Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget træffer beslutning om

- at de afsatte 2,5 mio. kr. i anlægsbudgettet skal anvendes til kunstgræsbane i Bælum

- at der ydes kommunal driftstilskud på 25.000 kr. årligt i de første 2 driftsår

- at forvaltningen deltager i anlægsprojektet med rådgivning, vejledning og relevant myndighedsudøvelse

- at de ovennævnte beslutninger er under forudsætning af, at Bælum-Solbjerg IF Fodbold dokumenterer medfinansiering til anlægsprojekt samt bærer risikoen for økonomisk bæredygtig drift

Der er afsat 2,5 mio. kr. i anlægsbudgettet for 2017 i forbindelse med budgetaftale for 2015-2018. I 2015 lykkedes det for SIF Fodbold at fundrasise supplerende 920.000 kr., så der kunne anlægges en facilitet på 10.800 m2 med en 11 mandsbane, en 5 mandsbane og to 3 mandsbaner til en samlet anlægssum på 3.405.693 kr.

Der ydes driftsstøtte med årligt 25.000 kr. i de to første driftsår.

I forbindelse med byrådets budgetvedtagelse i efteråret 2014 blev der afsat 2,5 mio. kr. til etableringen af en kunstgræsbane i Rebild Kommune i 2017. Erfaringerne fra etableringen af kunstgræsbane 1 i Støvring viser, at fundraisingarbejdet og anlægsarbejdet omkring en kunstgræsbane kræver væsentlig tid og ressourcer. Derfor skal der snarest muligt findes en placering, således at arbejdet kan komme i gang. Desuden viser erfaringerne, at der skal være fokus på, hvordan initiativtagerne/foreningen kan og vil sikre en økonomisk bæredygtig drift af banen.

Kultur- og Fritidsudvalget har endnu ikke taget stilling til placering af kunstgræsbanen, men på udvalgsmøde den 16. august 2016 har udvalget besluttet, at der arbejdes videre med Suldrup og Bælum. Efterfølgende har forvaltningen rettet henvendelse til de 2 klubber og bedt dem udarbejde opdaterede ansøgninger og budgetter. I den forbindelse har Suldrup meldt tilbage, at de har besluttet at trække deres ansøgning.

Dermed er Bælum alene om at indsende opdateret ansøgning og budget. Materialet fra Bælum er vedlagt sagen som bilag. Foruden materialet fra Bælum har forvaltningen udarbejdet et kort over placeringen af andre kunstgræsbaner i nabokommunerne. Dette kort er også vedlagt som bilag.

Budgetaftalen for 2017 tilsigter, at kunstgræsbane placeres i Bælum.

Centrale elementer i ansøgningen fra Bælum

- Den lokale arbejdsgruppe fokuserer på samarbejde med omegnsklubberne om brug af banen. Dette afspejler sig i beskrivelsen af målgruppe, beskrivelsen af prisstruktur i bilagsmaterialet og i arbejdsgruppens generelle tilgang til projektet. Således baseres driften bl.a. på indtjening fra udlejning.

- Den lokale arbejdsgruppe har opstillet et anlægsbudget, der lander på ialt 3.075.000 kr. Finansieringsplanen består af 3 elementer, hvoraf langt størstedelen er det kommunale tilskud, dernæst kommer eget arbejde og fundraising. Når der tages højde for det kommunale tilskud og klubbens egenfinaisering/ eget arbejde, skal den lokale arbejdsgruppe fundraise cirka 275.000 kr. før projektet kan realiseres. Her skal dog bemærkes, at der endnu ikke er holdt udbud og der endvidere måske kan spares på nogle af elementerne i projektet. Dermed kan projektet muligvis realiseres for mindre.

- Den lokale arbejdsgruppe har gjort sig overvejelser omkring organisering. Der er en lang række opgaver og en stor arbejdsbyrde forbundet med at løftet dette anlægsprojekt. Af ansøgningen fremgår det, at arbejdsbyrden fordeles ud på forskellige arbejdsgrupper og herunder en række frivillige.

- Den lokale arbejdsgruppe har anlagt et årligt driftsbudget på 95.000 kr. og planlægger med en forventet indtjening på 125.000 kr. de første 2 år grundet Rebild Kommunes tilskud på 25.000 kr. år 1 og 2. Herefter planlægges med en indtjening på 100.000 kr. om året. Dermed forventer arbejdsgruppen en drift, der "hænger sammen".  

Forvaltningens bemærkninger til ansøgningen

Forvaltningen vurderer, at det er realistisk, at foreningen kan fundraise det resterende beløb, således at anlægsarbejdet kan realiseres. I forhold til arbejdsgruppens tidsplan er der dog pres på i forhold til fundraisingdelen og udbudsdelen, hvis banen skal anlægges i 2017.

Forvaltningen vurderer, at den lokale arbejdsgruppe har grundige overvejelser og planer omkring organisering, både i forbindelse med anlægsfasen og driften, ligesom forvaltningen vurderer, at det arbejde, som den lokale arbejdsgruppe har lavet omkring prisstruktur og målgruppe, er sket ud fra grundige overvejelser.

Forvaltningen har således haft møde med den lokale arbejdsgruppe i forbindelse med deres arbejde med ansøgningsmaterialet. Forvaltningen har i den forbindelse spurgt ind til driften, som forvaltningen vurderer, er en væsentlig risiko i projektet. Forvaltningen vurderer, at arbejdsgruppens forventninger til driftsudgifter er realistisk. Forvaltningen kan ikke vurdere, om den forventede indtjening er estimeret korrekt. Forvaltningen har givet udtryk for, at klubben/ den kommende kunstgræsbaneforening ikke kan forvente kommunal driftsstøtte/ driftshjælp til kunstgræsbanen, udover de første 2 års driftstilskud på 25.000 kr. Den lokale arbejdsgruppe giver i den forbindelse udtryk for, på mødet og i ansøgningsmaterialet, at de har gjort sig de nødvendige overvejelser omkring driftsøkonomien, og at de forventer at kunne løfte driften alene. Hvis f.eks. indtægten fra udlejning svigter, har arbejdsgruppen givet udtryk for, at dette vil skulle hentes ind enten af foreningen selv (f.eks. via kontingentforhøjelse) og/eller af støtteforening. Forvaltningen har opfordret arbejdsgruppen/foreningen til at sikre sig medlemmernes opbakning til at foreningen/medlemmerne påtager sig risikoen for at sikre den økonomisk bæredygtige drift. Endvidere har forvaltningen opfordret arbejdsgruppen til at få tilsagn fra omegnsklubber på udlejning, ligeledes med henblik på at sikre den økonomisk bæredygtige drift.

Som ved anlæg af kunstgræsbanen i Støvring vil forvaltningen deltage i det videre arbejde med kunstgræsbanen. Dette skal bl.a. bidrage til at sikre, at anlægsprojektet først sættes i gang, når der er fuld afklaring af de relevante forhold, såsom udbudsregler, miljøforhold, finansiering af anlæg, finansiering af drift etc.

Forvaltningen indstiller,

- at kultur- og fritidsudvalget tiltræder tidligere beslutning om udvidelse af målgruppen

- at kultur- og fritidsudvalget beslutter, at egenbetalingen fastholdes på 75 kr.

- at finansieringen af udvidelsen med 50.000 kr. behandles i særskilt dagsordenspunkt

Aktuelt i 2016 er der afsat 53.000 kr. fra Rebild Kommunes side og 67.000 kr. fra Mariagerfjord Kommunes side til Aktiv Ferie. Pengene går til drift af hjemmeside, betalingssystem/ dankortløsning, trykning og distribution af aktivitetsprogram, annonce i lokalavisen og tilskud til foreningerne. Budgettet for 2017, med vedtagelse i begge kommuner om at udvide målgruppen, bliver ialt 200.000 kr.

Finansieringen af Rebild kommunes udvidelse med 50.000 kr. indgår i det særskilte dagsordenspunkt om Budget 2017.

Udvalget har på møde den 16. august 2016 besluttet en udvidelse af Aktiv Ferie konceptet, således at unge i 7. til 9. klasse også tilbydes aktiviteter i sommerferien. Udvalgets beslutning har nu været til drøftelse hos Kultur- og Fritidsudvalget i Mariagerfjord Kommune, der har besluttet også at afsætte midler til en udvidelse. Udvalget i Mariagerfjord Kommune har afsat 30.000 kr. til et forsøgsår i 2017. Udvidelsen af Aktiv Ferie 2017 bliver således et tværkommunalt samarbejde.

Vedlagt som bilag er referatet fra Kultur- og Fritidsudvalgets mødet i Mariagerfjord den 4. oktober 2016.

Om Aktiv Ferie i dag

Den aktuelle målgruppe for Aktiv Ferie er 2. til 6. klasserne. I år deltager 629 børn på tværs af de 2 kommuner, heraf er cirka halvdelen Rebild Kommune børn. Aktiviteterne er vidt forskellige og har en varighed på mellem 1 og 5 dage, nogle af aktiviteterne er med overnatning. Aktiviteterne finder sted i uge 26 og 31. Egenbetalingen er bevidst holdt nede, så alle har mulighed for at være med. Egenbetalingen er pt. 75 kr. pr. dag. Dette adskiller Aktiv Ferie aktiviteterne fra andre, private sommerferietilbud til børn, der typisk er mange gange dyrere.

Rebild Kommunes budget for Aktiv Ferie er 53.000 kr. Økonomien er baseret på, at foreningerne leverer ulønnet arbejdskraft/ frivillige trænere og ledere til aktiviteterne. Foreningerne modtager alene et beløb til materialer og mad.

Om udvidelsen af Aktiv Ferie i 2017

Ungdomsskolen har i dag enkelte sommerferietilbud til dem, der går i 7. til 9. klasse. Vurderingen fra både kulturskolen og ungdomsskolen er dog, at det er relevant med flere tilbud og en større bredde i tilbuddene til målgruppen. Et større udbud af aktiviteter og en større mangfoldighed i indholdet af aktiviteter vil motivere/ skabe lyst hos flere unge til at deltage i aktiviteter.  

Samtidig er det dog også den samlede vurdering fra ungdomsskole, kulturskole og forvaltning, at de aktiviteter, der aktuelt tilbydes til de yngre klasser, ikke vil appellere til de ældre børn/ teenagere. De ældre børn har højere forventninger og stiller krav om mere ”avanceret” indhold, hvorfor arbejdsgruppen omkring Aktiv Ferie 2017 vil arbejde med at sammensætte et særskilt aktivitetsprogram for 7. til 9. klasse på tværs af kommunerne, foreninger og institutioner, hvor aktiviteterne er af en anden karakter.  

Udvalget har på mødet den 16. august 2016 endvidere besluttet, at egenbetaling sættes op fra 75 kr. til 100 kr. pr. dag for alle børn under forudsætning af, at Mariagerfjord også vil forhøje egenbetaling. Kultur- og Fritidsudvalget i Mariagerfjord Kommune har imidlertid ikke ønsket at sætte deltagerbetalingen op. Mariagerfjord har i de seneste år lavet forsøg med Aktiv Ferie i efterårsferien og vinterferien for de ældre børn. Det er Mariagerfjords politik i den forbindelse, at aktiviteterne er gratis. Det er Mariagerfjords erfaring, at denne målgruppen er svært at få igang med aktiviteter, og derfor er aktiviteterne gjort gratis.

Det er derfor forvaltningens anbefaling, at udvalget beslutter at fastholde deltagerbetalingen på 75 kr. i 2017.

Den tværkommunale arbejdsgruppe omkring Aktiv Ferie 2017 begynder på det forberedende arbejde i løbet af vinteren.