Forvaltningen indstiller, at Børne- og ungdomsudvalget tager ledelsestilsynet for udsatte børne og unge til efterretning

Ingen økonomiske eller bevillingsmæssige konsekvenser

Center Familie og Handicap fremlægger ledelsestilsyn for udsatte børn og ungeområdet for Børne- og Ungdomsudvalget hver tredje måned. Seneste ledelsestilsyn blev fremlagt for Børne- og Ungdomsudvalget i maj 2016. 

Det er funktionslederen for det respektive område, som foretager ledelsestilsynet. Funktionslederne anvender den ledelsestilsynsskabelon som Deloitte har udarbejdet. Herudover anvender funktionslederen på børnehandicapområdet den ledelsestilsynsskabelon, der er udarbejdet af BDO for Servicelovens §§ 41 og 42.

Formålet med det kvalitative ledelsestilsyn er at sikre kvaliteten i sagsarbejdet. Ligeledes er der i ledelsestilsynet fokus på, at de tiltag, der igangsættes i Center Familie og Handicap, bliver implementeret i rådgivernes daglige arbejde. Dette kan for eksempel være anvendelsen af serviceniveaubeskrivelserne og SMART-mål.

En gang årligt reviderer funktionslederne for de respektive områder ledelsestilsynsplanen for at sikre, at ledelsestilsynene har det rette fokus (planen er vedlagt sagen). Fokus på de respektive fagområder er som følgende:

Socialområdet:

Den konkrete strategi for fokus af det kvalitative ledelsestilsyn er:

• Oktober 2016 holdes primært fokus på området: Afgørelser og serviceniveau og § 50 undersøgelser
• Januar 2017 holdes primært fokus på området: Opfølgninger
• April 2017 holdes primært fokus på området: Handleplaner
• Juli 2017 holdes primært fokus på området: Indstilling til visitation med henblik på foranstaltninger for perioden januar 2017 til juni 2017 

Børnehandicapområdet:

Den konkrete strategi for fokus af det kvalitative ledelsestilsyn er:

• Oktober 2016 holdes primært fokus på området: Afgørelser og serviceniveau og udredning via BHU
• Januar 2017 holdes primært fokus på området: Opfølgninger
• April 2017 holdes primært fokus på området: Handleplaner
• Juli 2017 holdes primært fokus på området: Indstilling til visitation med henblik på foranstaltninger for perioden januar 2017 til juni 2017

Ledelsestilsynets konklusioner:

Kvalitativt ledelsestilsyn på socialområdet børn og unge, juli måned 2016

I forlængelse af den overordnede Plan for ledelsestilsyn i CFH Myndighed (udarbejdet i august 2015), udarbejdes det konkrete ledelsestilsyn oktober 2015. Sagsudsnittet på Socialområdet er 10 sager, der er udvalgt fra følgende kriterier: 

·  Sagsudsnittet fordeles repræsentativt fra alle rådgivere

·  Sagsudsnittet fordeles mellem de respektive foranstaltningstyper

·  Sagsudsnittet fordeles mellem nye og løbende foranstaltninger

Ledelsestilsynet omfatter ikke sager fra den særlige indsats, Ny Start eller Team Tidlig Indsats.
 

Resultatet af ledelsestilsynet viser overordnet set, at der arbejdes mere struktureret med dataindsamling og dokumentationsarbejdet i sagerne.

Særligt i de udredninger, der er udarbejdet de seneste seks måneder, ses brede dataindsamlinger og gennemarbejdede analyser i de Børnefaglige undersøgelse (BFU) og Handleplaner (HP) med konkrete SMARTE mål, samt generel fin dokumentation for de øvrige sagsbehandlingskrav.  

I enkelte tilfælde er der behov for at styrke den skriftlige dokumentation. Konkret skal der arbejdes med at fokusere på mere specifik dataindsamling baseret på ”beskrivelser” og i mindre grad på ”vurderinger”. I enkelte sager vurderes der behov for at fokusere på gennemskuelig/konkret dokumentation af de juridiske krav til sagsbehandlingen. Dette kan eksempelvis være tydelig dokumentation af indhentet samtykke.  Disse udfordringer vurderes at være afdækket og isoleret og kan gøres operationelle i forbindelse med den ledelsesmæssige sagsgennemgang på rådgiverniveau. 

Ved tilsynet ses der indikationer på behov for at fokusere på at forbedre enkelte dele af sagsarbejdet. Konkret skal Børnesamtalerne gennemføres inden der træffes nye afgørelser og iværksættes nye støttende foranstaltninger.

I forlængelse af ovenstående vil man sætte fokus på formelle krav; f.eks. skriftligt samtykke ved anbringelse og samtykke fra børn over 15 år.

Vi arbejder aktuelt sammen med rådgiverne om at øge kvaliteten af sagernes generelle dokumentation og gennemsigtighed i IT systemet DUBU (opmærksomhed på DUBUs funktionaliteter og sammenhæng lovgivning og ledelsestilsyn og datadisciplin). 

Gennemgang af delområderne: Børnefaglige undersøgelser, børnesamtaler, handleplaner og opfølgning 

Børnefaglig undersøgelse
Der er udarbejdet Børnefaglige undersøgelser (BFU) i alle de udvalgte sager, ligesom grundlaget for at udarbejde BFU generelt er tydeligt i sagerne, med konkrete beskrivelser af de relevante udfordringer og ressourcer til at arbejde med disse udfordringer. Der er dog en tendens til, at de faglige beskrivelser og vurderinger sammenblandes, således det ikke klart fremgår, hvad der er ”fakta”, og hvad der er rådgivers faglige vurderinger. Dette skal rettes op, da det skaber uklarhed om validiteten i vurderingsgrundlaget og også kan have afledte konsekvenser for borgerens retssikkerhed – pga. manglende gennemskuelighed.

Der er i enkelte undersøgelser lidt uklarhed over, hvor dokumentationen stammer fra (f.eks. fra sundhedsplejerske, børnehave, skole, netværk eller forældre).

Dokumentationen af forældremyndighedsindehavernes samtykke til udarbejdelse af BFU skal styrkes.

Ligeledes skal viden om kravet om dokumentationen for samtykke for børn over 15 år og partshøring af børnene forbedres. 

Børnesamtalen
I alle sager er der afholdt den lovpligtige børnesamtale. Generelt er dokumentationen af børnesamtalerne øget i kvalitet de seneste tre måneder; fokus på spørgsmål-svar og konkrete beskrivelser uden værdiladede vurderinger. Børnene stilles langt mere konkrete spørgsmål.  

Handleplaner
Der findes Handleplaner(HP) i alle de gennemgåede sager med krav herom. Kvaliteten af handleplanen er bedre end for 12 måneder siden. Der er nu en mere konkret sammenhæng mellem ”udækkede behov” og SMART-målene (konkrete/målbare mål). Dog er der generelt brug for et øget fokus på at formulere mere handlingsorienterede mål, da ”varighed af indsats” ellers bliver umulig at vurdere/følge op på.  Konsekvensen er dermed, at den planlagte varighed af indsatsen ikke er tilstrækkelig tydelig. 

Opfølgning
I stort set alle de gennemgåede bevillingssager er der fulgt rettidigt op. I alle sager har der løbende været kontakt med børn, forældre og samarbejdsparter, men der er ikke i alle tilfælde fulgt op på alle mål i handleplanen.

I forbindelse med opfølgningerne er der varierende grader af fokus på indfrielse af de konkrete mål i handleplanen. Dette gælder også for opfølgning på formål med indsatsen og indsatsens fremadrettede relevans samt endelig justering af mål/opstilling af nye mål. 

Opmærksomhedspunkter i kommende sagsgennemgang og ledelsestilsyn
For at sikre forbedringer af de områder, hvor ledelsestilsynet viser behov for at kvalitetssikre sagsbehandling og dokumentation i sagerne bliver der:

·  Rettet op på de konkrete fejl og mangler, der er fundet i sagerne

·  Via ledelsesmæssig sagsgennemgang, sparring og opkvalificering (viden om DUBU) sat fokus på nødvendige individuelle forbedringer af dokumentationen i sagerne

·  Gennem sparring med socialfaglig konsulent (ICS) ifb. udredningen sætte fokus på krav til samtykke og børnesamtaler inden afgørelser

·  Tættere tilknytning mellem fagområderne i CFH og juridisk assistance fra Fællescenter Sekretariat. Juristen vil fremover deltage i udvalgte teammøder for kvalitetssikring,
   ligesom hun vil indgå i specifikke sparringer fremover. Vi skal have driftssikkerhed på de formelle juridiske krav til sagsbehandlingen fx samtykke, partshøring og afgørelser,
   samt dokumentation for inddragelse af kommunens Serviceniveau

·  Gennem sparring med ICS Konsulent fokuseres på Handleplanerne fortsat bliver tydeligere gennem SMARTE mål

Kvalitativt ledelsestilsyn på børnehandicapområdet juli måned 2016 

I forlængelse af den overordnede Plan for ledelsestilsyn i CFH Myndighed (udarbejdet i august 2015), udarbejdes det konkrete ledelsestilsyn for juli 2016. Sagsudsnittet på børnehandicapområdet er 5 sager, der er udvalgt fra følgende kriterier: 

·  Sagsudsnittet fordeles repræsentativt fra alle rådgivere

·  Sagsudsnittet fordeles mellem de respektive foranstaltningstyper

·  Sagsudsnittet fordeles mellem nye og løbende foranstaltninger

Det primære fokusområde i juli 2016 på børnehandicapområdet er opfølgninger

På børnehandicapområdet er der valgt 5 sager, hvoraf en er aflastning på døgntilbud jf. SEL § 84/SEL § 44, en er anbringelse jf. SEL § 52 og tre er botilbud henholdsvis handicapkompenserende merudgift jf. SEL § 41 og tabt arbejdsfortjeneste jf. SEL § 42

Tilsynet viser at der er fulgt rettidigt op i alle sager.

Overordnet set viser ledelsestilsynet en øget grad af kvalitet i sagsarbejdet. Der arbejdes gennemgående bedre med dataindsamling og dokumentation. Det er tydeligt, at Socialstyrelsens undervisning i værktøjer til udredning og handleplan på børnehandicapområdet sammen med fagspecifikke individuelle kurser i Servicelovens § 41 (handicapkompenserende merudgifter) og Servicelovens § 42 (tabt arbejdsfortjeneste) har haft en effekt.

Særligt på området udredninger og i forhold til handleplaner ses forbedringer ligesom der i rådgiver teamet er særligt fokus på de forvaltningsretlige principper.

I enkelte sager vurderes der behov for at fokusere på gennemskuelig/konkret dokumentation af de juridiske krav til sagsbehandlingen. Dette kan eksempelvis være tydelig dokumentation af indhentet samtykke. Disse udfordringer vurderes at kunne bedres i forbindelse med den ledelsesmæssige sagsgennemgang på rådgiverniveau. 

Vi arbejder aktuelt sammen med rådgiverne om at øge kvaliteten af sagernes generelle dokumentation og gennemsigtighed i IT systemet DUBU (opmærksomhed på DUBUs funktionaliteter og sammenhæng lovgivning og ledelsestilsyn og datadisciplin). 

Gennemgang af delområderne: børnefaglig undersøgelse, børnesamtale, handleplaner og opfølgning 

Børnefaglig undersøgelse
Der er udarbejdet børnefaglige undersøgelser i en enkelt sag. Den børnefaglige undersøgelse er udarbejdet indenfor den gældende tidsramme og er afsluttet rettidigt. Det juridiske grundlag for udarbejdelsen er tydeligt. Der er dog et udviklingspunkt i forhold til beskrivelsen af udfordringer og ressourcer. Der er en tendens til at rådgivere vægter beskrivelserne af problemer højere end ressourcer. Der er derfor behov for et øget fokus på beskrivelse af ressourcer.  Der er i enkelte punkter usikkerhed om, hvor dokumentationen stammer fra og derfor behov for at skærpe rådgivers fokus på at tydeliggøre, hvem der udtaler sig.  

Børnesamtale
Generelt er dokumentationen af børnesamtalerne øget i kvalitet over den seneste periode. Børnehandicaprådgiverne har fokus på at afvikle børnesamtalerne også i de sager, hvor det på grund af barnets nedsatte funktionsevneniveau ikke er muligt at afvikle en decideret samtale. Her anvendes i udstrakt grad observation og naturligvis udtalelser fra forældre og andre relevante samarbejdspartnere 

Handleplaner
Der findes handleplaner i alle de gennemgåede sager med krav herom. Kvaliteten af handleplanerne bærer tydeligt præg af forbedringer. Der er en sammenhæng mellem ”udækkede behov” og SMART-mål (konkrete/målbare mål) – målene har fastlagt tidshorisont og handleplanen bliver dermed et funktionelt værktøj både for rådgiver og der udførere der skal arbejde ud fra målene i handleplanerne.  

Opfølgning
I alle de gennemgåede bevillingssager er der fulgt rettidigt op. I alle sager har der løbende været kontakt, men der er ikke i alle tilfælde fulgt op på alle mål. Dette vil fremadrettet være et fokusområde. 

Opfølgning på Ledelsestilsynet:
For at sikre forbedringer af de områder, hvor ledelsestilsynet viser behov laves opfølgning som følger:  

·  Den enkelte sag drøftes med rådgiveren med fokus på individuelle læringspunkter. 

·  Læringspunkterne anvendes til samlet læring og udvikling i børnehandicapteamet

·  Fremadrettet skal rådgiverne have øget fokus på at få beskrivelserne af borgernes ressourcer 

·  Via ledelsesmæssig sagsgennemgang, sparring og opkvalificering (viden om DUBU), sat fokus på nødvendige individuelle forbedringer af dokumentationen i sagerne

Forvaltningen indstiller, at Børne- og ungdomsudvalget tager ledelsesinformationen for udsatte børn og unge til efterretning

Ingen økonomiske eller bevillingsmæssige konsekvenser

Opfølgning på ledelsesinformation fra fagsystemet DUBU
Børne- og ungdomsudvalget blev på et udvalgsmøde den 11. maj orienteret om, at det grundet tekniske og registreringsmæssige udfordringer ikke var muligt at trække valide tal fra fagsystemet DUBU. Forvaltningen har som følge heraf arbejdet intensivt med at rette de tekniske og registreringsmæssige udfordringer, så forvaltningen fremadrettet sikkert kan levere valide data til Børne- og ungdomsudvalget.  

Forvaltningen har i den forgangne periode målrettet arbejdet med løbende og tæt ledelsesmæssig opfølgning for at sikre, at de registreringsfejl, der var i DUBU, blev rettet. DUBU har mange registreringsmuligheder, og det er derfor en overordentlig krævende opgave for myndighedsrådgiverne, at sikre en korrekt registrering. Det stiller høje krav til myndighedsrådgivernes opmærksomhed og disciplin. Forvaltningen har derfor udarbejdet en tydelig procedure, som understøtter myndighedsrådgiverne i at sikre datadisciplinen fremadrettet. Desuagtet vil disse forhold kræve et fortsat og intensiveret arbejde med og fokusering på datadiciplinen. 

De tekniske udfordringer med at bearbejde data fra DUBU er blevet løst, og efter gentagende tests er systemet nu pålideligt.  

Ledelsesinformation 
Siden sidste ledelsesinformation har der været en øget sagsmæssig aktivitet. Der har været en markant større sagsgennemstrømning, et større antal underretninger og et større antal igangsatte Børne Faglige Undersøgelser.   

Pr. 13. juli 2016 er der 398 sager i området for udsatte børn og unge (socialområdet). 

Pr. 13. juli 2016 er der 175 sager i området for børn med handicap (Børnehandicap). 

I de seneste tre måneder har der været en tilgang på 70 sociale sager og der er afgangsført 65 sager, mod en tilgang/afgang ved sidste opgørelse på 40/43 sager. 

I de seneste tre måneder har der været en tilgang på 11 børnehandicapsager og der er afgangsført 6 sager. 

Underretninger
I perioden fra 1. april 2016 til 30. juni 2016 har Center Familie og Handicap modtaget 209 underretninger mod 112 ved sidste opgørelse.
17 af disse underretninger har ført til afgørelse om en børnefaglig undersøgelse.
6 af disse har ført til et § 11 forløb (kort social indsats i familien hvor der ikke er lavet en børnefaglig undersøgelse). 

Børnefaglige undersøgelser
Fra det tidspunkt, hvor der er truffet afgørelse om en børnefaglig undersøgelse (BFU), har myndighedsrådgiver 4 måneder til at lave undersøgelsen. På udsatte børne- og ungeområde arbejdes der pt. i 28 børnefaglige undersøgelser (BFU), hvoraf 2 af disse har overskredet den lovpligtige 4. måneders frist. Der arbejdes for nuværende i et højt antal BFU’er.

Samlet udvikling det seneste år

Dette er et markant bedre resultat end hidtil opnået – hvilket skyldes en fokusering på denne borgerrettede ydelse.

Børnesamtaler
Det er et lovkrav, at der afholdes børnesamtaler med barnet. Der er afholdt børnesamtaler i 70 % af bevillingssagerne, hvor der er lovkrav om det på socialområdet. Der er afholdt børnesamtaler i 45 % af bevillingssagerne, hvor der er lovkrav om det på børnehandicapområdet.

Samlede udvikling det seneste år

Som det fremgår af grafen er der især på socialområdet sket en nedgang i afholdelsen af rettidige børnesamtaler.

I denne opgørelse gemmer der sig registreringsmæssige udfordringer i fagsystemet, der vil blive håndteret til næste sagsfremstilling – hermed forventes resultatopgørelsen at blive forbedret.

Handleplaner
Forvaltningen har besluttet at øge kvaliteten og ambitionsniveauet på kravet om, hvor hyppigt der skal udarbejdes en revideret handleplan for barnet/den unge. Det betyder, at der foreligger en handleplan i 99 % af sagerne på socialområdet og i 82% af sagerne på børnehandicapområdet, hvor det er et lovkrav. Fremadrettet måles der på, om den lovpligtige handleplan bliver revideret hvert halve år.

Forvaltningen har en forventning om at de nye krav til handleplaner bliver indfriet inden den 31. december 2016, således at der efter den dato er udarbejdet revideret handleplaner i 95 % af sagerne på socialområdet og 95 % af sagerne på børnehandicapområdet.  

Grundet forvaltningens ændrede krav til handleplaner laves der en ny graf med den ”Løbende bevægelse i handleplanernes rettidighed”. Grafen har startdato fra august 2016 og fremgår derfor først af næste sagsfremstilling til Børne- og ungdomsudvalget i oktober 2016. Opfølgninger
Der er forskellige krav til opfølgningskadencen på børne- og ungeområdet. For §§ 41 og 42 er der krav om årlig opfølgning, mens der er krav om halvårlig opfølgning i § 52 og § 76 sager.  

Der er samlet set fulgt op i 99 % af § 41-sagerne (merudgifter), og i 100 % af 42-sagerne. Der er fulgt op på 88 % af § 52 (§ 76) -sagerne på handicapområdet. Der er fulgt op på 69 % procent af § 52 (§ 76) - sagerne på socialområdet.

 Samlet udvikling det seneste år

Der bliver på socialområdet sat målrettet ind for at kurven for rettidig opfølgninger flytter sig i en positiv retning. Forvaltningen har en forventning om, at der inden 31. december 2016 er lavet rettidig opfølgninger i 90 % af sagerne på socialområdet.

Opsummering  
Forvaltningen arbejder fokuseret med:
-  At datadisciplinen sikres, så der fremadrettet kan trækkes valide tal til ledelsesinformationen
-  At forvaltningen fortsætter den gode udvikling med at udarbejde børnefaglige undersøgelser rettidigt.
-  At resultatopgørelsen for afholdte børnesamtaler vil blive væsentligt forbedret ved næste opgørelse af ledelsesinformation
-  At de nye krav til handleplaner bliver indfriet inden den 31. december 2016, således at der efter den dato er udarbejdet revideret
    handleplaner i 95 % af sagerne på socialområdet og 95 % af sagerne på børnehandicapområdet. 
-  At der inden 31. december 2016 er lavet rettidig opfølgninger i 90 % af sagerne på socialområdet.

Statestik vedrørende ankeafgørelser og sager fra Børn og Unge-udvalget
Børne- og Ungdomsudvalget besluttede på udvalgsmøde den 12. marts 2014, at statistik vedrørende ankeafgørelser og sager fra Børn og Unge-udvalget skulle omfatte ledelsesinformationen.

Vedlagt er:
Ankeafgørelser/tvangssager i Center Familie og Handicap ialt 2015
Ankeafgørelser/tvangssager i Center Familie og Handicap pr. 15. juli 2016