Den gældende halvedligeholdelsesrapport udløber med udgangen af 2021, hvorfor der i samarbejde med Rambøll er udarbejdet en ny rapport løbende fra 2022 til og med 2026 (projekter der fremgår af den gamle rapport, men som ikke er gennemført fremgår ligeledes i rapporten under projekter for 2021).

Både forud for, under og efter besigtigelsen har der været lagt stor vægt på at de enkelte haller var en del af processen. Hallerne har haft mulighed for at sende en liste over egne vedligeholdelsesprojekter forud for besigtigelsen, som Rambøll er blevet bedt om at forholde sig til. Derudover har både bestyrelsesformænd og halinspektør fra hver enkelt hal være til stede under besigtigelsen.

Den 18. maj 2021 blev der afholdt et fællesmøde med alle haller, hvor forvaltningen og Rambøll har fremlagt rapporten og besvaret afklarende spørgsmål til rapportens indhold, samt spørgsmål vedrørende tilskud, udbudsregler og frigivelse af tilskud mv. 

Nuværende regler for tilskud af og principper for halvedligeholdelsespuljen:

Halvedligeholdelsespuljen dækker vedligeholdelsesprojekter, som Rambøll har vurderet nødvendige ved gennemgang af hallerne.

Puljen giver tilskud på 90% af udgiften til vedligeholdelse, mens hallernes egenfinansiering er 10%.

Udmøntningen af halvedligeholdelsespuljen og frigivelsen af midlerne skal godkendes af Byrådet hvert år.

Efterfølgende vil de selvejende haller blive orienteret om, at udmøntningen af vedligeholdesprojekter for det gældende år er godkendt.

Der bevilges midler til konkrete vedligeholdelsesprojekter, når hallen har orienteret forvaltningen om udbudsproces. Hvis forvaltningen vurderer, at retningslinjer for indhentning af tilbud er overholdt. Dette kan ske løbende.

Kultur- og Fritidsudvalget vil blive orienteret om det konkrete vedligeholdelsesprojekt.

Projekter som ikke iværksættes overføres til det næste år og er således fortsat en del af vedligeholdelsesplanen. Tilskuddet fra puljen udbetales når der forelægger dokumentation for udgiften.

Halvedligeholdelsesprojekterne kategoriseres som følgende:

Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelænde-re)

Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader på bygningen (utætte tage, utætte fuger)

Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.

Projekter med prioritet 4 og 5 medtages ikke.

Der ydes tilskud til projekter med prioritet 1, 2 og 3.

Akutpuljen

En mindre del af halvedligeholdelsespuljen er reserveret til akutsager. Akutpuljens størrelse er fastsat til 200.000 kr med en egenfinansiering fra hallerne på 10%. Den afsatte akutpulje er reserveret til større, ikke forudsigelige vedligeholdelsesarbejder, så som pludseligt opståede bygningsskader på mur, bærende elementer eller tagkonstruktion. I de år, hvor akutpuljen ikke bruges, overføres midlerne til næste års halvedligeholdelsespulje.

Ikke gennemførte projekter fra 2016-rapport

Der er 15 projekter fra 2016-rapporten som endnu ikke er gennemført. Dette skyldes 1) hallen vurderer vedligholdelsesprojektet unødvendigt, 2) projektet er gennemført i anden forbindelse (anden vedligehold eller større renovering), 3) hallen har ikke kunne løfte vedligeholdelsesprojektet økonomisk.

Rambøll er blevet bedt om, at se på hallerne med nye øjne, hvorfor alle vedligeholdelsesprojekter som bør gennemføres, også dem som fremgår af 2016-rapporten, er med i den nye rapport.

Rambøll har i deres rapport opgjort de årlige udgifter til vedligeholdelsesudgifter i perioden 2021 til 2026 til i alt kr. 18.610.000.

Rambølls opgørelse er ekskl. moms og i år 2021 priser. Hvis man forudsætter at prisindekset på anlæg stiger med 2% årligt vil den samlede udgift til vedligeholdelsesprojekterne i perioden udgøre 19.300.000.

Til sammenligning udgør de forventede budgetmidler i samme periode 15.300.000, dette er dog under forudsætning af at der forlods fratrækkes 200.000 årligt til akutpuljen.

Som udgangspunkt prisfremskrives budgetterede midler på anlæg ikke.

Ovenstående kan sammenfattes i nedenstående tabel.

Hvis Kultur- og Fritidsudvalget fastholder en tilskudsprocent på 90% til halvedligeholdelsesprojekter vil den samlede fremskrevne kommunale udgift i perioden være i alt 17,4 mio. kr. (19,3 x 90%) hvilket skal ses i forhold til det forventede budget i perioden på 15,3 mio. kr.

Ovenstående regnestykke bygger på følgende forudsætninger:

• Der afsættes årligt et budgetbeløb på 2,0 mio. kr.
  i hele den resterende del af perioden (2022 -2026).
• At der ud af det afsatte budget forlods afsættes 0,2 mio. kr. til akutte ikke planlagte udgifter.
• At tilskudsprocenten fastholdes på 90% i hele perioden
• At der vil være en årlig stigning i prisniveauet på 2%.
• At Rambølls priser holder.
• At tidsplanen holder.

Hvis ovenstående forudsætninger opfyldes og alle vedligeholdelsesprojekter skal gennemføres ser det umiddelbart ud til at området mangler 2,1 mio. kr. i perioden 2021 – 2026.

Ud over tilførsel af budgetmidler vil der skulle ske en fremrykning af budgetmidler fra år 2025 og 2026 til 2023 og 2024 da udgifterne ikke er forudsat jævnt fordelt hen over perioden. Der er ligeledes en opmærksomhed på, at budgettet for 2025 og 2026 ikke er politisk godkendt.

Forvaltningens bemærkning

Der er behov for en stillingtagen til om økonomien giver anledning til, at reglerne for tilskud ændres. Det er forvaltningens vurdering, at den nuværende fordeling med det kommunale tilskud på 90% og at hallernes egenfinansiering på 10% har haft en positiv indvirkning på gennemførelsen af projekterne. Det vurderes fortsat at projekter med prioritet 1, 2 og 3 skal prioriteres, som nødvendige vedligeholdelsesprojekter. Erfaringen fra sidste periode er, at ikke alle projekter ender med at blive gennemført og dermed har finansieringsbehovet været mindre end forudsat ved planens opstart. Reglerne for tilskud er tidligere blevet justeret udfra det budget, kommunen har mulighed for at anvende på halvedligeholdelse. Det må dog antages at udfordre hallernes planlægning, hvis reglerne ændres ofte.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget;

• tager orinteringen om processen vedrørende ny halvedligeholdelsesrapport til efterretning.
• drøfter og tager stilling til om der er behov for at ændre regler for tildeling af tilskud fra halvedligeholdelsespuljen.

I budgetproceduren for 2022-25 er der endvidere lagt op til, at udvalgene inden sommerferien kan drøfte budgetgrundlag, løbende nødvendige tilpasninger og prioriteringer af fagudvalgenes aktiviteter, inden for rammerne af udvalgets eget oprindelige budget. De indledende drøftelser kan eksempelvis være med henblik på at skabe grundlag for økonomisk råderum indenfor udvalgets eget budget til politiske prioriteringer og eventuelt til at imødegå budgetudfordringer for 2022-25.

Til drøftelsen af udfordringer er udgangspunktet blandt andet resultatet af regnskab 2020, som blev behandlet på udvalgets møde i april, samt den første økonomivurdering for 2021, som behandles på nærværende møde. Herudover kan der på de forskellige udvalg være løbende sager, der kan drøftes i den tidlige budgetfase i udvalget.

Resultaterne af fagudvalgenes drøftelser kan herefter indgå i det samlede budgetarbejde for Byrådet, herunder eventuelt på temadrøftelsen i Byrådet i juni måned før byrådets møde.

Beslutning fra Kultur- og Fritidsudvalget, 5. maj 2021, pkt. 52:

Kultur- og fritidsudvalget drøftede budget 2022.

Udvalget ønsker en nærmere belysning vedrørende Fritidspas, kommunal medfinansiering til ansøgninger til bredbåndspuljen samt muligheden for skiltning af cykelruter.

Udvalget ønsker en status vedrørende anlægsprojekterne på fritidsområdet og de afsatte midler i overslagsårene.

Sagen genoptaget, den 9. juni 2021:

Der er udarbejdet notat, der beskriver Fritidspas, kommunal medfinansiering af ansøgninger til bredbåndspuljen samt muligheden for skiltning af cykelruter. Derudover så er der udarbejdet en tekst der beskriver budgetudfordringer ved etablering af yderligere satellitter ved Ungdomsskolen.

Kultur- og Fritidsudvalget er på møde, den 3. juni 2021 blevet orienteret om status på anlægsprojekter på fritidsområdet og de afsatte midler i overslagsårene.

Jf. drøftelser.

Forvaltningen indstiller, at fagudvalgene fortsætter de indledende budgetdrøftelser for 2022-25 indenfor egne budgetrammer.