Denne sagsfremstilling omkring ledelsesinformationen følger de hidtidige principper og opgørelsesmetoder.

Ved næste udvalgsbehandling af ledelsesinformation til november 2018, vil forvaltningen fremlægge ny model, baseret på ny opgørelsesmetode og nye opgørelsesformer til udvalgets beslutning om fremtidig ledelsesinformation. Ved den lejlighed vil tidligere besluttede resultatkrav også blive vedlagt.

Aktive sager 

Antal aktive sager fordelt på socialområdet og børnehandicapområdet pr. 20 juni 2018:

På socialområdet er der 454 aktive sager mod 433 ved sidste optælling

På børnehandicapområdet er der 207 aktive sager mod 220 ved sidste optælling

Socialrådgiverne i Center Familie og Handicap har i gennemsnit en sagsstamme på 38,9 sager.  

Underretninger

I perioden 1. marts 2018 - 31. maj 2018 er der i alt indgået 164 underretninger til Center Familie og Handicap på 89 børn. Ved sidste ledelsestilsyn var der over en periode på 3 måneder indgået 160 underretninger på 90 børn.

• 7 underretninger har ført til afgørelse om børnefaglig undersøgelse
• 3 underretninger har ført til §11 forløb (forebyggende social indsats i familien)

Børnefaglige undersøgelser

Kommunen skal foretage en børnefaglig undersøgelse, når det vurderes, at et barn eller en ung trænger til særlig støtte. Pr. 20. juni 2018 er der 28 igangværende børnefaglige undersøgelser på socialområdet, hvoraf 79% af disse har overholdt tidsfristen. Der er således tale om en stigning i målopfyldelsen på ca 10 % over de sidste opgørelser.

De resterende børnefaglige undersøgelser fra 2017, som bliver håndteret gennem merarbejdsaftaler med enkelte rådgivere, forventes færdige primo august 2018.

På baggrund af den politisk besluttede opnormering med to rådgiverressourcer ansættes to nye medarbejdere pr. 1. august i hhv. børneteam og børnehandicapteam, hvilket forventeligt vil kunne aflæses i kommende ledelsesinformation.

Børnesamtaler

Det er et lovkrav, at der afholdes børnesamtaler med barnet. Hvor børnesamtalen er et lovkrav, er der afholdt børnesamtaler i 82% af bevillingssagerne på socialområdet og 89% på børnehandicapområdet. På børnehandicapområdet fremgår en tydelig forbedring i rettidigheden af lovpligtige børnesamtaler.

Løbende udvikling:

Handleplaner

Der foreligger en handleplan i 100% af sagerne på både socialområdet og på børnehandicapområdet.

Handleplanernes rettidighed er denne gang på 64% på socialområdet, hvilket er lidt lavere end ved seneste ledelsesinformation. På børnehandicapområdet er handleplanernes rettidighed steget fra 40% til 67% siden sidste ledelsesinformation, hvilket er en markant forbedring. Handleplanernes rettidighed har fortsat ledelsens opmærksomhed.

Opfølgninger

Der er samlet set fulgt rettidigt op i:

• 56% af §41 sagerne (merudgifter)
• 75% af §42 sagerne (tabt arbejdsfortjeneste)
• 73% af §52/76 sagerne på socialområdet
• 86% af §52/76 på børnehandicapområdet

På både social- og børnehandicapområdet er kurven for rettidig opfølgning opadgående. Det samme er gældende, når det drejer sig om merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste.

Statistik vedr. ankeafgørelser og sager fra Børn og Unge-udvalget

Børne- og ungdomsudvalget - nu Børne- og Familieudvalget besluttede på udvalgets møde
den 12. marts 2014, at statistik vedrørende ankeafgørelser og sager fra Børn og Unge-udvalget
skulle omfattes af ledelsesinformationen.

Der har ialt været 16 ankeafgørelser i perioden 1. januar til 31. juli 2018.

I 12 af afgørelserne er Rebild Kommunes afgørelse blevet stadfæstet - i 2 blev Rebild kommunes
afgørelse hjemvist til fornyet behandling. I 2 sager har Rebild Kommune ikke fået medhold.

Der er ialt behandlet 3 sager i Børn og Unge-udvalget i 2018, i de 2 blev Rebild kommunes
indstilling fulgt - i 1 blev Rebild kommunes indstilling ikke fulgt.

Vedlagt er:
Status over ankeafgørelser/tvangssager i Center Familie og Handicap i perioden 01.01. -
31.07.2018

Ankeafgørelser/tvangssager i Center Familie og Handicap ialt 2017

Forvaltningen indstiller, at Børne- og familieudvalget beslutter:

- At projektet skal udbyde som et bæredygtigt DGNB-projekt i totalentreprise med forudgående offentlig prækvalifikation eller en traditionel offentlig udbud i fagentreprise.

- At der kan indgåes kontrakt med bygherrerådgiveren fra "Rådyret" (MOE a/s), såfremt der vælges et DGNB- projekt

- Om der ønskes bygget en 30/60 institution eller en 40/80 institution

Forvaltningen indstiller, at Børne- og Familieudvalget overfor Økonomiudvalg og byråd anbefaler:

- At der frigives økonomi til rådgiver og indledende jordbundsundersøgelser mv. (beløb afhænger af udbudsform: 850.000 kr. ved valg af DGNB projekt eller 1.350.000 kr. ved valg af offentlig fagentreprise)

- At der periodeforskydes op til kr. 1.350.000 kr. fra 2019 til 2018.

- At en eventuelt udvidelse til en 40/80 institution indarbejdes i budget for 2020 .

Der blev i forbindelse med budget 2018-21 besluttet at afsætte 16. mio. kr. til en ny daginstitution i Støvring i 2019.

Vælges der offentlig fagentreprise vil der blive afholdt licitation for totalrådgiver i oktober. Totalrådgiverens arbejde med den indledende brugerproces frem til udbud i fagentreprise i april 2019, samt geotekniske undersøgelser, arkæologiske jordbundsundersøgelser mm. forventes at udgøre 1.350.000 kr., hvilket ønskes frigivet. Restbudgettet til byggestyring, inventar og øvrige anlægsøkonomi forventes frigivet i byrådet i maj 2019.

Vælges der DGNB projekt i totalentreprise vil bygherrerådgiver udarbejde konkurrencemateriale i oktober-december og økonomi til bygherrerådgivning, vederlag, geotekniske undersøgelser og arkæologiske jordbundsundersøgelser ønskes frigives, hvilket forventes at udgøre 850.000 kr. Det endelige vinderprojektet skal godkendes på BFU i marts 2019, hvorefter resten af anlægsøkonomien skal frigives.

Udvidelse til en 40/80 daginstitution må forventes at give en merudgift på 6 mio. kr. Dette er baseret på erfaringstal med antal kvadratmeter pr. barn i Rebild Kommunes andre daginstitutioner, samt en forventet udgift pr. kvadratmeter fra daginstituionen "Rådyret". Merudgift på 6.000.000 kr. forventes først udmøntet i 2020, da en væsentlig del af anlægsarbejdet først udmøntes fra januar-juni 2020. Såfremt udvalget ønsker en sådan udvidelse af institutionen, foreslås merudgift indarbejdet i budget for 2020.

Forvaltningen vurderer at der er behov for periodeforskydning af nogle de afsatte midler, for at kunne indgå kontrakt med bygherrerådgiver/totalrådgiver, samt iværksætte geotekniske undersøgelser og arkæologiske jordbundsundersøgelser.

Der blev i forbindelse med budget 2018-21 besluttet at afsætte 16. mio. kr. til en ny daginstitution i Støvring med plads til 30 vuggestuebørn og 60 børnehavebørn. Placering af institutionen er faldet på et område Øst for Støvring Kirke og i nærhed af den nye Klepholmvej med ny broforbindelse over jernbanen, se vedlagte kortbilag. Arealet erhverves i en forhåndsaftale i efteråret 2018 af Banedanmark, lokalplanarbejdet pågår allerede og forventes godkendt på byrådsmødet i december 2018.

De seneste beregninger af kapacitet på 0-5 års området i Støvring viser, at der i 2021 vil mangle imellem 10 og 50 pladser samlet, jf. punkt 105 på dagens møde samt punkt 67 på Børne- og Familieudvalgets møde i maj 2018. Herefter vil der med de nu kendte prognoser være tilstrækkelig kapacitet i en årrække. Børne- og Familieudvalget besluttede på møde d. 13. juni 2018, at forvaltningen skal undersøge merpris ved udvidelse af institutionen på Klepholmvej til 40 vuggestuebørn og 80 børnehavebørn. Dette vil give 30 ekstra pladser på 0-5 årsområdet og vil give gode muligheder for at håndtere kapacitet fremover. Det er forvaltningens vurdering, at en sådan udvidelse vil koste 6 mio. kr. Da udbudet af byggeriet starter med nærværende sag, kræver en udvidelse en budgetmæssig stillingtagen på byrådsmødet d. 31. august 2018 jf. afsnit om økonomi.

Forvaltningen ønsker, at Børne og ungdomsudvalget tager stilling til hvordan projektet udbydes, og vil i det efterfølgende redegøre for to muligheder.

Bæredygtigt byggeri – DGNB

Denne udbudsform er den samme som på daginstitutionen "Rådyret". Forvaltningen ser det som en klar fordel, at høste de gode erfainger fra denne proces, samt de kvalitetsmæssige løft der måtte være ved at genbruge dele af udbudsmaterialet, deril kommer at forvaltningen er blevet uddannelsesmæssigt opkvalificeret i viden omkring bæredygtighedsprincipperne bag DGNB.

Et projektet der udbydes i totalentreprise - er afholdt ved en omvendt licitation, hvor totalentreprenøren bedes om at komme med så meget som muligt indeholdt i projektet ud fra en forudgiven pris. Projektet vil udbydes, så det skal certificeres efter DGNB.

En certificering efter DGNB betyder, at den nye daginstitution skal bygges som et bæredygtigt byggeri. På vedlagte bilag ”DGNB” redegøres nærmere for certificeringsmetoden. Hvis Rebild Kommune vælger dette, sendes et klart signal til omverdenen om at man ønsker høj kvalitet i byggeriet, en sund bygning for både børn og personale og en bygning med lave drift og vedligeholdelsesomkostninger.

Forvaltningen vil i samarbejde med en bygherrerådgiver og en DGNB konsulent udarbejde et byggeprogram og konkurrencegrundlag i samarbejde med brugerne. Der prækvalificeres, efter offentligt udbud, herefter 4 totalentreprenører til at byde på opgaven. Erfaringer fra udbuddet på "rådyret", hvor processen måtte udskydes pga. en totalentreprenør, som valgte at trække sig i sidste øjeblik, samt et mere tilspidset marked i byggebranchen, gør at forvaltningen anbefaler at indbyde prækvalificere 4 totalentreprenører. Hver totalentreprenør stiller med et team bestående af arkitekter, ingeniører samt DGNB konsulent/auditor. Vi vil modtage tre forskellige skitseforslag, som udvalget vil blive præsenteret for i februar/marts 2019.

En totalentreprise giver mulighed for at dele af projekteringen og udførelsen kan foregå sideløbende, og det vil være totalentreprenøren som varetager alle planlægnings-, styrings-, og byggeledelsesopgaver. Bygherrerådgiveren og DGNB konsulenten vil følge projektet frem til aflevering. Forvaltningen ser en stor fordel i at genbruge al den viden og erfaringer fra processen, brugerinddragelsen, udbudsmateriale og hermed også bygherrerådgiveren (MOE a/s) fra ”Rådyret”. Forvaltningen vurderer, at der ligger en stor synergieffekt og tilmed besparelse af tid ved at kun at indhente 1 tilbud fra samme bygherrerådgiver, som på ”Rådyret”. Jf. udbudsloven er det tilladt kun at indhente 1 tilbud ved indkøb af tjenesteydelser under 500.000 kr., men jf. Rebild Kommunes udbudspolitik punkt 4.2 skal indkøb og varer og tjenesteydelser over 50.000 kr. udsættes for konkurrence.

I vedhæftet "2018.07.03_Totalentreprise_Procesplan_Klepholmvej ny institution" redegøres for den forventelige proces frem til en aflevering medio 2020. Fordele og ulemper er oplistet i følgende skema:

Offentlig fagentreprise

Projektet udbydes traditionelt i offentlig fagentreprise, hvor forvaltningen først vil udbyde totalrådgivningsydelsen i en indbudt licitation. Totalrådgiveren udarbejder i samarbejde med brugerne et byggeprogram og efterfølgende projektforslag.

Totalrådgiveren vil stå for hele projekteringen og byggeledelsen. Der udarbejdes et færdigt hovedprojekt, som udbydes offentlig, og hvor de entreprenører som ønsker det, vil kunne byde ind på opgaven. Projektet vil forventes, at kunne udbydes december/januar.

I vedhæftet "2018.07.03_Fagentreprise_Procesplan_Klepholmvej ny institutionProcesplan_fagentreprise" redegøres for den forventelige proces frem til en aflevering medio 2020.

Begge udbudsformer
 
- Den nye institution forventes at kunne afleveres medio 2020, uanset hvilken udbudsmetode der vælges. Ca. 1 måneds forskel i procestidsplanen.

- Endelig forslag til lokalplanen, hvorpå daginstituionen er beliggende, forventes godkendt i byrådet 20.12.2018

- Der er endnu ikke lavet jordbundsundersøgelser af grunden eller arkæologiske forundersøgelser. Der er indhentet tilbud og arbejdet forventes igangsat i løbet af oktober 2018. I både tidsplan og budget tages der forbehold for eventuel jordforurening eller fund af fortidsminder.