Fagsystemet DUBU - hvorfra data til ledelsesinformation trækkes - har gennemgået en større opgradering til DUBU 3.0, hvilket er trådt i kraft fra 1. januar 2019. Dette har medført signifikante ændringer i fagsystemets datastruktur, og der har fra udbyderens side været store udfordringer med at få overflyttet og aktiveret eksisterende kategoriseringer og data til den nye version af fagsystemet. Disse udfordringer arbejdes der fortsat på at udbedre fra udbyderen af DUBU, hvilket medfører enslydende datamæssige udfordringer for alle de 73 af landets 98 kommuner, der anvender DUBU som fagsystem. I denne ledelsesinformation har forvaltningen derfor ikke mulighed for at generere den datamængde, der vanligvis præsenteres i den kvartalsvise ledelsesinformation til Børne- og Familieudvalget. Det forventes, at adgangen til de resterende data fra DUBU vil være tilgængelig medio 2019.

Når DUBU 3.0 er kommet godt i drift, vil systemet skabe bedre muligheder for tættere monitorering og opfølgning fra ledelse og faglig koordinator samt lettere adgang til valide og opdaterede data til ledelsesinformation. Også på rådgiverniveau vil DUBU 3.0 kunne give rådgiverne et bedre overblik over status på opgaver samt smidigere arbejdsgange i registreringen.

Forvaltningen er løbende i dialog med andre kommuner for håndtering af de nuværende udfordringer samt afdækning af mulighederne ift. de tilgængelige data i DUBU 3.0.

Herunder de data der på nuværende tidspunkt kan trækkes validt fra DUBU 3.0 

Sagstal

Antal aktive sager fordelt på socialområdet og børnehandicapområdet pr. 19. marts 2019:

• På socialområdet er der 451 aktive sager mod 432 ved sidste optælling
• På børnehandicapområdet er der 207 aktive sager, hvilket er status quo ift. ledelsesinformation fra 4. kvartal 2018.

Socialrådgiverne i Center Familie og Handicap har pr. 19. marts 2019 i gennemsnit således en sagsstamme på 34,6 sager, hvilket er en sagsstigning på 1,0 pr. socialrådgiver siden seneste ledelsesinformation i 4. kvartal 2018.

Børnefaglige undersøgelser

Kommunen skal foretage en børnefaglig undersøgelse, når det vurderes, at et barn eller en ung trænger til særlig støtte. En børnefaglig undersøgelse omfatter en helhedsbetragtning af barnets eller den unges: Udvikling og adfærd, familieforhold, skoleforhold, sundhedsforhold, fritidsforhold og venskaber, set i forhold til forældrekompetencer, som ligeledes afdækkes. Den børnefaglige undersøgelse udgør fundamentet for en begrundet stillingtagen til, hvorvidt der er grundlag for at iværksætte hjælp overfor barnet og familien.  

Når der er truffet afgørelse om iværksættelse af en børnefaglig undersøgelse, må der ifølge gældende lovgivning maximalt gå 4 måneder før denne er afsluttet. For at skabe et helhedsindtryk af barnets situation bliver der indhentet udtalelser fra adskillige aktører i barnets liv.

I en børnefaglig undersøgelse skal rådgiveren også afholde en børnesamtale med barnet.

Processen i en børnefaglig undersøgelse (BFU):

- Der træffes afgørelse om BFU, og sagen videregives fra team tidlig indsats til en rådgiver i børneteam, børnehandicapteam eller ungeteam
- Rådgiveren sætter sig grundigt ind i sagen og afdækker hvilke aktører, der skal indhentes udtalelse fra for at skabe et helhedsbillede af barnets situation
- Rådgiver kontakter alle relevante aktører og anmoder om udtalelse
- Rådgiver gennemfører børnesamtaler
- Rådgiver gennemfører forældresamtaler
- Rådgiver følger op på status ift. indhentede oplysninger fra samarbejdspartnere og eventuelle personer i barnets netværk
- Data skrives ind i undersøgelse og bearbejdes

- Der udarbejdes en konklusion i BFUen, hvor der tages stilling til hvilken støtte, der skal iværksættes på baggrund af helhedsvurderingen.
- Undersøgelsen gennemgås med familien og de partshøres
- Rådgiver udarbejder en handleplan
- Rådgiver iværksætter foranstaltning og afholder opstartsmøde.

I praksis kan der være mange faktorer der er udslagsgivende for, om en børnefaglig undersøgelse kan afsluttes rettidigt.

Pr. 19. marts var der gang i 42 børnefaglige undersøgelser. Heraf var tidsfristen for udarbejdelsen overskredet i 4 sager.

Hvad angår rettidigheden på børnefaglige undersøgelser er der siden sidste opgørelse sket en meget markant fremgang. Rettidigheden er nu steget fra 69 % til 90 % på de børnegfaglige undersøgelser. Dette skyldes blandt andet tæt opfølgning fra ledelse og socialfaglig koordinator samt den øgede rådgiverkapacitet.

Underretninger

I perioden 1. december 2018 - 28. februar 2019 (3 mdr. ) er der i alt indgået 181 underretninger. Årets underretninger pr. måned ser foreløbig således ud:

Forslag til ny model for ledelsesinformation

I efteråret 2018 besluttede Børne- og Familieudvalget, at forvaltningen medio 2019 skulle komme med forslag til ny model til ledelsesinformation. Da det nye DUBU 3.0 forventeligt vil give gode muligheder for at trække opdaterede og valide data direkte fra systemet, foreslår forvaltningen, at ledelsesinformation til Børne- og Familieudvalget fremover udelukkende baseres på disse data. Nedenfor ses forvaltningens forslag til, hvad fremtidig ledelsesinformation kan indeholde.

Forvaltningens overvejelser er baseret på de muligheder der p.t. er i DUBU, samt de muligheder der forventeligt kommer. Fagsystemet DUBU 3.0 er ift. ledelsesinformation fortsat under udvikling. Således vil der løbende være en vurdering af, om der er nye data der vil være meningsfulde at tage med fremover.

Fordelen ved at kunne anvende data direkte fra DUBU er, at alle datasæt opdateres dagligt, og forvaltningen vil på sigt kunne trække data pr. måned, hvilket vil give en tættere monitorering af data i forvaltningens daglige ledelsesarbejde. Ledelsesinformation vil fortsat skulle tilgå til politisk orientering hvert kvartal.

Forvaltningen vurderer, at fremtidig ledelsesinformation kunne indeholde følgende data:

- Aktive sager pr. måned (opdelt på socialområdet og børnehandicap)

- Gennemsnitligt antal sager pr. rådgiver

- Antal underretninger pr måned (det undersøges pt. om  dette kan kategoriseres ift. hvor mange børn der underrettes på, hvorvidt disse børn i forvejen har aktive sager, samt på kategorier af underretninger)

- Antal afsluttede BFU pr. måned

- Antal igangværende BFU

- Procentvis angivelse af, hvor mange BFU der er udarbejdet indenfor tidsfristen.

- Antal handleplaner

- Handleplaner udarbejdet til tiden (inden 6 uger jf. kommunens serviceniveau)

I forhold til de data, der er omkring opfølgninger, afventer forvaltningen hvilke muligheder der på sigt kommer i DUBU:

Som udgangspunkt vil data vises for det seneste år (opgjort pr måned), hvis muligt. Når data indeholder under 5 forekomster indgår data ikke i ledelsesinformationen, da så lavt et antal skaber statistisk usikkerhed og er problematisk ift. genkendelse af borgere (GDPR).

Til inspiration er handleplan for Center Familie og Handicap 2014-2015 vedlagt som bilag.

På baggrund af udvalgets drøftelser vil forvaltningen ved næste status fremlægge et udkast til ny ledelsesinformation til fornyet drøftelse.

Statistik vedr. ankeafgørelser og sager fra Børn og Unge-udvalget

Udvalget besluttede på mødet den 12. marts 2014, at statistik vedrørende ankeafgørelser og sager fra Børn og Ungeudvalget skulle omfattes af ledelsesinformationen.

I 2018 har der i alt været 25 ankeafgørelser.
I 16 af afgørelserne er Rebild Kommunes afgørelse blevet stadfæstet
I 4 af afgørelserne blev Rebild Kommunes afgørelse hjemvist til fornyet behandling.
I 4 sager har Rebild Kommune ikke fået medhold.
En af sagerne kunne ikke behandles, idet klagefristen var overskredet.

Der er i alt behandlet 7 sager i Børn og Unge-udvalget i 2018.

I de 5 sager blev Rebild Kommunes indstilling fulgt

I 1 sag blev Rebild Kommunes indstilling ikke fulgt.

Herudover har Børn og Unge-udvalget godkendt en formandsbeslutning.

I 2019 (1.1. - 31.3.) har der i alt været 3 ankeafgørelser.

I 2 af afgørelserne er Rebild Kommunes afgørelse hjemvist til fornyet behandling.
En af sagerne kunne ikke behandles, idet klagefristen var overskredet.

Der er ikke behandlet sager i Børn og Unge-udvalget.

Indstilling

Forvaltningen indstiller, at Børne- og Familieudvalget tager orienteringen til efterretning og drøfter forslag til fremtidig ledelsesinformation.

Overordnet er sagerne valgt ud fra følgende kriterier:

- Sagsudsnittet fordeles repræsentativt fra alle rådgivere 
- Sagsudsnittet fordeles mellem de respektive foranstaltningstyper
- Sagsudsnittet fordeles mellem nye og løbende foranstaltninger

Det kvalitative ledelsestilsyn i børne- og ungesager foretages ud fra Deloittes skabelon.

Kvalitativt ledelsestilsyn på socialområdet 1. kvartal 2019

Det primære fokusområde i 1. kvartal 2019 er handleplaner. På baggrund af forvaltningens arbejde med økonomisk handleplan på området indgår også afgørelser og serviceniveau denne gang.

Afgørelse og serviceniveau

I alle 10 sager er de lovmæssige proceskrav overholdt. Afgørelserne er både individuelle, konkrete og de indeholder partshøringer og faktiske oplysninger. I alle sager er der henvist til korrekt lovgrundlag, og der er fremsendt klagevejledning i forbindelse med afgørelsen. Serviceniveau er anvendt i 8 sager - i 2 af sagerne er indsatsen en smule over serviceniveau efter indstilling til funktionsleder. Det har i disse to sager ikke være muligt at yde adækvat støtte medmindre serviceniveau blev fraveget.

Handleplaner

Alle handleplaner er opdaterede og fulgt op rettidigt. Målene i handleplanerne afspejler de udækkede behov beskrevet og dokumenteret i de børnefaglige undersøgelser - kombineret med borgernes egne ønsker. Målene er overvejende konkrete og målbare, hvilket betyder, at de i vid udstrækning også er handlingsanvisende. Der er dog plads til udvikling når man ser på tidsafgrænsning i handleplanen - altså hvornår kan målene siges at være indfriede. Dette kan gøre det svært for leverandør, borger og rådgiver at styre både tidsforbruget og indsatsen i den enkelte sag. Dette vil funktionsleder og faglig koordinator tage op på fælles teammøde og give arbejdet med SMART-målene et ”brush-up”. 

Opmærksomhedspunkter

Det er generelt et læringspunkt, at udarbejde præcise og konkrete handleplaner ud fra SMART-modellen (målene skal være: Specifikke – Målbare – Accepterede – Realistiske og Tidsafgrænsede). Dette læringspunkt anvendes til samlet læring og udvikling på tværs af teams.

Kvalitativt ledelsestilsyn i Center Familie Handicap på børnehandicapområdet 1. kvartal 2019

De 5 sager der er udtaget til ledelsestilsyn, er valgt tilfældigt og er på grund af dette ledelsestilsyns fokus på hendleplaner sager med anbringelse, aflastning eller kontaktperson.

Handleplaner

Der er aktuelle handleplaner i alle udvalgte sager. Handleplanerne indeholder indsatsformål og individuelle handleplanspunkter som læner sig op af modellen ”SMARTE MÅL” Det vil sige, at målene er Specifikke, Konkrete, Målbare, Accepteret, Realistisk og Tidsbestemt. Målene er individuelle & konkrete og udarbejdede i samarbejde med bosted, plejefamilie, forældre og rådgiver. Serviceniveau anses for overholdt i alle sager

Opmærksomhedspunkter:

Der er uafsluttet BFU i en enkelt sag på grundlag af manglende samtykke fra en forælder. Der er på trods af det manglende samtykke iværksat foranstaltning, men BFU´en skal afsluttes indenfor kortere tid. Den enkelte sag drøftes med den ansvarlige rådgiver.  Læringspunkter anvendes til samlet læring og udvikling i teamet.

Forvaltningen indstiller, at Børne- og Familieudvalget tager orienteringen til efterretning