Den samlede pris for studieturen var 46.441kr.  

Økonomiudvalget og direktionen i Rebild Kommune var den 3. - 4. september 2014 på studietur om borgerinddragelse og nærdemokrati.

Formålet med studieturen var at give deltagerne indsigt og inspiration til nye og anderledes måder at tænke og gennemføre borgerinddragelse og nærdemokrati på.

Første dag besøgte udvalget og direktionen tre kommuner, som har eksperimenteret med borgerinddragelse og nærdemokrati i de senere år:

· Holstebro Kommune, som i et par år har arbejdet med nye tiltag i forhold til Medborgerskab.

· Billund Kommune, som har afprøvet og holdt flere større borgermøder med afstemning om det kommunale budget.

· Hedensted Kommune, som har erfaringer med borgerbudgettering i mindre lokalsamfund bl.a. på øen, Hjarnø, som blev besøgt.

Anden dag deltog udvalget og direktionen i konferencen i Nyborg om borgerinddragelse og nærdemokrati, som blev afholdt af Teknologirådet. Der var blandt andet indlæg om:

· Hvad er udfordringerne, konflikterne og potentialet for borgerinddragelse?

· Det nyeste om nærdemokrati fra den internationale scene – Frankrig og England.

· Danske erfaringer med borgerinddragelse – cases fra Hedensted Kommune, Københavns Kommune og Region Syddanmark.

Forvaltningen har lavet en opsamling på studieturen, som blev sendt til orientering til byrådet den 26.september 2014. Opsamlingen er vedlagt som bilag. Det samlede materiale fra turen, herunder program og indlæg, kan hentes i Håndbog for politikere på adressen: rebild.dk/håndbog.  

Formålet med udbud er at sikre en åben konkurrence, der giver de laveste priser til gavn for kommunens samlede økonomi. Der er i budgettet opstillet besparelseskrav på 2 mio.kr. som skal opnås ved udbud. Dette krav er opnået pt. men ved nye udbud/genudbud kan der være en risiko for, at priserne stiger og de opnåede besparelser forsvinder. Det afhænger i et stort omfang af konjunkturerne og markedssituationen. Generelt opnås de bedste priser ved at Rebild Kommune deltager i udbud sammen med andre kommuner for at opnå volumen. Jf. kommunens udbudspolitik søges udbud dog tilrettelagt således at lokale leverndører kan byde på opgaverne.

Det er generelt ressourcekrævende at gennemføre udbud. Både den formelle gennemførsel af udbudsprocessen (enten ved egne ressourcer eller ved ekstern konsulent) samt faglig forberedelse, implementering og opfølgning på aftalerne er kræver ressourcer.

Rebild Kommunes indkøbskontor består d.d. af 2 1/2 medarbejdere.

Rebild Kommune deltager, som det fremgår ovenfor, i indkøbsfællesskabet Jysk Fællesindkøb (JYFI). Når der udbydes gennem JYFI, kan der udbydes større aftaler, og der opnås derfor bedre priser og vilkår hos tilbudsgiverne, end hvis udbuddene alene gennemføres af Rebild Kommune. Der er generelt opnået forholdsvis store besparelser i de udbud, der er gennemført af JYFI, navnlig ved udbud på områder, der ikke tidligere har været udbudt (sædvanligvis 10 - 30%).

Samarbejdet gennem JYFI sparer ressourcer hos Rebild Kommune, idet der i JYFI gennemføres et langt større antal udbud, end Rebild Kommune selv vil kunne gennemføre.

Indkøbskontoret har i 2015 prioriteret at anvende sine ressourcer på at gennemføre de udbud for JYFI vi er forpligtede til at gennemføre i samarbejdet og implementere de aftaler, der har været udbudt. Hvis byrådet beslutter, at en af optionerne på oversigten over indgåede indkøbsaftaler ikke skal anvendes, er der derfor ikke ressourcer i indkøbskontoret til at gennemføre yderligere udbud i 2015. Der må derfor påregnes ekstra omkostninger til ekstern bistand, hvis der skal gennemføres yderligere udbud i 2015.

Efter Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal der årligt udarbejdes en udbudsplan, der forlægges til godkendelse i byrådet.

Indkøbskontoret har derfor udarbejdet en udbudsplan for 2015, der viser, hvilke udbud Rebild Kommune selv gennemfører og udbud Rebild Kommune på anden måde deltager i.

I forbindelse med udarbejdelse af udbudsplanen har indkøbskontoret forespurgt hvert enkelt center om, hvilke udbud de forventer at gennemføre i 2015. Udbudsplanen er derfor resultatet af tilbagemeldingerne fra centrene kombineret med de udbud, der gennemføres eller koordineres af indkøbskontoret.

Udbudsplanen omfatter som udgangspunkt ikke bygge- og anlægsopgaver, da disse opgaver medtages på Rebild Kommunes investeringsoversigt.

Udbudsplanen er en oversigt over de områder, hvor Rebild Kommune i 2015 skal opfylde sin udbudspligt. Alt afhængigt af indkøbenes økonomiske værdi skal der gennemføres EU-udbud (tærskelværdi 1,541 mio. kr. i 2015) eller annoncering efter tilbudsloven (tærskelværdi 500.000 kr.) . Derudover kan Rebild Kommune opfylde udbudspligten ved at tilslutte sig udbud, der gennemføres af eksterne parter, herunder SKI og Jysk Fællesindkøb (JYFI).

De udbud, der er medtaget på udbudsplanen, kan derfor både være EU-udbud, annonceringer efter tilbudsloven og tilslutning til aftaler, der udbydes af andre. Første kolonne i udbudsplanen viser, hvem der står for at gennemføre udbuddet. Anden kolonne i udbudsplanen viser, hvilket center der har ansvaret for udbuddet og for implementering af dette.

Rebild Kommune har i 2011 besluttet, at kommunen tilslutter sig de forpligtende aftaler, der udbydes af SKI på vegne af KL. SKI har planlagt at gennemføre udbud af fødevarer og drikkevarer til storkøkkener i 2015. Disse udbud er imidlertid ikke medtaget på udbudsplanen, da Jysk Fællesindkøb i 2014 har gennemført et udbud, der dækker de samme områder.

Rebild Kommunes indkøbskontor gennemfører hvert år 2 til 3 udbud for Jysk Fællesindkøb på vegne af de øvrige kommuner i samarbejdet. I 2015 skal indkøbskontoret udbyde leasing af personbiler, gadefejning og tømning af vejbrønde for Jysk Fællesindkøb. Derudover at indkøbskontoret ansvarlig for at implementere de udbud, der gennemføres af Jysk Fællesindkøb, således at de udbudte aftaler kan anvendes af Rebild Kommunes medarbejdere.

Oversigt over løbende indkøbsaftaler 

Sammen med udbudsplanen fremlægges en oversigt over, hvilke løbende indkøbsaftaler der d.d. er indgået af Rebild Kommune efter udbud.

Oversigten indeholder ikke oplysning om:

- enkeltstående kontrakter, eksempelvis bygge- og anlægskontrakter på konkrete byggerier eller kontrakter med tekniske rådgivere om enkeltstående projekter

- løbende kontrakter der ikke er udbudspligtige, og derfor er indgået af Rebild Kommune uden afholdelse af udbud (eksempelvis planteservice, køb af kugledyner og skæmbriller)

For de kontrakter der udløber i 2015 og første kvartal af 2016 er der i oversigtens yderste kollone en indstilling om, hvorvidt kontrakten skal forlænges eller erstattes af eksempelvis et nyt udbud.

Langt de fleste løbende indkøbsaftaler indgås for en 2 årig periode og indeholder derudover to optioner på forlængelse af kontrakten, typisk i 2 x 12 måneder. Indkøbsaftalernes samlede løbetid er derfor typisk 4 år, hvis begge optioner udnyttes. Optionerne på forlængelse af indkøbsaftalerne udnyttes i langt de fleste tilfælde, og det er eksempelvis kun i de situationer, hvor der er problemer med leverandørens opfyldelse af en indkøbsaftale, at en option ikke udnyttes.

Udbudsplanen for Jysk Fællesindkøb er tilrettelagt på baggrund af, at optionerne på forlængelse af Jysk Fællesindkøbs kontrakter udnyttes fuldt ud. Hvis optionerne ikke udnyttes, er der ikke planlagt udbud der kan erstatte de kontrakter, der udløber. Tilsvarende er gældende for de udbud, der er planlagt af Rebild Kommune.

Hvis byrådet beslutter, at en option ikke skal udnyttes kan dette betyde ekstraomkostninger til ekstern konsulent til gennemførsel af udbuddet i 2015.

Oversigt over overholdelse af udbudspligt

Sammen med udbudsplanen fremlægges også en oversigt over Rebild Kommunes overholdelse af udbudspligten efter EU-udbudsdirektivet og tilbudsloven. Oversigten er udarbejdet på baggrund af kommunens indkøb i perioden 1. januar 2014 til 30. september 2014.

Oversigten er ikke en fuldstændig nøjagtig opgørelse af Rebild Kommunes udbudspligt, idet den er udarbejdet på baggrund af indlæste fakturaer og ikke bogførte fakturaer. Det er d.d. ikke teknisk muligt at udarbejde opgørelse på baggrund af bogtørte fakturaer.

Oversigten er opdelt i katagorierne "ikke udbudsegnet", "ikke udbudt" og "udbudt".

Kategorien "ikke udbudsegnet" dækker over ydelser, der enten ikke er udbudspligtige, eksempelvis fordi ydelsen, der er undtaget fra EU udbudsdirektivet og tilbudsloven. Kategorien dækker over eksempelvis husleje, betaling for forsyning og Copy Dan.

Kategorien "ikke udbudt" dækker dels over ydelser med udbudspligt som ikke er udbudt d.d.  Derudover er en række af de ydelser, der indeholdes i kategorien sandsynligvis ikke udbudspligtige, idet de beløbsmæssigt ligger under tærskelværdien i EU udbudsdirektivet og tilbudsloven. De ydelser der leveres efter en godkendelsesordning er også indeholdt i denne kategori, eksempelvis hjemmehjælp, der leveres af private firmaer.

Kategorien "udbudt" dækker over de indkøbsaftaler, der er indgået på baggrund af udbud. Indkøbsaftalerne fremgår af oversigten over de løbende indkøbsaftaler, der også er bilag til denne dagsorden. Derudover dækker kategorien over bygge- og anlægsydelser, der indkøbt af Rebild Kommune på baggrund af en licitation eller efter indhentelse af underhåndsbud.