På møde d. 7. maj 2014 blev TMU - efterfølgende også ØK og BR - orienteret om ressourcesituationen i centret på daværende tidspunkt. Det resulterede i at der i budget 2015 blev bevilget midler som er anvendt i centret: 1 medarbejder blev ansat i Naturgruppen, 1 medarbejder i Virksomhed og Spildevandsgruppen og 3 medarbejdere i Landbrugsgruppen.

D. 18. marts 2015 besluttede Udvalget - på baggrund af et ønske om en belysning af tilsynskapaciteten i Center Natur og Miljø - at en redegørelse for tilsynskapacitet skulle forelægges for Udvalget, som en del af en generel status på ressourcesituationen i CNM i august.

Pr. 1. januar 2015 blev der indført tidsregistrering i centret, så man kan begynde at danne sig et overblik over hvordan tiden på de enkelte opgaver fordeler sig. Overordnet er der en rimelig sammenhæng mellem opgavernes omfang og de nuværende ressourcer i centret, men der er behov for et styringsredskab, som kan bidrage til at sikre et synligt billede af serviceniveau og ressourcer. Derfor vil centret udarbejde en handlingsplan for centrets opgaver i 2016. Handlingsplanen vil tage udgangspunkt i timeregistreringen på opgaveniveau i første halvår 2015, erfaringer med opgavernes omfang, formulering af mål for serviceniveau sammenholdt med de ressourcer, der er tilstede i centret. Handlingsplanen forventes fremlagt på TMU's møde d. 11. november.

Nedenfor resumeres kort situationen i de enkelte grupper:

Affald: ikke behov for yderligere ressourcer, men udfordret pga. mange nye medarbejdere.

Grundvand: Det skal afklares hvorvidt normeringen passer med opgavesættet, når den hidtidige bevilling til udarbejdelse af indsatsplaner falder væk. Umiddelbart er normeringen i 2016 ok, men behov kan vokse i 2017-2020.

Vandløb: Området er ikke opnormeret i takt med at opgavemængden bl.a. indenfor vandhandleplaner og vådområdeprojekter er steget. Samtidig forventes en stor opgave med regulativrevisioner og revurdering af Dambrugsgodkendelser i 2016. Udvalget bedes diskutere om det er relevant med flere ressourcer til vandløbssyn, jf. oplægget fra bl.a. Lars SLoth på udvalgsorienteringen d. 6. juli 2015.

Natur: Naturområdet er tilført en normering til gennemgang af §3. Ressourcen er, pga. af pres på andre opgaver, kun i begrænset omfang anvendt til dette formål i 1. halvår, men det skal fremover prioriteres og i forbindelse med handlingsplanarbejdet skal der opstilles en plan for hvordan og i hvilken takt opgaven løses i de kommende år

Virksomhed og spildevand: Der vurderes at være den nødvendige personaleressource, men der er stort fokus på at sikre at tilsynene føres efter tilsynsplanen. Der er på nuværende tidspunkt en usikkerhed om hvor stor opgaven med separatkloakering og spildevand i det åbne land jf. vandplanen vil blive. Derfor tages forbehold for at der kan opstå et behov for yderligere normering på et senere tidspunkt.

Landbrug: Området er tilført 3 medarbejdere pr. 1. januar. Gruppen arbejder fortsat med at afslutte gamle sager og at nedbringe sagsbehandlingstiden for nye sager og revurderinger. I forbindelse med handlingsplanlægningen for 2016 skal der opstilles mål for nedbringelse af sagsbehandlingstiden. I de kommende år vil der komme en stor opgave med revurdering af de mange husdyrbrug som fik godkendelser i 2007 og frem.

Centret generelt: 

På baggrund af samtaler med alle medarbejdere - og det generelle indtryk i 2. kvartal - peges på følgende generelle udfordringer i centret:

• fastholde medarbejdere og kompetencer: En stor udskiftning og øgning i medarbejderstaben i specielt Affalds-, Virksomheds- og Landbrugsgruppen betyder, at der er mange nye medarbejdere med lav anciennitet og et meget begrænset historisk kendskab til kommunen og sagerne. Derfor er der stort fokus på at skabe et attraktivt arbejdsmiljø - både fagligt og socialt.
• Arbejde med struktur og organisering: Centret har været udfordret af mange omvæltninger, stort arbejdspres og stor udskiftning og derfor er der behov for en klar organisatorisk struktur og et system til håndtering af ressourcer og serviceniveau. Derfor indføres handlingsplaner med mål- og ressourcestyring, samt en mere entydig organisering i grupper m.m.
• Øget samarbejde og bedre forventningsafstemning med det politiske niveau, bl.a. gennem løbende dialog om forventningsafstemningspapiret. Heri ligger også hvordan vi som myndighed er en attraktiv samarbejdspartner og troværdig og forståelig myndighed i kontakten med borgere og virksomheder

Som nævnt er der indført tidsregistrering i centret. På hver enkelt opgave - og på visse opgavetyper helt ned på enkeltsagsniveau - registrerer medarbejderen sin tid på opgaven. Erfaringer fra andre tekniske forvaltninger viser, at der i gennemsnit er ca. 40 uger pr. medarbejder til opgaveløsning, nå man fraregner f.eks. ferie, sygdom, m.m. Det svarer til 1480 timer/år. Det første halvår 2015 har givet en række erfaringer med at registrere sin tid og medarbejderne har taget godt i mod tiltaget. Der er også behov for en række justeringer af systemet, f.eks. i forhold til hvilke opgaver tiden registreres på. Erfaringen er desuden at tidsregistreringen først for alvor kan anvendes når den sammenholdes med et budget - derfor er handlingsplanarbejdet i det kommende halvår meget vigtigt for den fremtidige anvendelse af tidsregistreringen - og centrets overblik over ressourcesituationen generelt.

Tilsynskapaciteten

Som eksempler på nogle sammenhænge mellem tidsregistrering og opgaveløsningen kan nævnes følgende:

• På virksomhedsområdet er der ført ca. 20 % af de omkring 100 tilsyn som skal føres i 2015. Der er registreret ca. 2,5 ugers forbrugt tid med brugerbetaling - dertil kommer en del som ikke kan påføres virksomheden.
• På landbrug skal der ialt føres ca. 120 tilsyn - heraf er 40% ført på nuværende tidspunkt. Tidsforbruget med brugerbetaling er ca. 7 uger - dertil kommer en del tilsynstid uden brugerbetaling.

Det er et typisk billede at de fleste tilsyn føres i efteråret, men det er også et eksempel på et område hvor man i en handlingsplan vil kunne følge målrettet op på at tilsynene spredes bedre over året.

• På vandløbsområdet viser tallene, at der i første halvår er brugt 23 uger på vandplanprojekter (finansieret af staten), 22 uger på sagsbehandling og ca. 9 uger på administration af vedligeholdelse af vandløb, heraf dog kun ca. 3 uger på tilsyn i marken.

Konklusionen på status på ressourcesituationen i Center Natur og Miljø er:

Der er overordnet en fornuftig sammenhæng mellem ressourcer og opgaver, også med henvisning til den opnormering, der skete pr. 1. januar 2015. Udvalget bedes dog drøfte følgende behov:

• På baggrund af drøftelsen på mødet d. 6. juli om vedligeholdelse, bedes Udvalget drøfte en opnormering på vandløbsområdet til at syne vandløb i grødesæsonen. Samtidig forestår en revision af en række Dambrugsmiljøgodkendelser og tilsammen kunne det udgøre 1 stilling. 

• Center Natur og Miljø oplever et stort behov for at have en juridisk kompetence tæt på, og derfor er der i samarbejde med Plan, Byg og vej formuleret et ønske om at de to centre i fællesskab får tilført en sagsmedarbejder med juridiske kompetencer.
• Dertil kommer et fælles ønske - med Plan Byg og Vej - om at styrke det tværfaglige samarbejde på tværs af de to centre. Til at understøtte denne proces er der behov for en medarbejder med særligt fokus på intern kommunikation og samarbejde, samt koordinering af sagsbehandling og af politiske dagsordenssager.

Formål og mål

Byrådet besluttede i forbindelse med vedtagelsen af budget 2015, at der skal iværksættes en proces med størst mulig inddragelse af MED-udvalg i forbindelse med budget 2016, hvor målet er at finde 10 millioner kr. på driften og drøfte, hvor et eventuelt råderum kan gøre størst gavn.

Målet med inddragelsen af MED-udvalgene har været at få en bred samling af idéer fra hele organisationen. MED-udvalgene har haft til opgave at diskutere og komme med forslag til, hvordan Rebild Kommune kan løse sine opgaver lige så godt eller bedre med færre ressourcer, hvordan der kan investeres og dermed spare på længere sigt samt diskutere, hvilke områder der har mest brug for midler, når byrådet skal prioritere.

Processen

I første del af processen fik MED-udvalgene tilsendt en pakke med dialogværktøjer med råd og vejledning til, hvordan udvalgene kunne facilitere rammerne for diskussion og forslag. Hvert enkelt forslag skulle uddybes og vurderes.

Det indsendte materiale fra MED-udvalgene blev efter bearbejdning talt op til 236 effektiviseringsforslag, heraf 155 forskellige. Dertil var der 50 forslag til hvad et økonomisk råderum kan anvendes til.

Herefter blev de 155 effektiviseringsforslag delt op efter område og herefter sendt til kvalificering og vurdering hos de pågældende centerchefer og direktion. Vurderingen bestod af tilkendegivelse i henhold til potentiale estimat, tidshorisont, gennemførlighed samt risikovurdering af det enkelte forslag. Forslagene til økonomisk råderum er på nuværende tidspunkt gennemset og bliver ikke behandlet yderligere før effektiviseringsforslagene er færdigbehandlet.

Efterfølgende er effektiviseringsforslagene blevet drøftet på byrådets visionsseminar, hvor alle forslag blev præsenteret og herefter drøftet i plenum. Efter visionsseminaret modtog hver enkelt byrådsmedlem link til en spørgeskemaundersøgelse. Her blev det enkelte byrådsmedlem bedt om at tage stilling til hvert af de 155 effektiviseringsforslag. Der skulle tilkendegives et "ja" eller "nej" til om forslaget skulle undersøges yderligere eller ej.

84% eller 21 byrådsmedlemmer har taget stilling til de 155 effektiviseringsforslag, et enkelt byrådsmedlem har besvaret delvist. Besvarelserne er afgivet og bearbejdet anonymt.

Spørgeskemaundersøgelse

Enkelte hovedresultater fra spørgeskemaundersøgelsen, hvor der forekommer flere forslag indenfor samme område, er:

Energibesparelser og generelt det at tænke grønt er byrådsmedlemmerne overvejende for at undersøge nærmere.

Strukturændringer i organisationen, Rebild Kommune. Ændringer så som lukning af forskellige institutioner, samle den centrale adminsitration, omstrukturering af centerstrukturen og lignende. Her er tilkendegivelserne blandede. Byrådmedlemmerne er fx overvejende for en nærmere undersøgelse af center- og mellemlederstrukturen og delt i interessen for en nærmere undersøgelse af strukturen på skole- og dagplejeområdet.

Arbejdsgange og ressourcebrug. Her er der en generel interesse for at arbejde videre med kortlægning og optimering af nuværende arbejdsgange og ressourceforbrug internt i kommunen.

IT og digitalisering er et område, hvor byrådsmedlemmerne tilkendegiver, at der er potetentiale for effektivisering og det skal undersøges nærmere. Det drejer sig fx om udstyr, software, it-kompetencer og generelt velfærdsteknologiske løsninger.

I bilagene er forslagene fordelt på de enkelte fagudvalgs områder. Forslag af mere generel karakter og forslag, der går på tværs og dækker flere fagområder, er listet i det bilag, der dækker Økonomiudvalgets området. Yderst til højre i skemaerne med forslagene er angivet "prioritet". "Høj" dækker her over, at 11 eller flere byrådsmedlemmer har tilkendegivet at forslaget bør undersøges nærmere, "lav" at færre end 11 byrådsmedlemmer mener forslaget bør undersøges nærmere.  

Økonomi

Økonomien kendes endnu ikke. Når der er taget stilling til hvilke effektiviseringsforslag der skal arbejdes videre med, vil besparelsen af de pågældende forslag blive beregnet nærmere.

i forbindelse med forelæggelse for TMU d.12.8. fremgår det af vedhæftede bilag, hvor store besparelsesbeløb de enkelte forslag vurderes at indeholde

Indstilling

Forvaltningen indstiller:

at Økonomiudvalget tager resultatet af spørgeskemaundersøgelsen som en retningsgiver for det videre arbejde med effektiviseringsforslagene,

at fagområde-specifikke effektiviseringsforslag går videre til vurdering i fagudvalgene,

at effektiviseringsforslag af tværgående, generel karakter eller øvrige som ikke umiddelbart kan henføres til et fagudvalg behandles af Økonomiudvalget.

Beslutning

Godkendt, idet Økonomiudvalget arbejder videre med alle forslag på Økonomiudvalgets område med høj prioritet.

Jan Brøndum og Søren Søe deltog ikke i behandlingen af sagen.

Bemærkninger

Efter behandling i Økonomiudvalget udsendes via nyhedsbrev/Kulissen information til de ansatte/MED-udvalgene orientering om hvilken proces omkring den videre behandling af forslagene der er planlagt.  

Supplerende sagsfremstilling

MED-udvalgene har indsendt 155 forskellige effektiviseringsforslag, som er fordelt på udvalg.
Via en spørgeskemaundersøgelse har byrådet via et ja og nej tilkendegivet, om de nævnte forslag skal yde fremme – det vil sige, om de skal undersøges yderligere.
Hvert enkelt forslag er angivet prioritet høj og lav. ”Høj” dækker over, at 11 eller flere byrådsmedlemmer har tilkendegivet at forslaget bør undersøges nærmere, mens ”lav” betyder at færre end 11 byrådsmedlemmer mener, at forslaget bør undersøges nærmere.

Økonomiudvalget har på mødet 22. april 2015 besluttet at arbejde videre med de højt prioriterede forslag indenfor Økonomiudvalgets område.

Endvidere er det besluttet at sende de fagspecifikke effektiviseringsforslag videre til fagudvalgene.
Fagudvalgene skal foretage en prioritering af de effektiviseringsforslag som der skal arbejdes videre med.

Forvaltningen vil til udvalgsmødet i juni have belyst de prioriterede forslag med henblik på behandling til budget 2016.

at udvalget tager resultatet af spørgeskemaundersøgelsen som en retningsgiver for det videre arbejde med effektiviseringsforslagene for det konkrete fagområde.

at udvalget foretager en prioritering af effektiviseringsforslag som der skal arbejdes videre med.

Udvalget for Teknik og Miljø, 6. maj 2015, pkt. 89:

Udvalget besluttede, at forslagene nr. 14, 71, 77 og 15 skal belyses nærmere. Udvalget besluttede desuden, at der udarbejdes notat om besparelsesmulighederne ved brug af ukrudtsbekæmpelsesmidlet Round Up.

Økonomiudvalget, 17. juni 2015, pkt. 181:

Taget til efterretning, idet Økonomiudvalget forventer, at udvalgene på deres augustmøde kommer med en konkret indstilling med beløb.

Supplerende sagsfremstilling, TMU, 12.august 2015:

Udvalget har på sit møde d.6.maj 2015, besluttet at forslagene 14, 15, 71 og 77 skal belyses nærmere. Dette har ØK d. 17.juni 2015 taget til efterretning, idet ØK forventer, at TMU på sit møde i august kommer med konkret indstilling med beløb knyttet til de enkelte forslag.

I bilag er de 4 forslag nærmere kommenteret og det økonomiske potentiale i hvert forslag er vurderet.