Der er startet proces for opførelse af 100 Personers Salen i Skørping. 

Organiseringen af projektet opbygges med en styregruppe, et byggeudvalg og en projektgruppe. Styregruppen består af de involverede udvalgsformænd, direktøren og centerchefen. Byggeudvalget består af direktøren, centerchefen, intern projektleder, samt en repræsentant fra brugergruppen. 

Der er nedsat en projektgruppe på 10 personer, hvoraf 6 repræsenterer henholdsvis Kulturstationen og Kinorevuen. Desuden omfatter projektgruppen 3 fra Rebild Kommune, samt på sigt rådgiver. Organiseringen er vedhæftet til orientering. 

De overordnede udbudsbetingelser fremstilles her til udvalgets godkendelse for indarbejdelse i projekteringen.  

Forvaltningen vurderer, at projektet er velegnet til at blive udført som totalentreprise, da dette vil minimere udfordringer i definitionen af snitflader i udførelsesfasen. Dette begrundes med, at sammenbygningen med eksisterende bygningsmasse, som er af forskellig alder og karakter, er kompleks at beskrive det præcise omfang af. Udbudsformen bør minimere tvivlsspørgsmål ifm. udførelsen og efterfølgende mangeludbedring.  

Totalentreprisen udbydes i offentlig licitation med tildelingskriteriet ”laveste pris” i henhold til tilbudsloven. 

Udvalget bedes godkende udbudsform samt tildelingskriterie. 

Vedhæftet er overordnet tidsplan for 100 Personers Sal, der i hovedtræk har følgende forløb:

-  Fundraising – deadline 1. april 2017 

-  Udbyde bygherrerådgiverydelsen - 02.02.2017.

-  Entrere med bygherrerådgiver - 07.04.2017.

-  Bearbejdning af skitseprojekt og udarbejdelse af byggeprogram - april-juni 2017 .

-  Udbyde totalentreprisen i offentlig licitation - 25.09.2017.

-  Entrere med totalentreprenør - 08.12.2017.

-  Udarbejdelse af myndigheds- og hovedprojekt - dec. 2017–marts 2018.

-  Udførelse af byggeriet - april 2018–dec. 2018.

-  Aflevering - december 2018.

-  Indrettes af brugere med inventar og udstyr.

Der afholdes løbende projektgruppemøder, byggeudvalgsmøder og eventuelt møder i styregruppen.

Der er bevilget 4,0 mio. kr. fra Rebild Kommune, som udmøntes med 1,0 mio. kr. i 2017 og 3,0 mio. kr. i 2018. 

Projektgruppen arbejder desuden med ekstern medfinansiering i form af fundraising. 

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og fritidsudvalget godkender overordnet tidsplan og overordnede udbudsbetingelser.

Rebild Kommune har valgt kontraktstyring som styringsprincip for alle institutioner.

Kontraktstyringen indebærer, at den decentrale ledelse skal have så store kompetencer, det er muligt og realiserbart i forhold til balancen mellem decentral styring og centralt overblik.

Kontrakterne indgås som 2-årige aftaler mellem fagudvalg og de enkelte kontraktområder, og der tildeles budget efter ”pose-penge-princippet”. Kontraktstyring er med udgangspunkt i ovenstående et redskab, der er med til at tydeliggøre kontraktholdernes ansvar for den enkelte institutions mål, rammer og udvikling.

De politiske rammer for kontrakterne er Byrådets Vision 2025 og de relevante politikker for områderne (Kulturpolitik, Sundhedspolitik, Bibliotekspolitik, Den sammenhængende børne- og ungepolitik). Kontrakterne opbygges i overordnede temaer. De nedenfor nævnte temaer er de fælles overordnede temaer for Biblioteket, Naturskolen, Ungdomsskolen og Kulturskolen. Temaet "Samarbejde" er endvidere lavet i samarbejde med Center Børn og Unge med henblik på at styrke samarbejdet på tværs særligt mellem disse to centre. De nævnte temaer lægger desuden op til, at der tænkes og handles tværfagligt og tværorganisatorisk, når målsætningerne skal opfyldes.

Proces- og tidsplan:

Kontraktholderne og forvaltningen skal sikre en proces, hvor bestyrelser og MED-udvalg inddrages i udarbejdelse af indholdet. I forhold til tidligere proces om kontrakter er der tale om en ændring, således at Kultur- og Fritidsudvalget inddrages tidligere med henblik på at fastlægge politiske rammer og temaer.

Temaer:

Forvaltningen foreslår følgende overordnede temaer:

• Vision 2025
• Samarbejde
• Børns og unges mentale og fysiske sundhed
• Læring og udvikling for alle børn og unge

Temaet "Vision 2025" indarbejdes med henblik på at målrette institutionernes indsats i retning mod visionens mål, fx om bosætning og sunde oplevelser.

For temaet "Samarbejde" gælder dels krav i folkeskoleloven om, at der skal etableres samarbejder mellem Kulturskolen og skolerne samt mellem Ungdomsskolen og skolerne. Derudover gælder, at fokus i særlig grad rettes mod at styrke det tværgående samarbejde mellem skoler / dagtilbud og institutionerne på kultur- og fritidsområdet, idet dette styrkede tværgående samarbejde skal bidrage positivt til børns og unges læring og udvikling.

Temaerne "Børns og unges mentale og fysiske sundhed" og "Læring og udvikling for alle børn og unge" tager udgangspunkt i institutionernes muligheder for at gøre en positiv forskel i børns og unges liv. På vejen fra barndom til ungdom og det voksne liv kan barnet møde Biblioteket, Kulturskolen, Ungdomsskolen og Naturskolen i såvel dagtilbud som skole og fritidsliv. I denne periode dannes barnet / den unge kulturelt og demokratisk, får social bevidsthed samt sociale, personlige og faglige kompetencer. Børn og unge skal tilbydes gode oplevelser i naturen og fagligt inspirerende lege- og læringsmiljøer, ligesom børn og unge skal opnå viden og kompetencer, så de forberedes til det voksenliv, de selv skal være med til at forme.

Indholdet i temaerne kan være overlappende, idet f.eks. en indsats/handling under "Samarbejde" kan understøtte "Læring og udvikling for alle børn og unge" - og omvendt.

Kontraktskabelon med de nævnte forslag til temaer er vedhæftet som bilag.

Generelt om evalueringer og effektvurderinger

På kultur- og fritidsområdet er der - såvel politisk som administrativt - nationale tendenser og ønsker om at kunne måle effekten og værdien af en given indsats. Det handler både om den værdi, som indsatser på kultur- og fritidsområdet skaber hos den enkelte borger (egenværdien), men også om den værdi, som indsatserne skaber ud over sit eget område, fx økonomisk vækst, arbejdspladser mv. (den instrumentelle værdi).

Forvaltningens vurderer, at dette skal indgå som element i den kommende kontraktperiode, således at der arbejdes på at kunne påvise sammenhængen mellem de indsatser, man sætter i værk, og den forandring og udvikling, der opstår som effekt heraf.

Dette vil kræve udvikling af nye værktøjer og/eller måder at måle indsatserne på. Derfor vil kontraktskabelonens kolonne "Evaluering" ikke være udfyldt under alle temaer. 

Inden for institutionernes budgetramme.

Forvaltningen indstiller,

- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender temaer og kontraktskabelon

- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender tidsplanen, således at kontrakterne kan behandles på udvalgets møde d. 14. marts 2017