Forvaltningen orienterer hermed om udmøntningen af halvedligeholdelsespuljen i 2018. Udmøntningen finder sted på basis af de politisk vedtagne retningslinjer for puljen, samt på basis af udvalgets principbeslutning den 16. august 2016 om, at der fremadrettet kun gives kommunalt tilskud til prioritet 1 og 2 projekter.

Prioritering af projekter

Halvedligeholdelsesprojekter er i Rebild Kommune kategoriseret på følgende vis af Rambøll:

Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelændere)

Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader på bygningen (utætte tage, utætte fuger)

Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.

Projekter med prioritet 4 og 5 medtages ikke.

Kultur- og Fritidsudvalget har på mødet den 16. august 2016 truffet en principbeslutning om, at der ikke fremadrettet gives kommunalt tilskud til prioritet 3 projekter. Puljen har aldrig givet til prioritet 4 og 5 projekter. Årsagen til dette er, at det har været nødvendig med en økonomisk prioritering, da puljen ikke kan bære alle projekter. Udvalget skulle således vælge mellem at tillægge hallerne en større egenfinansering end de aktuelle 25%, skubbe prioritet 1 og 2 projekter ud i fremtiden eller at fravælge at støtte prioritet 3, 4 og 5 projekter. Hallerne skal således selv fuldfinanseriere prioritet 3,4 og 5 projekter.  

Se eventuelt vedlagte Rambøllrapport for overblik over projekter og prioritering.

Kort om puljens retningslinjer

Hallerne modtager hver januar bevillingsbrev på eventuelle projekter, som de kan opnå tilskud til fra årets halvedligeholdelsespulje.

Rebild Kommune betaler 75 % og hallen 25 % til prioritet 1 og 2 projekter. I forhold til hallernes mulighed for finansiering af egen andel skal nævnes, at Økonomiudvalget den 6. oktober 2011 har truffet en principbeslutning om, at lånoptagelse/ låneomlægning ikke er en mulighed. Låneomlægning kan kun anvendes i forbindelse med nyanlæg og ikke til vedligeholdelsesopgaver. Fremtidige ansøgninger behandles enkeltvis og konkret.

Hallerne skal således finde egenfinanseringen i "kontanter"/ ved at lave en opsparing. Flere af hallerne er dog så pressede økonomisk, at de ikke kan løfte egenfianseringen og hvert år oplever forvaltningen, at hallerne skubber en række vedligeholdelsesprojekter til senere år end anbefalet. Dvs. at den anbefalede vedligehold af hallerne ikke laves. Aktuelt er 14 projekter udsat fra tidligere år, da hallerne forsøger at finde egenfinansieringen. Heriblandt alt fra tagudskiftning til reparationer af murværk.

Såfremt der er prioritet 1 og 2 projekter, der ikke laves under årets pulje, hvis halbestyrelsen melder tilbage, at de ikke kan løfte egenfinansieringen, indtræder disse projekter i prioriteringen året efter – med samme prioritering. Eksempelvis et tag med prioritet 2, der er sat på i 2017, men ikke laves, overføres dermed til prioritet 2 projektlisten i 2018.

Akutpuljen: En lille del af halvedligeholdelsespuljen er reserveret til akutsager. Akutpuljens størrelse er fastsat til 200.000 med en egenfinansiering fra hallerne på 25 %. Den afsatte akutpulje er reserveret til større, ikke forudsigelige vedligeholdelsesarbejder, så som pludseligt opståede bygningsskader på mur, bærende elementer eller tagkonstruktion. I de år, hvor akutpuljen ikke bruges, overføres denne til næste års kommunale pulje til halvedligehold.

Udbudsregler

Da hallerne modtager kommunale tilskud til vedligeholdelsesprojekterne, er hallerne forpligtet til at indhente tilbud i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. Endvidere er der stillet lokalt krav om, at hallerne følger Rebild Kommunes udbudspolitik.

Følgende vilkår vil blive stillet overfor hallerne:

- Der skal indhentes underhåndsbud eller afholdes licitation efter reglerne i tilbudsloven og Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik.

- Hvis der indhentes underhåndsbud, skal tilbudsgiverne findes på Rebild Kommunes håndværkerliste.

- Hvis der afholdes licitation, skal det være en offentlig licitation.

- Der skal indhentes tilbud i fagentrepriser.

- Tildelingskriteriet skal være laveste pris.

- De valgte entreprenører skal overholde en arbejdsklausul i overensstemmelse med Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik.

- Der stilles krav om, at hallerne som betingelse for tilskuddet overholder den godkendte tidsplan og at ændringer i tidsplanen skal godkendes af forvaltningen.

- Entreprisekontrakter skal indgås efter AB 92.

Oversigt over årets projekter/ udmøntning af 2018 puljen:

I alt overføres 14 projekter fra tidligere år, da halbestyrelsen ikke har kunne gennemføre projektet. Desuden er der 5 nye projekter under 2018 puljen. Dvs. at ialt 19 projekter kommer under 2018 puljen.

Rebild Kommunes halvedligeholdelsespulje for 2018 er på 5.731.777 kr. inkl. forventede overførsler/ ubrugte midler fra 2017 og fratrukket akutpuljen.

Årets budget vedrørerende prioritet 1 og 2 projekter er 7.287.500 kr. inkl. moms. Rebild Kommunes andel af årets vedligeholdelsesbudget på projekterne, 75% af det samlede budget, er på 5.465.625 kr. inkl. moms. Forvaltningen budgetterer med udgift til købsmoms, da en række af hallerne ikke er momsregistreret.

Såfremt budgettet holder for de planlagte projekter og alle projekter realiseres, vil der således være et lille mindreforbrug til overførsel til 2019, hvor belastningen på puljen dog også overstiger puljens størrelse for 2019.

Baseret på erfaring forventer forvaltningen dog ikke, at alle projekterne realiseres eller at alle projekter holdes indenfor det budgetterede.

Forvaltningen indstiller,

Forvaltningen har tilrettelagt et introduktionsprogram til Kultur- og Fritidsudvalgets område.
Det første tema der introduceres er fritidsområdet - herunder haller og Fritidsrådet, som følger nedenstående disposition:

• Rammer
• Organisation
• Økonomi
• Faglige målsætninger og fokusområder
• Nøgletal
• Udviklingsmuligheder
• Kommende sager i udvalget

Der er ingen økonomiske og bevillingsmæssige konsekvenser.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen til efterretning.