Forvaltningen indstiller:

For 2018 udgør det kommunale tilskud 523.307 kr., som afholdes indenfor rammen på fritidsområdet (Sektor 7).

Rebild Kommune ejer bygningen beliggende på Kr. Østergaardsvej 2, 9530 Støvring. Bygningen anvendes som klubhus for Støvring Idrætsforening, fodboldafdelingen. Rebild Kommune og Støvring Idrætsforening har indgået aftale om benyttelse og drift af bygningen. Aftalen udløber den 1. januar 2018 og parterne har forhandlet ny aftale på plads.

Historik

I en årrække har Rebild Kommune og Støvring Idrætsforening samarbejdet om drift af bygningen. Samarbejdet er beskrevet i en skriftlig samarbejdsaftale. Baggrunden for samarbejdet har været et ønske om at skabe størst mulig anvendelse af den kommunale bygning til gavn for det frivillige foreningsliv. Således har andre foreninger end Støvring Idrætsforening i stort omfang adgang til lokaler i bygningen og har udnyttet dette.

Udgangspunktet har derfor hidtil været, at Støvring Idrætsforening modtager et fast årligt tilskud (i 2018 kr. 523.307) for til gengæld at samarbejde med Rebild Kommune om drift og vedligehold af bygningen, samt at Rebild Kommune desuden kan anvise lokaler i klubhuset til andre folkeoplysende foreninger.

Aktuel situation

Støvring Idrætsforening har oplyst, at man ønsker at fastholde det hidtidige udgangspunkt i en fremtidig aftale, begrundet i dels en oplevelse af, at aftalen fungerer godt for foreningen, dels et ønske om at bidrage til foreningslivet generelt.

Forvaltningen oplever, at Støvring Idrætsforening opfylder sine forpligtelser i henhold til aftalen, herunder også ordinær vedligeholdelse af bygningen.

Forvaltningen anviser foreninger til lokalerne, og lokalerne anvendes derfor efter hensigten. Aktuelt har alle interesserede foreninger fået tider i huset og der er stadigvæk ledige tider at få om eftermiddag og på enkelte aftener, såfremt flere foreninger ønsker at gøre brug af huset.

Jf. aftalen og jf. Folkeoplysningsloven har Rebild Kommune lov til at opkræve gebyr fra foreningerne svarende til udgiften til diverse forbrugsudgifter. Dog har man i Rebild Kommune for nuværende vurderet, at det der kan indkræves af mindre gebyrer ikke står mål med det administrative arbejde forbundet hermed.

De ledige tider i Multisalen kan bookes via www.forening.rebild.dk. Til belysning af omfanget er vedlagt oversigt for 2018.

Forvaltningen vurderer derfor, at aftalen fungerer efter hensigten og anbefaler, at aftalen indgås som skitseret i vedlagte udkast.

Begge parter kan med 6 måneders varsel anmode om en genforhandling eller opsigelse af aftalen, dvs. at Rebild Kommune med 6 måneders varsel kan lave ændringer.  

Forvaltningen indstiller,

- At Kultur- og Fritidsudvalget godkender udbudsprocessen og tidsplanen.

- At Kultur- og Fritidsudvalget indstiller til økonomiudvalget og byrådet, at midlerne frigives (1,5 mio.kr.)

I forbindelse med budgetaftale 2016 har byrådet besluttet, at der afsættes 0,5 mio. kr. netto til Projekt Suldrup Multibane. I forbindelse med budgetaftale 2017 har byrådet endvidere besluttet at afsætte yderligere 1 mio. kr. netto til Projekt Suldrup Multibane.

I forbindelse med budgetaftale 2016 har byrådet besluttet, at der afsættes 0,5 mio. kr. netto til Projekt Suldrup Multibane. I forbindelse med budgetaftale 2017 har byrådet endvidere besluttet at afsætte yderligere 1 mio. kr. netto til Projekt Suldrup Multibane.

Projektet indeholder en multibane, samt nyt lysanlæg, måltavle og diverse. Se vedlagte materiale.

Procesplan

Forvaltningen har modtaget følgende tids- og procesplan fra den lokale arbejdsgruppe:

Februar 2018: Indhentning af tilbud

Februar – april 2018: Opsætning af lysanlæg og måltavle.

Marts – juni 2018: Udgravning og opsætning af Multibane MIDGAARD.

Juni – september 2018: Opsætning af boldskur med overdækket terrasse, samt halvtag ved måltavle.

Udbudsregler og indhentning af tilbud
Da projektet modtager kommunal tilskud, er den lokale arbejdsgruppe forpligtet til at indhente tilbud i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. Endvidere er der stillet lokalt krav om, at den lokale arbejdsgruppe følger Rebild Kommunes udbudspolitik. Dermed er arbejdsgruppen stillet overfor følgende vilkår: 

- Der skal indhentes underhåndsbud eller afholdes licitation efter reglerne i tilbudsloven og Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik.
- Hvis der indhentes underhåndsbud, skal tilbudsgiverne findes på Rebild Kommunes håndværkerliste.
- Hvis der afholdes licitation, skal det være en offentlig licitation.
- Der skal indhentes tilbud i fagentrepriser.
- Tildelingskriteriet skal være laveste pris.
- De valgte entreprenører skal overholde en arbejdsklausul i overensstemmelse med Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik.
- Der stilles krav om, at den lokale arbejdsgruppe som betingelse for tilskuddet overholder den godkendte tidsplan og at ændringer i tidsplanen skal godkendes af forvaltningen.
- Entreprisekontrakter skal indgås efter AB 92. 

I denne situation vil det sige, at den lokale arbejdsgruppe skal indhente 3-4 underhåndsbud. Forvaltningen har haft møde med den lokale arbejdegruppe, og de er indforstået med dette.

Udbetaling af tilskud
Forvaltningen har godkendt, at projektet ses som 3 mindre projekter i forhold til udbetaling af midler. Forstået således, at når lys og måltavle er færdig og kan tages i brug, udbetales der en brøk af det afsatte. Ligeledes i forhold til multibanen etc. Jævnfør at den lokale arbejdsgruppe forventer at kunne have lys og måltavle færdig i løbet af april og de andre projekter hurtigt herefter, så anmoder forvaltningen om, at pengene frigives.