I forbindelse med budgetaftale 2016 har byrådet besluttet, at der afsættes 0,5 mio. kr. netto til Projekt Suldrup Multibane. I forbindelse med budgetaftale 2017 har byrådet endvidere besluttet at afsætte yderligere 1 mio. kr. netto til Projekt Suldrup Multibane.

Projektet indeholder en multibane, samt nyt lysanlæg, måltavle og diverse. Se vedlagte materiale.

Procesplan

Forvaltningen har modtaget følgende tids- og procesplan fra den lokale arbejdsgruppe:

Februar 2018: Indhentning af tilbud

Februar – april 2018: Opsætning af lysanlæg og måltavle.

Marts – juni 2018: Udgravning og opsætning af Multibane MIDGAARD.

Juni – september 2018: Opsætning af boldskur med overdækket terrasse, samt halvtag ved måltavle.

Udbudsregler og indhentning af tilbud
Da projektet modtager kommunal tilskud, er den lokale arbejdsgruppe forpligtet til at indhente tilbud i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. Endvidere er der stillet lokalt krav om, at den lokale arbejdsgruppe følger Rebild Kommunes udbudspolitik. Dermed er arbejdsgruppen stillet overfor følgende vilkår: 

- Der skal indhentes underhåndsbud eller afholdes licitation efter reglerne i tilbudsloven og Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik.
- Hvis der indhentes underhåndsbud, skal tilbudsgiverne findes på Rebild Kommunes håndværkerliste.
- Hvis der afholdes licitation, skal det være en offentlig licitation.
- Der skal indhentes tilbud i fagentrepriser.
- Tildelingskriteriet skal være laveste pris.
- De valgte entreprenører skal overholde en arbejdsklausul i overensstemmelse med Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik.
- Der stilles krav om, at den lokale arbejdsgruppe som betingelse for tilskuddet overholder den godkendte tidsplan og at ændringer i tidsplanen skal godkendes af forvaltningen.
- Entreprisekontrakter skal indgås efter AB 92. 

I denne situation vil det sige, at den lokale arbejdsgruppe skal indhente 3-4 underhåndsbud. Forvaltningen har haft møde med den lokale arbejdegruppe, og de er indforstået med dette.

Udbetaling af tilskud
Forvaltningen har godkendt, at projektet ses som 3 mindre projekter i forhold til udbetaling af midler. Forstået således, at når lys og måltavle er færdig og kan tages i brug, udbetales der en brøk af det afsatte. Ligeledes i forhold til multibanen etc. Jævnfør at den lokale arbejdsgruppe forventer at kunne have lys og måltavle færdig i løbet af april og de andre projekter hurtigt herefter, så anmoder forvaltningen om, at pengene frigives.

I forbindelse med budgetaftale 2016 har byrådet besluttet, at der afsættes 0,5 mio. kr. netto til Projekt Suldrup Multibane. I forbindelse med budgetaftale 2017 har byrådet endvidere besluttet at afsætte yderligere 1 mio. kr. netto til Projekt Suldrup Multibane.

Forvaltningen indstiller,

- At Kultur- og Fritidsudvalget godkender udbudsprocessen og tidsplanen.

- At Kultur- og Fritidsudvalget indstiller til økonomiudvalget og byrådet, at midlerne frigives (1,5 mio.kr.)

Forvaltningen har udarbejdet et værktøj/ en skabelon til generel brug, når samarbejdspartnere og aktører henvender sig omkring ønsker til anlægsprojektet. Hermed kort orientering til udvalget omkring værktøjet.

Skabelonen skal hjælpe samarbejdspartnere og aktører til at lave en systematisk beskrivelse af deres aktuelle projekt, og samtidig sørger for, at de kommer omkring alle relevante aspekter og overvejelser omkring deres projektønske.

Samtidig skal værktøjet hjælpe forvaltningen og det politiske niveau med at få et indblik og en forståelse for projektet og dets potentiale.

Når en aktør sender en ansøgning, vil forvaltningen sagsbehandle og udarbejde sagsfremstilling til det politiske udvalg. I den forbindelse vil forvaltningen foretage en vurdering af projektets indhold og bæredygtighed og komme med relevante perspektiver på ansøgningen.

Skabelonen vil blive publiceret på Rebild Kommunes hjemmeside. Vedlagt er skabelonen til orientering.

Aktuelle projekter

Byrådet har i forbindelse med budgetforhandlingerne 2017 modtaget henvendelse/ projektforslag fra henholdsvis Haverslev Hallen, Øster Hornum Hallen, Aarestrup og Stubhuset. Byrådet har besluttet, at der skal ske en kvalificering af projekterne inden sommeren 2018. Af budgetaftalen fremgår følgende:

”Der igangsættes en proces, som kvalificerer de store anlægsønsker, som Kultur- og Fritidsudvalget har modtaget til budgettet. Det drejer sig om følgende projekter: MeNaTek i Øster Hornum, Haverslev Idræts- og Kulturcenter, udvikling og ombygning af STUBhuset samt Aarestrup Multihal. Processen skal belyse de enkelte projekter nærmere, herunder afklare behov og ønsker, kundegrundlag, forretningsplan og finansieringsmuligheder. Processen skal være afsluttet sommeren 2018.”

Udbyttet af dennne proces skal således være materiale, der kvalificerer anlægsprojekterne og giver det politiske niveau et fundament at stå på, i forhold til at kunne træffe beslutningerne omkring projekterne. Materialet skal være færdig til sommeren 2018.

Ovennævnte værktøj vil blive brugt i forhold til det forestående arbejde i foråret.

 
Udvalget har på møde den 10. januar 2018 bedt forvaltningen udarbejde et finansieringsnotat i forhold til de aktuelle projekter og anlægsprojekter generelt. Dette notat er vedlagt.  

Ingen.

Forvaltningen indstiller,