Forvaltningen indstiller, at Kultur-, Fritids- og Sundhedsudvalget drøfter og træffer beslutning om, hvorvidt der kan opnås yderligere tilskud til dækning af merudgifter til projektet.

Projektet er oprindeligt vurderet af Rambøll og budgetteret til 250.000 kr. ekskl. moms (se bilag 2).

Det billigste indhentet tilbud lød på 205.250 kr. ekskl. moms. Der er givet en bevilling til Terndrup Svømmehal svarende til 90% af udgiften jævnfør indhentet tilbud.

Beslutter Kultur-, Fritids og Sundhedsudvalget sig for at godkende mulighed 1 eller 2, vil den kommunale ekstraudgift være 18.170 kr.

Restmidler i halvedligeholdelsespuljen (pr. 14. oktober) er på 6,8 mio. kr. Forventet forbrug på halvedligeholdelsespuljen pr. d.d. på 3,1 mio. kr. Det er væsentligt at bemærke, at flere halvedligeholdelsesprojekter fra 2021 og 2022 er godkendt af byrådet, men endnu ikke iværksat, hvilket påvirker det høje restbeløb.

Forvaltningen er opmærksom på, at der med godkendelse af budget 2023 skal ændres på vilkårene for Halvedligeholdelsespuljen. Projekter fremlagt frem til 31. december 2022 følger nuværende vilkår for puljen.

Terndrup Svømmehal har den 25. oktober 2022 sendt forvaltningen faktura for afsluttet vedligeholdelsesprojekt. Projektet er blevet dyrere end forventet. Kultur-, Fritids-, og Sundhedsudvalget blev den 9. marts orienteret om at prisen for projektet (jævnfør indhentet tilbud) var 205.250 kr. ekskl. moms. Halvedligeholdelsespuljen dækker 90% af udgiften til vedligeholdelsesprojektet.

Faktura for det udførte arbejde viser sig nu at være på 229.575 kr. ekskl. moms. Der er således en difference på 24.325 kr. ekskl. moms.

Terndrup Svømmehal oplyser, at fordyrelsen skyldes prisstigninger på materialer.

Terndrup svømmehal ansøger på den baggrund om et ekstratilskud.

Forvaltningen vurderer, at der er to muligheder:

1. Ekstraudgifter begrundet med inflation/krise finansieres af vedligeholdelsespuljen.

Begrundelsen for anvendelse af vedligeholdelsespuljen er at de ekstra udgifter vil blive dækket, hvis tilbuddet havde taget højde for stigningerne. Hvis prisstigningerne havde været indeholdt i tilbuddet, ville der, alt andet lige, kunne være givet tilskud til projektet jævnfør retningslinjerne for halvedligeholdelse . Den kommunale udgift vil være på 18.170 kr.

Der er en opmærksomhed på, at rammen for halvedligeholdelsesprojekter følger de oplyste priser i halvedligeholdelsesrapporten med 90% tilskud. Hvis der åbnes op for, at ekstra udgifter kan dækkes af vedligeholdelsespuljen, så vil tidligere beregninger i forhold til puljens størrelse blive påvirket. Det kan medføre, at økonomien i halvedligeholdelsespuljen ikke rækker til alle projekterne i rapporten.

2. Ekstraudgifter begrundet med inflation/krise dækkes ikke.

Halvedligeholdelsesprojekter bevilges på baggrund af indhentet tilbud og det er udelukkende dét tilbud, som der ydes tilskud til. Det er hallens ansvar at sørge for at den aftalte pris overholdes. Det betyder, at der meddeles afslag til Terndrup Svømmehal og de vil dermed selv skulle finde finansiering til ekstraudgiften. Beslutningen skal sikre, at halvedligeholdelsespuljen kan tilgodese så mange projekter i rapporten, som muligt.

Gældende for begge forslag er, at det vil danne præcedens i forhold til andre halvedligeholdelsesprojekter, der er blevet dyrere end det angivne tilbud.

Forvaltningen vurderer ikke, at akutpuljen kan anvendes til dækning af prisstigning, hvorfor denne ikke er medtaget i fremlæggelse af projektet. Dette skyldes, at prisstigninger ikke vurderes som værende akut.

Forvaltningen indstiller at Kultur-, Fritids- og Sundhedsudvalget godkender:

1. principper, procesplan, byggeguide og ansøgningsskema som grundlag for fremtidige ansøgninger om støtte til anlægsprojekter på kultur- og fritidsområdet.
2. at der en årlig ansøgningsfrist, den 1. marts 2022

Ingen økonomiske konsekvenser

De seneste år har Kultur-, Fritids- og Sundhedsudvalget i Rebild Kommune modtaget en række ansøgninger om tilskud til anlægsprojekter indenfor kultur- og fritidsområdet. Der er ingen fastsat anlægspulje for området. Ansøgninger bliver typisk behandlet i forbindelse med det årlige budgetforlig. Denne praksis fastholdes, men der ønskes en beskrevet proces for de indkomne ansøgninger om støtte til anlægsprojekter.

Ansøgningerne kommer primært fra foreninger og selvejende institutioner. På baggrund af erfaringer fra de seneste års anlægsprojekter samt drøftelser i Kultur-, Fritids- og Sundhedsudvalget er der behov for at skabe struktur og ensretning på området. Det kan være fordelagtigt for alle parter, såvel ansøgere som politisk fagudvalg og forvaltning, med en større gennemsigtighed i behandlingen af ansøgningerne.

Principperne skal være med til at sikre, at alle aktører på område ved hvornår de skal fremsende materiale, hvis de har anlægsønsker til budgetforhandlingerne. Samtidig skal principperne sikre en tidlig sparring mellem forvaltning og aktøren bag ansøgningen, så ansøgningen kan kvalificeres og ansøger kan vejledes i forhold til tilladelser m.v. Endelig vil principperne sikre gennemarbejdede projekter og materiale, så udvalget har et oplyst grundlag at indstille til budgetforhandlingerne på.

Principperne bygger på drøftelser om:

• Mulighed for at arbejde målrettet og strategisk med udvikling af projektet
• Fair og ens sagsbehandling for alle ansøgere - gennemsigtighed
• Hjælp til selvhjælp for ansøgerne i processen
• Modning af projektet før de behandles politisk

På baggrund af ovenstående målsætninger så danne følgende grundlag for principper og procesplan. For uddybning se vedhæftede notat "Principper og procesplan for støtte til anlægsprojekter indenfor Kultur- og Fritidsområdet".

• Alle foreninger skal sikres mulighed for sparring og introduktion til byggeguiden. Det betyder, at foreningerne i opstartsfasen SKAL kontakte Center Sundhed, Kultur og Fritid. Kontakten skal sikre, at der opnås vejledning om de forskellige faser i byggeguiden og kontakten til Teknik og Miljø vedr. bl.a. byggetilladelse.
• Alle foreninger skal udfylde standardiseret ansøgningsskema. Dette sikrer at projektet er gennemarbejdet og at der sker en ens sagsbehandling.
• Den udmeldte ansøgningsfrist skal overholdes, så den politiske behandling og prioritering medvirker til en fair og ens sagsbehandling.
• Der gives mulighed for dialogmøde mellem ansøger og politisk udvalg inden politisk afgørelse.
• Fælles behandling af ansøgninger i Kultur-, Fritids- og Sundhedsudvalget forud for budgetforhandlinger.
• Foreninger der har opnået støtte til deres anlægsprojekt, kan anvende 3% af tildelte beløb til yderligere projektering og forundersøgelser.

Som det fremgår af ovenstående, foreslår forvaltningen, at der fremover bliver fastsat en årlig ansøgningsfrist og forslaget er 1. marts. Baggrunden for fastsættelse af en årlig ansøgningsfrist er, at det vil sikre at der bliver givet tid til dialog mellem forvaltningen og ansøger, politisk udvalg og ansøger samt sikring af kvalificering af materiale forud for den politiske behandling. Forvaltningen har fastsat dato ud fra erfaringerne fra tidligere praksis, hvor særligt kvalificering og indhentelse af tilladelser til projektet viser sig at tage tid. Derudover så vil fastsættelse af dato sikre tid til den politiske prioritering af projekterne.

Kultur-, Fritids- og Sundhedsudvalget drøftede på deres møde den 4. maj 2022 fremtidige principper for tildeling af anlægsmidler. Udvalget godkendte på samme møde proces- og tidsplan for kvalificering og udarbejdelse af principperne (bilag 1).

Den 24. oktober 2022 var relevante interessenter inviteret til fælles dialogmøde for at kvalificere principper, byggeguide og ansøgningsskema. Mødet blev aflyst grundet for få tilmeldte. Forvaltningen har efterfølgende opfordret interessenter til at indsende skriftlige input og perspektiver. To er vendt retur og deres input er taget med i det efterfølgende arbejde (bilag 3).

Forvaltningen vurderer, at det materiale som forelægger nu, er tilstrækkeligt gennemarbejdet til, at der kan træffes beslutning om fremtidig proces for tildeling af anlægsmidler.