Efter vedtagelse af indkøbs- og udbudspolitikken i oktober 2014 har der vist sig et behov for at få præciseret tegningsreglerne ved indgåelse af indkøbsaftaler og aftaler om bygge- og anlægsydelser.

Der vedlægges derfor som bilag til denne dagsorden forslag til ændring af indkøbs- og udbudspolitikken, hvor der tilføjes et nyt afsnit 13 om tegningsret. Derudover ændres der i pkt. 12 med henblik på at skabe sammenhæng med det nye pkt. 13. Der tilføjes således forklarende overskrifter i pkt. 12 vedrørende kompetencefordeling, og administrationens kompetence præciseres også. Alle ændringer er markeret med rød skift i bilaget.

Når det i bilaget er oplyst, at det er direktøren eller centerchefen der har tegningsret, betyder dette direktøren eller centerchefen for det område, der indgår indkøbsaftalen eller aftalen om bygge- og anlægsydelsen.

Tegningsret for indkøbsaftaler

Reglerne om tegningsret omfatter kun indkøbsaftaler, hvorved forstås løbende aftaler om køb af varer eller tjenesteydelser. Reglerne omfatter derimod ikke de konkrete bestillinger på indkøbsaftaler eller enkeltstående indkøb af varer eller tjenesteydelser. På disse områder er det derfor stadig de enkelte kontraktholdere, der tilrettelægger, hvilke medarbejdere der kan indgå og underskrive aftaler.

Tegningsret for aftaler om bygge- og anlægsydelser

Reglerne om tegningsret omfatter aftaler om bygge- og anlægsydelser med en værdi under 300.000 kr. For disse aftaler er der ikke noget krav om politisk behandling i afsnit 12 i indkøbs- og udbudspolitikken og aftalerne kan således indgås af administrationen. Hidtil har de enkelte kontraktholdere – som efter den almindelige kompetencefordeling for Rebild Kommune har råderet over deres eget budget – derfor kunnet indgå aftaler, og da der ikke har været særlige regler om tegningsret for disse aftaler, har kontraktholderne også kunnet underskrive aftalerne. Her foreslås det nu, at det er den enkelte centerchef, der har tegningsret og kontraktholderne skal derfor som udgangspunkt have underskrevet disse aftaler om bygge- og anlægsydelser af centerchefen. Centerchefen kan dog vælge at delegere tegningsretten til kontraktholderen, som angivet i noten til skemaet i afsnit 13.

Intet at bemærke.

Økonomiudvalget, 17. juni 2015, pkt. 190:

Indstilles godkendt.

Per Vilsbøll, Jan Brøndum og Ole Frederiksen deltog ikke i behandlingen af sagen.

Med baggrund i Byrådets beslutning om køb og renovering af bygningerne Skovhusvej 2, Skørping (Børnecenter Himmerland) pr. 1. januar 2016 er der udarbejdet et forslag til mulig finansiering.

I henhold til Byrådets beslutning er der indarbejdet 4,25 mio. kr. til køb af bygningerne i investeringsoversigten for 2016. Der er ikke besluttet finansiering af renoveringen på 4,5 mio. kr. Der er vedlagt et bilag med det forventede anlægsbudget for renoveringen.

Der er ikke afsat yderligere midler i 2015/2016 til finansiering af den resterende udgift.

Indenfor Børne- og Ungdomsudvalgets område er alle midler på investeringsoversigten for 2015 prioriteret. I 2016-18 er der 5 mio. kr. pr. år til modernisering af daginstitutioner samt 5 mio. kr. pr. år til skolerenoveringer, der som udgangspunkt ikke er prioriteret pt.

Der er et samlet finansieringsbehov på 8,75 mio. kr. I tabel nedenfor er skitseret forslag til mulig finansiering af den samlede udgift til køb og renovering, således at den allerede givne bevilling på 4,25 mio. kr. også er finansieret.  

I forhold til finansieringen er det vigtigt, at bemærke at Børnecenter Himmerland er en takstfinansieret institution. Reglerne herfor er reguleret via rammeaftalen og merudgifter/ mindreudgifter skal reguleres i taksterne.

Rebild Kommune betaler i dag 0,4 mio. kr. i husleje til Red Barnet. Denne udgift vil bortfalde pr. 1. januar 2016 og derfor vil driftsbudgettet kunne reduceres. Dette vil ikke medføre en tilsvarende takstnedsættelse, da der istedet for husleje vil indgå en afskrivning af bygningen i takstberegningen.

I det samlede renoveringsprojekt fra Bjerg Arkitektur er der opgjort energimæssige optimeringer på 4,0 mio. kr. Med de nugældende regler i lånebekendtgørelsen kan de energimæssige optimeringer belånes med 100 %, uden at det belaster kommunens låneramme og uden at kommunen skal deponere.

I forbindelse med energioptimeringen er der opgjort en gennemsnitlig besparelse på kr. 294.138 pr. år i år 1-15. I finansieringsmuligheden ovenfor er der ikke medtaget besparelser herfor, da disse i henhold til rammeaftalen skal afspejles 1-1 i taksten. Besparelsen kommer således de anbringende kommuner tilgode.

Der er forventet en lånedispensation i 2016 på samlet 3,5 mio. kr. Muligheden for at søge lånedispensation kendes først når regeringsaftalen for 2016 er indgået. Den er på grund af valget udsat og der er stor usikkerhed om hvornår en aftale kan forventes vedtaget og om indholdet heraf. De lånepuljer der er forudsat lånedispensation fra, er de puljer der var med i regeringsaftalen for 2015. Såfremt der ikke bliver samme muligheder for lånedispensationer i 2016 eller kommunens ansøgninger ikke imødekommes, vil ovennævnte finansieringsforslag skulle genovervejes.

I regnskab 2014 havde Børnecenter Himmerland et mindreforbrug på driften på knap 0,4 mio. kr., som blev overført til budget 2015. Det er forudsat, at der kan realiseres en tilsvarende opsparing i 2015/16 som en egen finansiering fra Børnecenter Himmerland. Det er vurderingen, at dette er indenfor aftalerne i Rammeaftalen, såfremt midlerne anvendes til den del af renoveringen, der kan sidestilles med den løbende vedligeholdelse.

Jf. sagsfremstillingens tabel.

• At der indarbejdes en samlet anlægsbevilling til renovering på 4,5 mio. kr.
• At der indarbejdes låneoptagelse til energioptimering på 4 mio. kr.
• At der indarbejdes en lånedispensation til projektet på 4,0 mio. kr.
• At driftsbudgettet på Børnecenter Himmerland reduceres med huslejeudgiften på 0,4 mio. kr.
• At Børnecenter Himmerland skal bidrage med en egenfinansiering på 0,35 mio. kr,

Økonomiudvalget, 17. juni 2015, pkt. 180:

Indstilles godkendt.