Byrådet har vedtaget en ny vision - "Et sundt liv i en sund kommune" - hvor der ønskes flere indbyggere og flere arbejdspladser. Det er væsentligt, at centret har de nødvendige ressourcer, så vi kan imødekomme de behov, der opstår med planlægning, anlægsarbejde og byggeaktivitet, så centret ikke kommer til at bremse væksten.
TMU har endvidere tilkendegivet forventninger om, at centret giver borgere og virksomheder en god service - baseret på kvalificeret sagsbehandling, forståelig information og dialog, samt en smidig og løsningsorienteret tilgang til opgaverne. God sagsbehandling - og god forberedelse af politiske sager - kræver solid faglig viden, tilstrækkelig tid, gode arbejdsprocesser og engagerede medarbejdere.
Center Plan, Byg og Vej har i 2014 og 2015 oplevet en stigende byggeaktivitet. Denne aktivitetsstigning påvirker ikke kun byggesagsbehandlingen, men alle centrets opgaveområder.
Samtidig har den offentlige forvaltning gennem de seneste to år været igennem en øget digitalisering som følge af den digitale bølge igangsat af digitaliseringsstyrelsen. Implementeringen og vedligeholdelse af systemerne er meget ressourcekrævende. På sigt kommer digitaliseringerne til at effektivisere administrationen, men i indkøringsfaserne kræver de, at der investeres ekstra tid.
Som det kan ses af de vedhæftede bilag ligger Center Plan, Byg og Vej lavt i antal normeringer sammenlignet med vores nabokommuner. Dette er gået godt i lang tid, takket være en smidig og handlingsorienteret tilgang. Men med et begrænset fokus på proces, kontrol og dokumentation til følge. Der er således over år opbygget hængepartier af opgaver. Denne tilgang vurderes ikke længere at være holdbar - mængden af klagesager, redegørelser og politiske behandlinger taget in mente.
Stor udskiftning i medarbejderstaben (opsigelser, pensioneringer og dødsfald) har betydet et mærkbart tab af viden - og ikke mindst ekstra ressourceforbrug til oplæring og introduktion af nye medarbejdere.
Med det aktuelle opgavepres er konsekvenserne bl.a.:
- at det stadig er nødvendigt at arbejde efter den tidligere forelagte, skrappe opgaveprioriteringsliste (bilag vedlagt)
- at sagsbehandlingstider forøges
- at mængden af uløste opgaver stiger
- at tiden til tværfaglig opgaveløsning minimeres
- at centrets muligheder for at give medarbejderne rum til vidensopdatering, faglig dygtiggørelse og fordybelse er udenfor rækkevidde
- at overlapning og kendskab til hinandens arbejdsopgaver er så godt som ikke eksisterende
Arbejdssituationen er uholdbar og har menneskelige omkostninger. Det psykiske arbejdsmiljø er belastet i alvorlig grad - og trivsel og arbejdsglæde er faldet markant. Ressourcer alene løser ikke alle centrets udfordringer, der skal ændringer i organisationen til. For at kunne modtage og indgå i disse ændringer kræver det et mentalt overskud. Dette overskud etableres kun gennem flere ressourcer.
Det er derfor vurderingen, at vi har akut behov for en opnormering med nedennævnte stillinger hurtigst muligt, altså i indeværende år.
Efter politisk stillingtagen til anmodningen om opnormering vil PBV udarbejde en handlingsplan for den fremtidige opgaveprioritering - med udgangspunkt i kommunens vision, intentionerne i Planstrategien, TMU's udmeldte forventninger samt opgaveprioriteringslisten. Hensigten er at skabe sammenhæng imellem kommunens overordnede mål og den daglige opgavetilrettelæggelse i centret. Effektueringen af handlingsplanens indhold vil løbende skulle kunne følges og dokumenteres. Den igangsatte tidsregistrering har vist sig utilstrækkelig til dette formål.
Der er 4 teams i Center Plan, Byg og Vej: Administration, Plan, Byg og Vej. Nedenfor er situationen i de forskellige teams sammenfattet. Uddybende forklaring for hver enkelt team findes i bilagene.
Administration:
- Der er behov for 1 administrativ medarbejder, som kan fokusere på kommunikation, samarbejde og tværfaglige samarbejdsprocesser i de to centre, herunder politiske dagsordenssager.
- 1 projektansættelse på 1½ år - Nye opgaver fra regeringen og KL omfatter adresseprojekt og ejendomsdataprojekt (ESR), som begge medfører behov for ekstra ressourcer. Der er krav i lovgivningen om kvalitetssikring af BBR, hvilket ikke nås i dag. Den manglende kvalitetssikring har indflydelse på Rebild kommunes del af udligningen. GEOdanmark og Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter samarbejder om et projekt angående bygningsgeokodning i FOT og BBR, som vi ser det nødvendigt at være en del af.
- Pr. 31. december 2015 går en nøglemedarbejder på pension. Der er et absolut påkrævet behov for overdragelse af viden og overlap til oplæring af ny medarbejder i 3-4 mdr.
Plan:
Der er behov for tilførsel af 1 fagmedarbejder - dette på trods af, at opgaven med lokalrådene er flyttet til borgmestersekretariatet ved beslutning i ØK 22.04.2015.
Ønsket om mulighed for øget byggeri - og heraf følgende planmæssige ændringer - lægger et tidsmæssigt pres på udarbejdelsen af lokalplaner og kvaliteten heraf.
Arbejdet med Plan- og Klimastrategien skal indenfor det kommende år konkretiseres i en revision af kommuneplanen.
Byg:
Der er behov for tilførsel af 1 administrativ medarbejder. Teamet er tildelt 1 normering ved beslutning i ØK af 22.04.2015.
Der er et øget aktivitetsniveau i byggebranchen. Antallet af byggesager steg i 2014 med 18% sammenlignet med 2013. Tendensen er fortsat i 2015. Behandlingstiden for en byggesag ligger pt. på 8-12 uger.
Af de tidligere ca. 700 uafsluttede sager, er der stadig ca 550, som skal færdigbehandles og afsluttes. Hvorefter der vil kunne modtages bloktilskud og opkræves ejendomsskater.
Vej:
Der er behov for tilførsel af 2 fagmedarbejdere.
Kommunens veje mangler at blive registreret med data i Danbro, BELOPS og Vejman. Der mangler registrering af fortove, der skal vintervedligeholdes i forhold til den nye vejlov.
Trafiksikkerhedsplanen skulle have været revideret ultimo 2013. Dette er ikke sket, men er et fortsat ønske fra forvaltningen sammen med en opkvalificering af samme. I det hele taget er emnet trafiksikkerhed meget lavt prioriteret.
Der mangler tilsyn og opfølgning på myndighedsbehandling.
Der er flere udbud af driftsopgaver i 2015, som er udsendt med forsinkelse - bl.a. asfaltslidlag og vintertjeneste - og der mangler stadig udbud af autoværn og brovedligeholdelse.
På tværs af CNM og CPBV:
CNM og CPBV ønsker at styrke det tværfaglige samarbejde på tværs af de to centre - og vi har derfor brug for medarbejdere til at understøtte denne proces.
Der er behov for tilførsel af 1 fagmedarbejder med juridisk kompetence og med fokus på teknik- og miljøområdet. Da arbejdet med de mange specifikke faglige lovområder, Offentlighedsloven, Forvaltningsloven, klagesager, aktindsigtssager og udbudsretlige procedurer udfordrer begge centres faglige medarbejdere, vil en sagsmedarbejder med juridisk kompetence og med fokus på netop dette fagområde, der dagligt kan sparre med fagmedarbejderne, kunne kvalificere sagsbehandlingen yderligere. Der er netop blevet ansat en sådan sagsmedarbejder i en tidsbegrænset stilling 01.08-31.12 2015 - denne stilling ønske således gjort permanent.
Den ønskede medarbejder til administrationsteamet skal som beskrevet ligeledes varetage opgaver på tværs af de to centre med særlig fokus på intern kommunikation og samarbejde, samt koordinering af sagsbehandling og af politiske dagsordenssager. Vedkommende skal således fungere som facilitator af de tværfaglige samarbejdsprocesser i de to centre.
Begge de to tværgående medarbejdere i CNM/CPBV vil skulle samarbejde med de centralt placerede kollegaer i Sekretariat og Kommunikation.
Udskriv
Læs højt