Der er blevet kørt en udbudsproces for udførelse af moderniseringsplan for daginstitutioner og skoler gældende for årene 2022-2025. Processen er kørt jf. tidsplan godkendt på BFU d. 3. februar 2021, hvoraf det fremgik, at deadline for afgivelse af tilbud var d. 14. maj 2021.

Rådgiverydelsen blev udbudt med tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige bud”. Udbyderen forbeholder sig ret til at forkaste alle indkomne tilbud, såfremt de ikke findes fordelagtige.

Tilbuddene vurderes ud fra pris og erfaring:

Pris – vægtning 60%

Tilbydes som fast honorar i kr. ekskl. Moms.

Honoraret reguleres ikke og er fast i hele entreprisens løbetid. Honoraret kan kun forlanges revideret, såfremt der sker væsentlige ændringer i aftalens forudsætning.

Erfaring – vægtning 40%

Vurderingen vil ske ud fra det materiale rådgiver fremsender, og vil blive vurderet ud fra erfaring med lignende opgaver.

Der blev i første omgang indbudt 4 rådgivere til at afgive tilbud på opgaven:

- Arkitektfirmaet Gorm Nielsen

- NERD architects

- Norconsult

- RUM

RUM meldte hurtigt fra grundet manglende ressourcer til opgaveløsningen. Derfor blev Kjaer & Ricther indbudt. Efterfølgende meldte Norconsult samt Kjaer og Ricther ligeldes fra, henholdsvis grundet manglende ressourcer og ikke mulighed for at være konkurrencedygtige på rådgiverydelsen.

Der blev ikke udsendt rettelsesblade som supplement til udbudsmaterialet.

Der blev modtaget ét tilbud på udførelse af opgaven, som blev afgivet af Nerd architects. Arkitektfirmaet Gorm Nielsen afgav ikke tilbud på ydelsen, dog uden nærmere begrundelse.

Tilbuddet fra NERD architects er dog væsentligt over den afsatte ramme fra puljerne "Moderniseringsplan for daginstitutioner" og "Løbende opsamling - Skoler".

Forvaltningen anbefaler, at det ene indkomne tilbud forkastes med begrundelsen, at det ikke findes økonomisk fordelagtig.

Med baggrund i den netop afviklede udbudsproces på Moderniseringsplan for daginstitutioner og skoler i Rebild Kommune, så er der et klart indtryk af, at der er stor aktivitet i byggebranchen, som også gør, at det er vanskelig at finde rådgivere med ledig kapacitet i det omfang som en moderniseringsplan kræver. Derudover, så vurderes det, at de tilbud ,der afgives også afspejler en travl branche og dermed ikke kan ses som særligt gunstige for udbyder. Derfor anbefaler forvaltningen, at en ny proces for udbud af Moderniseringsplan for daginstitutioner og skoler udskydes til starten af 2022, og udføres så for budgetårene 2023-2026. Det vurderes på det tidspunkt, hvorvidt markedet findes mere gunstigt, og der kan forventes en vis konkurrence om opgaven.

Midler afsat til udførelse af moderniseringsplan for daginstitutioner og skoler i Rebild Kommune i 2021, øremærkes til andre presserende sager jf. indstillingen "disponering af midler fra moderniseringsplanspuljerne", og der budgetteres med ramme til udførelse af moderniseringsplan i 2022 fra de 2 puljer.

Ved udskydelse af moderniseringsplanen til start 2022, så den udarbejdes for årene 2023-2026, frigøres midler fra moderniseringsplanspuljerne.

Disse kan disponeres til projekter nu jf. dagsordenspunktet om disponering af moderniseringsplanspuljerne.

Forvaltningen indstiller, at Børne- og Familieudvalget træffer beslutning om, at:

- det ene indkomne tilbud på udførelse af Moderniseringsplan for daginstitutioner og skoler i Rebild Kommune forkastes, grundet det ikke findes økonomisk fordelagtigt.

- processen for udførelse af moderniseringsplan for daginstitutioner og skoler i Rebild Kommune udskydes til starten af 2022.

Den seneste opfølgning på børnetal og kapacitet i Skørping viser en stigning i børnetallet, specielt ser vi et stigende børnetal på 0-2 års området, hvilket gør at der er behov for yderligere pladser. Der er rekrutteret efter nye dagplejere, men dette har ikke resulteret i udvidelse af antal pladser.

Børne- og Familieudvalget blev på møde d. 5. maj 2021 i sagen Kapacitet i dagtilbud i Skørping, forelagt tiltag der kan udvide kapaciteten midlertidigt. Udvalget ønsker kapacitetsudfordringen på 0-2 års området løst med en pavillon i forbindelse med eksisterende institution. Der er behov for 20 vuggestuepladser. Estimerede driftsudgifter er baseret på erfaringer med pavillon børnehave ved Svinget.

I samarbejde med dagtilbudsleder, er der vurderet på mulige placeringer af midlertidige pavilloner i Skørping. Valget er faldet på Børnehuset Skovtrolden, hvor der kan etableres plads til pavilloner. Der har været dialog med byggesagsbehandler om denne placering, og der vurderes ikke at være planmæssige udfordringer hertil. Dog kan det være vanskeligt at etablere ekstra parkeringsplader, som ekstra m² bygning ellers vil kræve, men det vurderes, at eksisterende parkeringsforhold bør være tilstrækkelige i en midlertidig periode. Derudover er Skovtrolden valgt, da der i forvejen er vuggestue, hvilket gør at kompetencen indenfor de 0-2 årige allerede findes i institutionen, både ved personale og daglig ledelse.

Følgeudgifter til drift af midlertidige udvidelser af kapacitet indarbejdes i lighed med tidligere i basisbudgettet jævnfør budgetproceduren samt for indeværende år ved løbende regulering jf. tildelingsmodel. Anlægsudgifter til midlertidige og permanente udvidelser indgår som en del af budgetforhandlingerne, henunder også opsættelse og nedtagning af pavillon.

Driftsudgifter:

Månedlig leje af pavillon anslået til 20.000 kr.

Forbrugsudgifter og rengøring anslået til samlet 9.000 kr. pr. md.

Der er ikke indregnet ekstra grundtildeling til daglig ledelse, idet der er tale om en mindre enhed i tilæg til eksisterende institution.

Anlægsudgifter:

Opsættelse og nedtagning af pavilloner samt etablering af ABA anlæg er anslået til 0,5 mio. kr. Dette beløb er erfaringstal fra etabering af den midlertidige løsning i Svinget. Den kommende midlertdige løsning må forventes at kunne blive dyrere. Der er også ved midlertdige løsninger krav om certificeret brandrådgiver, som ligeledes øger etableringsomkostningerne. Grundet Covid restriktioner, så er der i stort omfang etableret diverse pavillonløsninger i hele landet. Dette betyder, at der kan forventes en stigning i prisniveauet grundet den store efterspørgsel, og det kan have den konsekvens, at selve levering kan blive en udfordring. Da der også er tale om vuggestue, så skal der etableres mulighed for at sove ude, hvor der både er læ og ly. Det kan på den baggrund være vanskeligt at prissætte etableringen nærmere.

Det er ikke muligt at anvise midler på anlæg, der ikke er prioriteret til andre formål. Til ny institution i Støvring er der er i budget 2021 afsat 3,7 mio. kr. og i budget 2022 11,3 mio. kr. Der forventes ingen udgifter til ny institution i 2021 og Byrådet kan beslutte, at anvende de 3,7 mio. kr. som ramme til anlæg af pavilloner - både i Støvring og Skørping. Det indebærer, at økonomien til kapacitetsudfordringer skal genvurderes som del af budgetforhandlingerne for 2022-25. Derudover vil der være engangsudgifter til inventar, som ligeledes kan finansieres indenfor rammen på 3,7 mio. kr. - inventaret kan efterfølgende benyttes i den nye institution.

Forvaltningen indstiller, at Børne- og Familieudvalget godkender placering af midlertidig pavillonløsning ved Børnehuset Skovtrolden, såfremt der findes finansiering. Finansiering behandles på punktet "Nye daginstitutioner i Støvring".