Økonomiudvalget.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget

• tager orientering om kommunikationsstrategien til efterretning

• godkender, at byrådet orienteres herom på mail

• tilkendegiver opbakning til at indgå som følgegruppe i arbejdet med udarbejdelse af en kanalstrategi
• godkender forslag til understøttende ressource som beskrevet

Beslutning fra Økonomiudvalget, 22. januar 2025, pkt. 4:

Økonomiudvalget drøftede sagen og sendte sagen tilbage til forvaltningen. Udvalget ønsker en justering af strategien i forhold til bl.a. kommunikationsværkstøjskassen.

Desuden ønskes, at afsnit om politisk kommunikation ikke skal være en del af strategien, i stedet ønskes et oplæg til drøftelse af politisk kommunikation i byrådet.

Baggrund

Som opfølgning på byrådsseminaret i foråret 2024 blev det besluttet, at forvaltningen skulle igangsætte udarbejdelsen af en kommunikationsstrategi. De indledende politiske drøftelser hertil blev foretaget på byrådsseminarets anden dag, suppleret på temamødet for byrådet den 29. august. Dertil blev der i forbindelse med budgetaftalen for 2025-2028 besluttet et større strategisk fokus på kommunikation, samt at forvaltningen skulle prioritere en understøttende ressource. På baggrund heraf har forvaltningen udarbejdet en kommunikationsstrategi for Rebild Kommune jævnfør bilag 1 samt forslag til profilbeskrivelse for understøttende ressource jævnfør bilag 2.

Økonomiudvalget har på seneste møde den 22. januar punkt 4, drøftet forvaltningens udkast til kommunikationsstrategi samt udkast til politisk kommunikation og oplæg til profilbeskrivelse til understøttende ressource.

Økonomiudvalget drøftede sagen og sendte sagen tilbage til forvaltningen. Udvalget ønskede en justering af strategien i forhold til blandt andet kommunikationsværkstøjskassen. Desuden ønskes, at afsnit om politisk kommunikation ikke skal være en del af strategien, i stedet ønskes et oplæg til drøftelse af politisk kommunikation i byrådet. Udvalget forholdt sig ikke på mødet til den understøttende ressource.

Forvaltningens genoptagen af sagen

Siden januar har forvaltningen genoptaget sagen og har foretaget følgende justering:

Kommunikationsstrategien er forvaltningens redskab til effektiv kommunikation. Formålet med kommunikationsstrategien er at sikre, at kommunikation er en naturlig overvejelse i enhver opgave, vi løser som kommune. Den skal helt konkret gøre det nemmere at vurdere, hvornår og hvad der skal kommunikeres og hvordan.

Kommunikationsstrategien har fokus på modtagerorienteret kommunikation og sætter rammen for administrativ kommunikation – bredt betragtet. Afsnittet om politisk kommunikation omfattede imidlertid kommunikationen af politiske budskaber, der foretages af byrådsmedlemmerne som led i deres politiske virke. Det er derfor naturligt, at denne del udgår af den administrative strategi. Dette er på baggrund af Økonomiudvalgets beslutning tilrettet i sagen.

Hvis Økonomiudvalget ønsker at give byrådsmedlemmer i Rebild Kommune et fælles og styrket udgangspunkt for den politiske kommunikation, foreslår forvaltningen, at det kommende byråd får emnet til drøftelse - eksempelvis på byrådets visionsseminar 2026, der er det nye byråds første seminar, eller på et temamøde for det nye byråd. I bilag 3 ses forslag til refleksionsspørgsmål baseret på byrådets input på temamødet den 29. august 2024.

På Økonomiudvalgets møde i januar, blev det adresseret, at der som supplement til strategien er behov for et mere konkret og redskabsorienteret ramme for den konkret kommunikation i forhold til hvilke kanaler, der bør benyttes til hvilke budskaber. Hertil bemærker forvaltningen, at der som et led i implementeringen af kommunikationsstrategien udarbejdes en såkaldt kanalstrategi. Kanalstrategien skal omfatte alt fra trykte medier til sociale medieplatforme. Den vil sætte en ramme for, hvilke kanaler vi bruger i Rebild Kommune og dertil hvilke informationer, budskaber og målgrupper disse bør anvendes til. Der kan som led i dette arbejde være politiske overvejelser, eksempelvis vedrørende brug af sociale medieplatforme og trykte medier til særlige målgrupper. Økonomiudvalget indtænkes derfor i processen som følgegruppe og orienteres undervejs i udviklingen af kanalstrategien.

Forvaltningen beder Økonomiudvalget om at godkende forslag om understøttende ressource som beskrevet.

Endelig foreslår forvaltningen, at byrådet orienteres skriftligt om kommunikationsstrategien på mail, dette med baggrund i, at sagen nu er tilrettet, så den politiske del udgår.

Af budgetaftale for 2025-2028 fremgår følgende omkring økonomi og ressourcer: Aftaleparterne anser kommunikation og forventningsafstemning med kommunens borgere for et væsentligt demokratisk element. På den baggrund ønsker aftaleparterne, at forvaltningen fremlægger en kommunikationsstrategi samt forslag til finansiering af understøttende ressourcer for Økonomiudvalget til godkendelse.

Forvaltningen har derfor, som besluttet i forbindelse med budgetaftalen for 2025-2028, udarbejdet et forslag til understøttende ressource. Denne foreslås udmøntet som en strategisk kommunikationskonsulent, der skal understøtte dialogen mellem borgere, politikere, medarbejdere og medier. Et særligt fokusområde vil være pressearbejde og formidling til borgerne, særligt i forbindelse med de mange politiske reformer, der i de kommende år vil påvirke kommunens virke og borgernes hverdag. Af bilag 2 fremgår forslag til en profilbeskrivelse for denne ressource. Ressourcen anslås til en årlig udgift på 0,6 mio. kr., der forslås finansieret af indkøbsbesparelsen, som er budgetlagt under Økonomiudvalget. Indkøbsbesparelsen tilgår som udgangspunkt kassen, men er også formålsbestemt strategiske formål. I 2025 forslås udgiften konkret finansieret af overførslen af restbudgettet fra 2024. Fra 2026 og frem foreslås ressourcen finansieret ved at beløb, der tilføres kassen i 2026 og frem reduceres med lønudgiften - svarende til cirka 0,6 mio. kr. årligt.

Økonomiudvalget.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget tager den samlede oversigt til efterretning. Oversigten offentliggøres efterfølgende på Rebild Kommunes hjemmeside.

I Lov om kommunernes styrelse §16 e, fremgår nærmere regler om offentliggørelse af byrådsmedlemmers honorarer at:

"Et medlem af kommunalbestyrelsen, som efter valg eller forslag af kommunen udfører andre hverv end medlemskab af kommunalbestyrelsens udvalg eller underudvalg, skal oplyse størrelsen af vederlag, der i sidste kalenderår var forbundet med varetagelsen af hvervet, til kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen offentliggør inden udgangen af første kvartal, hvilke af dens medlemmer der modtager vederlag for udførelse af sådanne hverv, og størrelsen af vederlaget i sidste kalenderår for hvert enkelt hverv, medlemmet udfører.

Stk. 2. Stk. 1 gælder tilsvarende vedrørende ansatte i den kommunale administration, som efter valg eller forslag af kommunen udfører de i stk. 1 nævnte hverv."

Loven indebærer at et medlem af byrådet, der udfører andre offentlige hverv end medlemskab af byrådet skal oplyse størrelsen af det honorar, der i sidste kalenderår var forbundet med varetagelsen af hvervet.

Med andre offentlige hverv menes hverv, der udføres efter valg eller forslag af kommunen eller fra KL (herunder også KKR).

Byrådet skal herefter offentliggøre disse honorarer på kommunens hjemmeside: Offentliggørelse af vederlag for medlemmer af byrådet | Rebild Kommune.

Forvaltningen har i den forbindelse anmodet byrådets medlemmer om at oplyse deres honorarers størrelse for 2024 og på den baggrund, sammensat en oversigt til brug for offentliggørelse. Oversigten er vedhæftet som bilag til denne sag.