De nærmere regler vedr. protokollering fra byrådsmøder findes i kommunestyrelsesloven § 13, hvor det i stk. 1 er anført, at ”kommunalbestyrelsens beslutninger indføres i en beslutningsprotokol, der efter hvert møde underskrives af de medlemmer, der har deltaget i mødet”. I stk. 2, er det anført, at ”ethvert medlem, som har deltaget i mødet, kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen.”

Det er formelt set mødelederen – på byrådsmøder normalt borgmesteren – som skal sikre, at der føres en protokol efter forskrifterne. Forvaltningen fungerer imidlertid som sekretariat for byrådet og borgmesteren og skal i den forbindelse rådgive om rammerne omkring afvikling af byrådsmøder og overholdelse af reglerne herom. De byrådsmedlemmer, der har deltaget i mødet, har pligt til at underskrive protokollen. Ved underskriften på protokollen – fysisk eller elektronisk – vedstår byrådsmedlemmerne alene at have deltaget i mødet, og at det, der er indført i protokollen, er i overensstemmelse med det, der faktisk passerede på mødet.

Det spørgsmål, der med udgangspunkt i ordlyden af § 13, stk. 2, nærmere er rejst, drejer sig om, hvorvidt en afvigende mening, jf. understregningen ovenfor, skal gå på:

a) en afvigelse i forhold til indholdet af det spørgsmål, der er sat til afstemning – altså når man stemmer imod (således at man har ret til at begrunde til protokollen, hvorfor man ikke kan tilslutte sig forslaget, også selvom der er flertal for at forkaste det), eller

b) om meningen skal være afvigende i forhold til flertallets (med den virkning, at et flertal, der stemmer et forslag ned, ikke har mulighed for at begrunde dette til protokollen).

Borgmesteren er – konkret forud for byrådsmødet den 13. oktober 2022 – af forvaltningen blevet rådgivet om, at det førstnævnte (a) var retsstillingen. En nærmere analyse i lovbemærkninger, juridisk litteratur mv. efter at spørgsmålet er blevet rejst over for forvaltningen, viser imidlertid, at det beklageligvis er forkert, og at det er den anden opfattelse (b), der er den korrekte.

Analysen viser nærmere bestemt, at baggrunden for, at retsstillingen er den under pkt. b nævnte, er, at protokollen – ud over at dokumentere formalia om lukkede døre, medlemmers tilstedeværelse og eventuelle mødeafbrydelser – alene skal dokumentere indholdet af byrådets beslutninger, og hvem der er ansvarlige for dem. Den nærmere begrundelse for den afvigende bemærkning kan som udgangspunkt ikke kræves ført til protokollen. Det antages dog, at et medlem kan få en ganske kort angivelse af begrundelsen for den afvigende mening, til protokollen, jf. Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, Hans B. Thomsen m.fl., 3. udgave (2022), side 274. Baggrunden herfor er ikke, at der skal være adgang til at komme med en politisk motiveret begrundelse, men at der kan være en sammenhæng mellem den afvigende mening og begrundelsen.

Det vil bero på mødelederens – og i sidste instans byrådets – konkrete vurdering i hvert enkelt tilfælde med afsæt i bl.a. spørgsmålets kompleksitet, hvornår en afvigende mening lever op til kriteriet ”kort”. Forvaltningen fungerer som nævnt som sekretariat for byrådet og bistår også i denne forbindelse bl.a. med at afklare spørgsmål om protokollens førelse.

Det bemærkes i tilknytning hertil, at det fremgår af Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, Hans B. Thomsen m.fl., 3. udgave (2022), side 270, at der er en afgørelse fra tilsynsmyndigheden fra 2007, som fastslår, at der ikke er noget til hinder for, at byrådet beslutter, at forhandlinger i forløbet op til en afstemning refereres, men det må ikke ske ved indførelse af i beslutningsprotokollen pga. det nævnte formål med denne.

Spørgsmålet blev ikke drøftet under byrådsmøderne, og de fejlagtige protokolleringer den 13. oktober og 17. november 2022 har ikke nogen selvstændig retsvirkning, ligesom de ikke har haft nogen indflydelse på de beslutninger, der har skullet træffes.

Når spørgsmålet konkret er rejst, finder forvaltningen finder det imidlertid med afsæt i ovennævnte beskrivelse af reglerne mest rigtigt at foreslå protokollen til dagsordenens pkt. 150 på byrådsmødet den 13. oktober 2022 korrigeret, således at de passager, der er markeret med gult i det uddrag af protokollen, som er vedlagt som bilag 1, udgår. Det samme gælder den passage, der er markereret med gult i det uddrag af protokollen til dagsordenens pkt. 174 på byrådsmødet den 17. november 2022, der er vedlagt som bilag 2. I begge tilfælde er der tale om, at byrådets partier i forskellige konstellationer har fået ført til protokols, hvorfor de stemte imod et forslag, som der var flertal for at forkaste.

I forhold til spørgsmålet om den konkrete fremgangsmåde ved håndteringen heraf bemærkes, at i Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, Hans B. Thomsen m.fl., 3. udgave (2022), side 271, er det anført, at det er forudsat, at byrådets protokol indrettes og føres således, at der ikke kan foretages ændringer, uden at dette kan konstateres. Det anføres i tilknytning hertil, at rettelser skal ske ved tilføjelser til protokollen.

Det må heraf kunne udledes, at skal der ske indholdsmæssige justeringer i en allerede godkendt protokol, forudsætter det, at der sker en tilføjelse til protokollen, som sikrer, at der er dokumentation herfor. Det afgørende hensyn må således være, at protokollen indrettes og føres på en måde, hvor protokollens beviskraft ikke kan drages i tvivl, herunder at det ikke er muligt at ændre i det indførte, uden at dette kan konstateres.

Det foreslås med dette afsæt, at de ovennævnte korrektioner konkret gennemføres ved, at der frigives en ny protokol fra møderne de 13. oktober og 17. november 2022, hvor de passager, der er markeret med gult i bilag 1 og 2 udgår, og hvor det ved en note, der henviser til dette dagsordenspunkt, angives, at protokollen er blevet rettet.

Det bemærkes i tilknytning hertil, at forvaltningen – det der ikke har været rejst spørgsmål hertil, og da en sådan gennemgang vil være ganske ressourcekrævende – ikke har lavet en systematisk gennemgang af protokoller for møder forud for byrådsmødet den 13. oktober 2022 med henblik på at identificere andre tilfælde, hvor der måtte være sket protokollering i overensstemmelse med den ovenfor under pkt. b beskrevne retsopfattelse.

Det bemærkes afslutningsvist, at forvaltningen i afklaringen af de ovennævnte retlige spørgsmål har søgt rådgivning hos KL’s juridiske kontor samt Indenrigs- og Boligministeriet, som er ressortansvarlig for lov om kommunernes styrelse. KL og ministeriet yder alene generel rådgivning og udtaler sig ikke om konkrete sager.

Forvaltningen indstiller, at der udpeges 4 delegerede samt 4 personlige stedfortrædere.

Til KL's Kommunalpolitiske Topmøde, som i 2023 finder sted den 16.-17. marts, mødes repræsentanter fra KL's medlemskommuner for at fastlægge de politiske rammer for bestyrelsens arbejde. Alle Danmarks kommuner er medlemmer af KL.

I henhold til § 4, stk. 1 i KL's love udpeger medlemskommunerne 1 stemmeberettiget delegeret pr. påbegyndt 8000 indbyggere. Samtidig udpeges en stedfortræder for hver delegeret.

Som delegerede og stedfortrædere kan alene udpeges byrådsmedlemmer.

Følgende blev udpeget som delegerede og stedfortrædere i forbindelse med delegeretmødet i 2022:

Jesper Greth med Jeppe Ugilt som stedfortræder.

Allan Busk med Sandie Jellesen som stedfortræder.

Mikkel Højsleth med Mads Holm Danielsen som stedfortræder.

Peter Hansen med Thøger Elmelund Kristensen som stedfortræder.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget drøfter de skitserede procestiltag for budget 2024-2027 med afsæt i ovenstående spørgsmål.

Beslutning fra Økonomiudvalget, 7. december 2022, pkt. 278:

Budgetprocessen for budget 2024-2027 udarbejdes efter følgende tidsplan:

Afledt af den foretagne evaluering forslås der følgende overordnede målsætninger for justeringer af processen for budget 2024-2027.

1. Økonomiudvalget fremlægger et budget i balance til 1. behandling.
2. Fagudvalgene skal inddrages i udarbejdelse af budgetforslaget, så det bliver så fagligt funderet som muligt.
3. Det skal være tydeligt hvornår fagudvalg og byrådets politiske partier kan forslå budgetændringer.
4. Fagudvalg har fortsat hovedansvar for at sikre budgetoverholdelse inden for deres fagområder.
5. Fokus på input fra kommunens borgere og brugere i budgetlægning.

For at styrke budgetlægningsprocessen i forhold til ovenstående målsætninger er der udarbejdet nedenstående forslag til procestiltag.

Implementering budgetstrategi - februar til juni

Budgetstrategien vedtaget i budget 2023-2026 indeholder en række initiativer og analyser, som forvaltningen er i gang med at implementere. Såfremt der er behov for politisk afklaring undervejs, vil disse blive behandlet i fagudvalg i foråret 2023. Resultatet af budgetstrategiens afledte analyser skal indgå i budgettet for 2024-2027 og derfor være vedtaget i fagudvalgene senest på mødene i juni.

Temamøde om økonomi i fagudvalgene - februar

Det foreslås, at kommunens fagudvalg afholder et temamøde i februar 2023 om deres økonomi på baggrund af det foreløbige regnskabsresultat for 2022. Sigtet er både at drøfte budgetoverholdelse i 2023 og eventuelt at igangsætte initiativer, der skal sikre budgetoverholdelse i budget 2024-2027. Fagudvalgenes budgetdrøftelser forventes at fortsætte frem til maj 2023 med varierende intensitet, der afhænger af det konkrete behov i fagudvalget. I samme periode forslås afholdt dialogmøder med Sektor-MED og repræsentanter for brugere efter konkret aftale.

Udmelding af foreløbige rammer til fagudvalgene - Marts

På Økonomiudvalgsmødet i marts vil Økonomiudvalget udmelde foreløbige rammer for 2024-2027 til fagudvalgene. Udgangspunktet for rammerne vil være det vedtagne budget, men der kan være på behov for justeringer i budgettet eksempelvis på baggrund af det foreløbige regnskab for 2022 eller helt nye udfordringer. Den foreløbige udmelding af rammerne sker for at give fagudvalg så tydelige rammer at arbejde efter så tidligt som muligt.

Opsamling af fagudvalgenes budgetdrøftelser - maj

I maj er det målet, at fagudvalgene drøfter en opsamling af udfordringer, løsningsinitiativer samt budgetforslag og at en samlet opsamling fra alle fagudvalg efterfølgende drøftes i Økonomiudvalget.

Status og de første signaler om de endelige rammer – juni

På baggrund af opsamlingen af fagudvalgenes drøftelser vil Økonomiudvalget i maj og juni tage stilling til, hvordan der kan sikres balance i det samlede budget. Dette vil som udgangspunkt indgå i en udmelding i juni. Effekten af regeringsaftalen vil imidlertid ikke være kendt på Økonomiudvalgsmødet i juni, hvilket vil være en usikkerhedsfaktor. Det kan derfor blive nødvendigt at afholde et ekstraordinært møde i Økonomiudvalget primo august - i lighed med processen for budget 2023-2027.

Anlæg - februar til maj

Ved udarbejdelse af et budget i balance udgør anlæg et væsentligt element. Det foreslås, at der fortsat udarbejdes en 10-investeringsoversigt. Udgangspunktet for denne vil være den aktuelle byrådsvedtagne 10-årige investeringsoversigt, der dækker perioden 2023-2032. Ved udarbejdelse af investeringsoversigten for 2024-2033 vil der forventeligt kun være tale om mindre justeringer af den aktuelle investeringsoversigt. Eksempelvis som følge af ændringer i befolkningsprognosen eller andre ændrede forudsætninger. Budgetlægning af anlæg foreslås gennemført i fagudvalg og Økonomiudvalg i perioden februar-maj 2023, så det kan indgå i opsamlingen til Økonomiudvalget i maj.

Basisbudget - juni

For at Økonomiudvalget kan fremlægge et budgetforslag i balance i august foreslås udarbejdelse af udgiftssiden i basisbudgettet fremrykket til før sommer. Det har den afledte konsekvens, at årets anden økonomivurdering af ressourcemæssige hensyn skal gennemføres efter sommerferien i august, og behandles politisk i september.

Budgetforslag i balance og udmelding af de endelige rammer - august

Det er målet, at der kan fremlægges et budget i balance på budgetseminaret i august, som kort efter i august behandles på Økonomiudvalgsmødet, hvorefter de endelige rammer for fagudvalgene udmeldes af Økonomiudvalget.

Behandling af endelige rammer i fagudvalgene - september

De udmeldte rammer foreslås behandlet i fagudvalgene i september. Tilbagemeldingerne herom fra fagudvalgene vil indgå i Økonomiudvalgets udarbejdelse af budgettet til 1. behandling på mødet i september.

Sonderinger - august/september

Som i den netop gennemførte budgetproces for budget 2023-2027 forslås der gennemført sonderingsmøder i august/september 2023, hvis formål er at drøfte diverse løsningsscenarier og eventuelle budgetønsker. Sonderingsmøderne er et vindue til at fremsætte politiske ønsker. På baggrund af de afgivne politiske ønsker vil forvaltningen, så vidt det er muligt, efterfølgende beregne økonomiske og normeringsmæssige konsekvenser af disse.

Borger- og brugerinddragelse

Der ønskes fokus på borger-, bruger- og medarbejderinddragelse. Budgettet formidles via kommunens hjemmeside og presse. Adgangen til at følge med i byrådets arbejde forsøges forbedret via livestreaming af byrådets møder, herunder 1. og 2 behandling af budgettet. Der afholdes dialogmøder i fagudvalg med MED samt diverse råd og nævn herunder lokalråd.

Forhandlinger - september

Forhandlingsprocessen forslås gennemført i september 2023 på samme måde som i processen for budget 2023-2026. Der forslås derfor fortsat afholdt tre forhandlingsmøder med fokus på henholdsvis drift, anlæg og forligstekst.

Drøftelse på mødet:

Det foreslås at Økonomiudvalget tager udgangspunkt i nedenstående spørgsmål på mødet.

1. Er økonomiudvalget enig i de skitserede overordnede målsætninger?
2. Drøftelse af om de skitserede procestiltag kan forventes at imødegå målsætningerne.