som mulig base for den permanente akutfunktion. De øvrige lokationer og begrundelserne for valget af lokation til model 1 og model 2 beskrives i det vedhæftede notat.

I model 1 samles alle aflastningspladser. I model 2A og 2B fastholdes muligheden for at komme på et aflastningsophold decentralt i kommunen i henhold til Servicelovens § 84.

To modeller - tre lokationer

1.  Alle pladser samles i ét hus – herunder aflastnings-, rehabiliterings- og akutpladser. Sygeplejen skal flytte og får base i samme hus i Haverslev.

Der vurderes at blive behov for 25 boliger inkl. 3 aflastningspladser ved en samling af alle pladser – heraf skal minimum 6 boliger være til akutpladser. De 25 boliger kan etableres på Haverslev Ældrecenter, hvor alle plejeboliger inddrages. I model 1 samles alle aflastningspladser - og der bliver ingen decentrale aflastningspladser. For at skabe plads til sygeplejen vil det kræve en større ombygning af ældrecentret.

2A.  Alle pladser samles i ét hus – dog med bevarelse af en enkelt aflastningsplads på ældrecentrene. Sygeplejen har allerede i dag base i samme hus i Skørping.

I model 2A forslås akutpladser, rehabiliteringspladser og aflastningspladser samlet på Skørping Ældrecenter med 19 boliger. Af de 19 udvalgte boliger skal der minimum være 6 boliger til akutpladser. De øvrige 13 boliger vil blive brugt efter behov til rehabilitering og aflastning. Sygeplejen skal også i model 2A køre ud fra den fælles base på samme vis som i model 1. Etableres akutfunktionen i Skørping vil der efterfølgende være 22 af de nuværende 41 plejeboliger til rådighed til faste plejeboliger.

2B.  Alle pladser samles i ét hus – dog med bevarelse af en enkelt aflastningsplads på ældrecentrene. Sygeplejen skal flytte og får base i samme hus i Støvring.

I model 2B forslås akutpladser, rehabiliteringspladser og aflastningspladser samlet på Støvring Ældrecenter med 18 boliger. Af de 18 udvalgte boliger skal der minimum være 6 boliger til akutpladser. De øvrige 12 boliger vil blive brugt efter behov til rehabilitering og aflastning. Sygeplejen skal også i model 2B køre ud fra den fælles base på samme vis som i model 1. Etableres akutfunktionen i Støvring vil der efterfølgende være 19 af de nuværende 37 plejeboliger til rådighed til faste plejeboliger. For at skabe plads til sygeplejen, som skal ligge i umiddelbar forlængelse af akutfunktionen, er der brug for de lokaler, som rummer Center Sundhed, Kultur og Fritid i dag, hvorfor der skal findes en anden placering hertil. Et perspektiv kunne være et nyt Sundhedshus i Støvring Ådale.

Bygningsmæssige bemærkninger

Gældende for alle tre ældrecentre medfører projektet inddragelse af areal, der er omfattet af støttet byggeri, hvorfor det kræver en nærmere undersøgelse og beregning for at prisfastsætte tilbagebetaling af støtte. Projektet medfører i varieret omfang bygningsmæssige ændringer, renovering og istandsættelser. Omfattende i hovedtræk: Delvist nye overflader på gulve/vægge/lofter, eventuelt tilpasning af vægge/døre, fast inventar, edb-, el-, vvs- og ABA-installationer og tilpasning af ventilation. Projektet vil højst sandsynligt kræve en byggeansøgning. Ansøgning forventes udført af ekstern rådgiver. 

Høring

Når der er truffet en politisk beslutning om valg af lokation sendes sagen om den permanente løsning i høring ved Ældrerådet.

Anlægsudgifter skal beregnes på baggrund af Sundhedsudvalgets beslutning.

Beskrivelse af driftsøkonomien samt etablering af engangsudgifter er justeret i forhold til nyeste beregninger.

Forvaltningen indstiller, at Sundhedsudvalget træffer beslutning om, hvilke model/modeller der skal arbejdes videre med set i forhold til den permanente akutfunktion.