Økonomiudvalget, 9. december 2015, pkt. 368:

Indstilles godkendt idet det bemærkes, at alle udbud holder sig indenfor den eksisterende indkøbspolitik.

Formålet med udbud er at sikre en åben konkurrence, der giver de bedste priser til gavn for kommunens samlede økonomi. Der er i budgettet opstillet besparelseskrav på 2,5 mio.kr. som skal opnås ved udbud. Dette krav er opnået pt. men ved nye udbud/genudbud kan der være en risiko for, at priserne stiger og de opnåede besparelser forsvinder. Det afhænger i et stort omfang af konjunkturerne og markedssituationen. Generelt opnås de bedste priser ved at Rebild Kommune deltager i udbud sammen med andre kommuner for at opnå volumen. Jf. kommunens udbudspolitik søges udbud dog tilrettelagt således at lokale leverandører kan byde på opgaverne.

Det er generelt ressourcekrævende at gennemføre udbud. Både den formelle gennemførsel af udbudsprocessen (enten ved egne ressourcer eller ved ekstern konsulent) samt faglig forberedelse, implementering og opfølgning på aftalerne kræver ressourcer.

Rebild Kommunes indkøbskontor består d.d. af 2 1/2 medarbejdere.

Rebild Kommune deltager, som det fremgår ovenfor, i indkøbsfællesskabet Jysk Fællesindkøb (JYFI). Når der udbydes gennem JYFI, kan der udbydes større aftaler, og der opnås derfor bedre priser og vilkår hos tilbudsgiverne, end hvis udbuddene alene gennemføres af Rebild Kommune. Der er generelt opnået forholdsvis store besparelser i de udbud, der er gennemført af JYFI, navnlig ved udbud på områder, der ikke tidligere har været udbudt (sædvanligvis 10 - 30%).

Samarbejdet gennem JYFI sparer ressourcer hos Rebild Kommune, idet der i JYFI gennemføres et langt større antal udbud, end Rebild Kommune selv vil kunne gennemføre.

Indkøbskontoret har i 2016 prioriteret at anvende sine ressourcer på at gennemføre de udbud for JYFI vi er forpligtede til at gennemføre i samarbejdet og implementere de aftaler, der har været udbudt. Hvis byrådet beslutter, at en af optionerne på oversigten over indgåede indkøbsaftaler ikke skal anvendes, er der derfor ikke ressourcer i indkøbskontoret til at gennemføre yderligere udbud i 2016. Der må derfor påregnes ekstra omkostninger til ekstern bistand, hvis der skal gennemføres yderligere udbud i 2016.

Efter Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal der årligt udarbejdes en udbudsplan vedr. varer og tjenesteydelser, der forlægges til godkendelse i byrådet.

Indkøbskontoret har derfor udarbejdet en udbudsplan for 2016, der viser, hvilke udbud Rebild Kommune selv gennemfører og udbud Rebild Kommune på anden måde deltager i. Udbudsplanen er vedlagt som bilag til dagsordenen.

I forbindelse med udarbejdelse af udbudsplanen har indkøbskontoret forespurgt hvert enkelt center om, hvilke udbud de forventer at gennemføre i 2016. Udbudsplanen er derfor resultatet af tilbagemeldingerne fra centrene kombineret med de udbud, der gennemføres eller koordineres af indkøbskontoret.

Folketinget har den 19. november 2015 vedtaget en ny udbudslov, der implementerer det nyeste EU – udbudsdirektiv. Vedtagelse af udbudsloven medfører bl.a., at annonceringspligten efter tilbudsloven ophæves, og at indkøb/opgaver mellem 500.000 kr. og tærskelværdien for EU - udbud på 1,51 mio. kr. ikke længere skal annonceres. Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal evalueres primo 2016, og forvaltningen vil i forbindelse hermed foreslå, hvilke ændringer af indkøbs- og udbudspolitikken, der skal foretages som følge af vedtagelsen af udbudsloven.

Udbudsplanen er en oversigt over de områder, hvor Rebild Kommune i 2016 skal opfylde sin udbudspligt. Alt afhængigt af indkøbenes økonomiske værdi skal der gennemføres udbud (tærskelværdi ca. 1,5 mio. kr. i 2016). Rebild Kommune kan opfylde udbudspligten ved selv at gennemføre udbud, eller ved at deltage i udbud, der gennemføres af andre, herunder navnlig Jysk Fællesindkøb og SKI. Når et udbud er godkendt på udbudsplanen, gennemføres udbuddet i overensstemmelse med Rebild Kommune af forvaltningen, der også tager stilling til endeligt valg af leverandør.

Af første kolonne i udbudsplanen fremgår, hvem der står for at gennemføre udbuddet. Anden kolonne i udbudsplanen viser, hvilket af Rebild Kommunes centre, der har ansvaret for udbuddet og for implementering af kontrakten.

Rebild Kommune har i 2011 besluttet, at kommunen tilslutter sig de KL-forpligtende aftaler, der udbydes af SKI på vegne af KL.

SKI har planlagt at gennemføre udbud et udbud af vejsalt i 2016. Rebild Kommune er på dette område dækket af en aftale, der er udbudt af Aalborg Kommune på vegne af de fleste af kommunerne i Region Nordjylland. Hvis Aalborg Kommune vælger at genudbyde denne aftale ved udløb af aftalen i 2017, foreslås det i udbudsplanen, at Rebild Kommune tilslutter sig Aalborg Kommunes udbud, idet Center Plan, Byg og Vej vurderer, at et fælles udbud i Region Nordjylland vil give en aftale, der passer bedst til Rebild Kommunes kvalitetsmæssige krav. Udbyder Aalborg Kommune ikke vejsalt, tilslutter Rebild Kommune sig den forpligtende aftale.

Rebild Kommune har været tilsluttet en aftale om køb af netværkskomponenter ved Statens Indkøb. Denne aftale udløber ved udgangen af 2016. Aftalen genudbydes af Statens Indkøb, men det er ikke sikkert, at kommuner får lov til at tilslutte sig det nye udbud. Hvis Rebild Kommune ikke gives mulighed for at tilslutte sig udbuddet hos Statens Indkøb, vil Rebild Kommune i stedet tilslutte sig en tilsvarende aftale der udbydes af SKI.

Rebild Kommunes indkøbskontor gennemfører hvert år 2 til 3 udbud for Jysk Fællesindkøb på vegne af de øvrige kommuner i samarbejdet. I 2016 skal indkøbskontoret udbyde vejafstribning, danskundervisning og brandslukningsudstyr for Jysk Fællesindkøb. Derudover er indkøbskontoret ansvarlig for at implementere de udbud, der gennemføres af Jysk Fællesindkøb, således de udbudte aftaler kan anvendes af Rebild Kommunes medarbejdere.

Oversigt over løbende indkøbsaftaler: 

Sammen med udbudsplanen fremlægges en kontraktoversigt over, hvilke løbende indkøbsaftaler der d.d. er indgået af Rebild Kommune efter udbud.

Oversigten indeholder ikke oplysning om:

- enkeltstående kontrakter, eksempelvis bygge- og anlægskontrakter på konkrete byggerier eller kontrakter med tekniske rådgivere om enkeltstående projekter

- løbende kontrakter der ikke er udbudspligtige, og derfor er indgået af Rebild Kommune uden afholdelse af udbud (eksempelvis planteservice, køb af kugledyner og skæmbriller).

For de kontrakter der udløber i 2016 og første kvartal af 2017 er der i oversigtens yderste kolonne en indstilling om, hvorvidt kontrakten skal forlænges eller erstattes af eksempelvis et nyt udbud.

Langt de fleste løbende indkøbsaftaler indgås for en 2 årig periode og indeholder derudover to optioner på forlængelse af kontrakten, typisk i 2 x 12 måneder. Indkøbsaftalernes samlede løbetid er derfor typisk 4 år, hvis begge optioner udnyttes. Optionerne på forlængelse af indkøbsaftalerne udnyttes i langt de fleste tilfælde, og det er eksempelvis kun i de situationer, hvor der er problemer med leverandørens opfyldelse af en indkøbsaftale, at en option ikke udnyttes.

Udbudsplanen for Jysk Fællesindkøb er tilrettelagt på baggrund af, at optionerne på forlængelse af Jysk Fællesindkøbs kontrakter udnyttes fuldt ud. Hvis optionerne ikke udnyttes, er der ikke planlagt udbud der kan erstatte de kontrakter, der udløber. Tilsvarende er gældende for de udbud, der er planlagt af Rebild Kommune.

Hvis byrådet beslutter, at en option ikke skal udnyttes kan dette betyde ekstraomkostninger til ekstern konsulent til gennemførsel af udbuddet i 2016.