På Børne- og Ungdomsudvalgsmødet den 11. november blev udvalget orienteret om, at Center Familie og Handicap har fået et påbud omhandlende stor arbejdsmængde og tidspres i Team Tidlig Indsats (TTI). Siden påbuddet har der pågået en proces med medarbejderne i TTI med det formål, at identificere tiltag, som kan være med til at forbedre arbejdsmængden og tidspresset for de to medarbejdere i TTI.

Center Familie og Handicap har i samarbejde med Arbejdsmiljøorganisationen den 9. november 2015 afrapporteret til Arbejdstilsynets vedrørende efterlevelses af deres påbud. For nuværende har Arbejdstilsynet ikke fundet anledning til at foretage sig yderligere. Der har I den forgangene periode været arbejdsrelateret sygefravær i TTI. Begge medarbejdere er vendt tilbage i fuldt omfang.

Igangsatte tiltag

I forlængelse af processen og afrapporteringen til Arbejdstilsynet arbejdes der fortsat med punkterne:

• Forenkling af sagsgangene i TTI omkring dokumentation ved bevilling og visitation jf. SEL § 11

• Tidsmæssig og mental forenkling ved arbejdet med afgørelse og dokumentation jf. SEL § 50.

• Præcisering af hvorledes sager der er lukket for nyligt skal varetages, i de tilfælde de skal genåbnes

• Der ydes relevant ledelsesmæssig støtte, såfremt samarbejdsparter eller borgere retter henvendelse pga. oplevelse af lang sagsbehandlingstid i TTI.

• Serviceniveauet ift. sagsbehandlingstid i TTI drøftes løbende mellem ledelse og medarbejdere

• Fokus på, at den ugentlige administrative dag fastholdes

• Fokus på tilbagemeldinger til leder, såfremt der akkumuleres uløste opgaver i TTI

• Løbende fokus på, hvorvidt den totale opgavemængde og de tildelte ressourcer på området hænger sammen.

Der er ligeledes i forlængelse af Projekt Fælles Indsats, truffet beslutning om større fokus og indsats på det tidlige forebyggende arbejde med børn og unge. De ekstraopgaver der udspringer heraf i CFH myndighed er netop besluttet, at knytte til opgaveporteføljen i TTI. For at i mødekomme Arbejdstilsynets påbud om for stort arbejds- og tidspres i TTI og med ønsket om at øge den tidlige indsats i kommunen er det besluttet at opnormere TTI fra to til tre medarbejdere, gældende fra 1. april 2016.

Sideløbende med processen i TTI er der pågået drøftelser om arbejdsmiljøet i Center Familie og Handicap mellem de tillidsvalgte, ledelsen i CFH og direktionen. I forlængelse af disse generelle drøftelser om arbejdsmiljøet i CFH, er der for første kvartal 2016 aftalt møder hver 2. uge mellem arbejdsmiljørepræsentanten, tillidsrepræsentanterne, Centerchef og Funktionslederne for Myndighedsområdet.

Formålet er, at styrke den løbende dialog og dermed samarbejdet om arbejdsmiljøet i centeret, så vi i fællesskab kan bidrage til et bedre arbejdsmiljø. Det er aftalt at, det er afgørende at få kommunikeret drøftelserne ud til alle i centeret. Derfor er referatet fra første møde nu rundsendt til alle medarbejdere i Center Familie og Handicap i administrationen i Terndrup.

Ingen økonomiske eller bevillingsmæssige konsekvenser

Center Familie og Handicap fremlægger ledelsestilsyn for udsatte børne- og ungeområdet for Børne- og Ungdomsudvalget hver tredje måned. Seneste ledelsestilsyn blev fremlagt for Børne- og Ungdomsudvalget i august 2015 i forbindelse med Deloittes slutevaluering. Det er funktionslederen for det respektive område, som foretager ledelsestilsynet. Funktionslederne anvender den ledelsestilsynsskabelon som Deloitte har udarbejdet. Herudover anvender funktionslederen på børnehandicapområdet den ledelsestilsynsskabelon, der er udarbejdet af BDO for Servicelovens §§ 41 og 42.

Formålet med det kvalitative ledelsestilsyn er at sikre kvaliteten i sagsarbejdet. Ligeledes er der i ledelsestilsynet fokus på at de tiltag, der igangsættes i Center Familie og Handicap bliver implementeret i rådgivernes daglige arbejde. Dette kan for eksempel være anvendelsen af serviceniveaubeskrivelserne og SMARTE-mål.

En gang årligt reviderer funktionslederne for de respektive områder ledelsestilsynsplanen for at sikre, at ledelsestilsynene har det rette fokus. Fokusområderne for det næste år er lavet på baggrund af Deloittes anbefalinger i slutevalueringen fra august 2015. Fokusområderne frem til juni 2016 er som følgende:

Socialområdet

• Januar 2016 holdes primært fokus på området: Afgørelser og serviceniveau samt § 50
• April 2016 holdes primært fokus på området: Handleplaner
• Juli 2016 holdes primært fokus på området: Opfølgninger

Børnehandicapområdet

• Januar 2016 holdes primært fokus på området: Afgørelser og serviceniveau og BHU
• April 2016 holdes primært fokus på området: Handleplaner
• Juli 2016 holdes primært fokus på området: Opfølgninger

Udvælgelse af sager

Der udvælges sager ud fra følgende kriterier:

• Sagsudsnittet fordeles repræsentativt fra alle rådgivere  
• Sagsudsnittet fordeles mellem de respektive foranstaltningstyper
• Sagsudsnittet fordeles mellem nye og løbende foranstaltninger

Sagsudsnittet omfatter

• 5 sager på Børnehandicapområdet
• 10 sager på Socialområdet

Ledelsestilsynets konklusioner

Nedenfor beskrives ledelsestilsynets konklusioner for henholdsvis social- og børnehandicapområdet for børn og unge.

Ledelsestilsyn for Socialområdet

Resultatet af ledelsestilsynet viser overordnet set, at der arbejdes godt med dokumentationsarbejdet i sagerne. Der ses fortsat et højt fagligt niveau, med brede dataindsamlinger og gennemarbejdede analyser i de Børnefaglig undersøgelse (BFUere). Handleplanerne (HPere) ses at være konkrete med målsætninger der kompenserer barnets uddækkede behov samt konkrete SMARTE mål, som ”udførerne” kan arbejde ud fra og Rådgiverne kan følge op på.

Der vurderes generelt, at være fin dokumentation for de øvrige sagsbehandlingskrav, i forlængelse af de juridiske krav til kommunens dokumentation. I de gennemgåede sager, findes enkelte tilfælde, hvor der er behov for at styrke den skriftlige dokumentation fx ift. angivelse af forventet varighed af indsatsen i HPen og skriftligt samtykke (frem for informeret). Disse udfordringer vurderes i sin væsentlighed, at være afdækket og isoleret.

Ved tilsynet ses der indikationer på behov for at fokusere på at forbedre dele af sagsarbejdet for eksempel tydeligt begrundede afgørelser og eksplicitte henvisninger til kommunens serviceniveau i afgørelser.

Der pågår fortsat drøftelser med rådgiverne om, hvorledes overblik og kvaliteten af sagernes generelle dokumentation forbedres i IT systemet DUBU (journalføring fx vurdering af oplysningers betydning for sagen). Primært for at sikre overskueligheden i den enkelte sag indenfor IT systemets rammer (og tekniske udfordringer).

Gennemgang af fokusområderne for ledelsestilsynet januar 2016

Afgørelser

Der findes afgørelser i de gennemgåede sager. I størstedelen af sagerne findes velbeskrevne afgørelser om den aktuelle foranstaltning. Der findes dog også enkelte sager, hvor den enkelte afgørelse bør tydeliggøres.

Serviceniveau

Alle de iværksatte indsatser i de gennemgåede sager vurderes at ligge indenfor kommunens serviceniveau. I flertallet af sagerne er der henvist til beskrivelse i kommunens serviceniveau, mens dette ikke er sket eksplicit i de øvrige sager.

§ 50 (BFU)

Der er udarbejdet BFUere i de relevante sager, ligesom grundlaget for at udarbejde BFU generelt er tydeligt i sagerne, med fine faglige beskrivelser af de relevante udfordringer og faglige vurderinger, der forekommer dækkende i relation til den indsats, der sidenhen iværksættes. Generelt er tidsfristen for udarbejdelsen af BFUen, på 4 mdr. overholdt, der findes dog en sag, hvor fristen er overskredet med 2 uger.

Opfølgning på ledelsestilsynet for socialområdet for børn og unge

Resultatet af ledelsestilsynet giver anledning til følgende tiltag, for at sikre forbedringer af de områder, hvor ledelsestilsynet viser behov for at kvalitetssikre sagsbehandling og dokumentation i sagerne bliver der:

• Funktionslederen sikrer, at resultaterne fra det kvalitative ledelsestilsyn drøftes med den enkelte medarbejder og anvendes til samlet læring og udvikling i de enkelte teams.
• Rettet op på de konkrete fejl og mangler der er fundet i sagerne
• Gennem faglig sparring sættes fokus på formelle juridiske krav til sagsbehandlingen fx samtykke, partshøring og afgørelser, samt dokumentation for inddragelse af kommunens Serviceniveau
• Gennem sparring med ICS Konsulent fokuseres på Handleplanerne fortsat bliver tydeligere gennem SMARTE mål

Ledelsestilsyn for Børnehandicapområdet

På børnehandicapområdet er der valgt fem sager hvoraf en er anbringelse jf. SEL § 52.3.7, en er konsulentydelse jf. SEL § 52.3.2, 4 sager indeholder handicapkompenserende merudgiftsydelse jf. SEL § 41 og 3 sager indeholder kompensation for tabt arbejdsfortjeneste jf. SEL § 42. I en sag arbejdes udredende i forhold til ændring af ydelse fra handicapkompenserende merudgiftsydelse jf. SEL § 41 i form af barnepigetimer til aflastning i specialpædagogisk tilbud.

Resultatet af ledelsestilsynet viser overordnet set, at der arbejdes godt med dokumentationsarbejdet i sagerne. Der findes BHUere i de relevante sager, med særdeles grundige og gennemarbejdede analyser i sagerne. Der er generelt tale om sager med høj grad af dokumentation.

Enkelte sager på børneområdet bærer præg af stor udskiftning af rådgivere over de seneste år.  Der er mangelfulde opfølgninger og mangelfulde begrundelser for afgørelse. Det forventes at sagerne i løbet af 2016 med den faste rådgivergruppe gennemarbejdes og at sagerne ajourføres.

Gennemgang af fokusområderne for ledelsestilsynet januar 2016

Afgørelser

I størstedelen af sagerne findes velbeskrevne afgørelser om den aktuelle foranstaltning.

Der findes dog også sager, hvor der ikke findes konkret skriftlig afgørelse, ligesom enkelte afgørelser bør tydeliggøres.

Serviceniveau

Alle de iværksatte indsatser i de gennemgåede sager vurderes at ligge indenfor kommunens serviceniveau. I flertallet af sagerne er der henvist til beskrivelse i kommunens serviceniveau, mens dette ikke er sket eksplicit i de øvrige sager.

Børnehandicapudredninger (BHU)

Der er udarbejdet BFU og BHU i de relevante sager.

Alle sagsudredninger er overordnet set grundige og gennemarbejdede. Der ses kvalitative forbedringer i udredningerne fra seneste ledelsestilsyn.

Opfølgning på ledelsestilsynet for Børnehandicapområdet for børn og unge

Resultatet af ledelsestilsynet giver anledning til følgende tiltag, for at sikre forbedringer af de områder, hvor ledelsestilsynet viser behov for at kvalitetssikre sagsbehandling og dokumentation i sagerne bliver der:

• Den enkelte sag drøftes med rådgiveren med fokus på individuelle læringspunkter
• Læringspunkterne anvendes til samlet læring og udvikling i de respektive teams
• Fremadrettet skal rådgiverne øge fokus på barnets og forældrenes ressourcer
• Børnerådgiverne gives fortsat mulighed for sparring med Center Familie Handicaps ICS konsulent

Ingen økonomiske eller bevillingsmæssige konsekvenser